Gestionnaire03

Les recettes (1) I - Généralités. I.1 - Présentation. Une recette est un droit constaté par l’EPLE d’une créance d’un ou de plusieurs tiers à son égard. En principe la constatation des droits (calcul des frais d’hébergement, du montant d’une location, d’un remboursement…) précède toujours l’émission d’un ordre de recette qui permet à l’agent comptable de procéder à son recouvrement ; mais parfois, par exception, l’encaissement précède la constatation de la recette (cas par exemple de la vente des objets confectionnés ou des tickets repas ainsi que des ressources affectées). Les différentes recettes et leur nature (ressources propres, subventions et dotations, ressources spécifiques…) sont détaillées sur la fiche du vade-mecum du comptable d’Aix-Marseille de 2016 (page 81 et suivantes). Le gestionnaire, sous l’autorité et pour le compte du chef d’établissement (ordonnateur), prépare la constatation et détermine le montant des créances de l’établissement ( liquidation ) après s’être assuré de leur fondement juridique ( délibération du Conseil d’administration, application des textes réglementaires, exécution d’une décision d’attribution de subvention…). Il édite dans le logiciel GFC les ordres de recettes qui sont transmis à l’agent comptable pour le recouvrement. I.2 - La liquidation des recettes. La liquidation des recettes a pour objet de déterminer le montant des créances dues par des tiers à l’établissement. Elle comprend deux phases qui se confondent souvent dans les faits : 1. La constatation des droits à encaisser. 2. La liquidation proprement dite qui permet de déterminer le montant de la dette du redevable. La constatation des droits a pour objet de vérifier la réalité de la créance détenue par l’établissement. Cette vérification doit s’appuyer sur une base légale telle que : les actes du conseil d’administration, les contrats et conventions, les décisions de justice, les arrêtés attributifs de subvention, etc... Cette constatation des droits passe par la vérification de la réalisation effective des obligations réciproques. Il est donc essentiel, lors de la rédaction d’un contrat, de préciser clairement les droits et obligations de l’établissement et de son cocontractant. La constatation des droits nés au profit de l’établissement doit être effectuée pour son montant intégral. Cette règle est l’application des principes d’universalité budgétaire et de non-contraction des recettes et des dépenses. La liquidation proprement dite permet de déterminer le montant de la dette du débiteur (article 24 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique). L’ article R421-66 du code de l’Education dispose que « les recettes sont liquidées par l’ordonnateur sur les bases fixées par la loi, les règlements, les décisions de justices, et les conventions ». Dans les EPLE, les créances trouvent principalement leurs sources dans un acte administratif exécutoire (exemple : la notification de la dotation de fonctionnement de la collectivité de rattachement ou l’acte du conseil d’administration sur le montant de la participation des familles à un voyage scolaire) ; et dans des conventions (exemple : une convention d’occupation à titre précaire d’un logement de fonction, une convention d’hébergement de stagiaire). Un ordre de recette émis en dehors de ces principes fondamentaux serait dénué de tout fondement juridique. Ainsi, par exemple, toute demande aux familles d’une participation financière sans acte exécutoire du conseil d’administration en fixant le montant est interdite. Au moment de la liquidation, l’ordonnateur vérifiera que les calculs sont conformes à l’acte juridique fondement de la créance. Il déterminera le service d’imputation de la recette, le compte du plan comptable et éventuellement le domaine et l’activité. En principe, la constatation des droits (calcul des frais d’hébergement, du montant d’une location, d’un remboursement…) précède l’émission du titre de recette qui permet à l’agent comptable de procéder à son recouvrement. Par exception, l’encaissement par le comptable peut précéder la constatation de la recette (c’est le cas par exemple des avances sur frais de restauration, de certains objets confectionnés). L’agent comptable doit aviser rapidement l’ordonnateur afin qu’il émette un titre qui permettra l’imputation définitive de la recette, inscrite lors de l’encaissement sur un compte de recettes à classer. Nota : Comme pour les dépenses, il faut respecter la règle de l’annualité et rattacher la recette à l’exercice sur lequel le service a été fait. Tous les droits acquis au cours d’un exercice doivent impérativement faire l’objet, au titre de cet exercice, d’un titre de recettes, qu’ils aient donné lieu à encaissement ou non (article R421-67 du code de l’éducation). En principe, la constatation des droits et la liquidation sont simultanées. Cependant, ces opérations ne sont pas toujours concomitantes ; c’est le cas, par exemple, des produits à recevoir qui sont des droits acquis à l’établissement au 31 décembre de l’année en cours mais pour lesquels, à cette date, l’établissement créancier n’a pas pu procéder à la liquidation définitive. I.3 - L’ordonnancement des recettes. L’ordonnancement de la recette prend la forme de l’émission d’un titre de recettes qui constate le droit d’ordonnancer la recette, en fixe le montant et identifie le débiteur. L’émission du titre de recettes est une compétence de l’ordonnateur qui donne l’ordre au comptable, conformément aux résultats de la liquidation, d’encaisser la recette. Mais en vertu des articles 18 et 24 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, lorsque l’agent comptable a connaissance de l’existence d’une créance au profit de l’établissement, il doit en aviser l’ordonnateur afin que ce dernier constate les droits de l’établissement et émette le titre de recettes correspondant. Les titres de recettes sont individuels ou collectifs. Un titre de recettes peut être : - individuel lorsqu’il est établi au nom d'un seul débiteur éventuellement pour plusieurs prestations, - collectif lorsqu’il est établi à l'encontre de plusieurs débiteurs pour une prestation de même nature rattachée au même exercice d'origine. Les titres de recettes collectifs comprennent les mêmes indications que les titres individuels. Les titres de recettes portent un numéro d’ordre dans une série unique ininterrompue par exercice, ouverte au niveau de l’établissement et de chaque budget annexe. Les titres de recettes, classés dans l’ordre croissant des numéros de comptes sont accompagnés des pièces justificatives. Les titres de recettes doivent comporter les bases de la liquidation de manière à permettre à l’agent comptable ainsi qu’au juge des comptes de vérifier la régularité des créances à recouvrer. Ces éléments doivent figurer sur le titre lui-même ou sur les pièces justificatives annexées (voir à ce sujet la fiche IV-30 sur les pièces justificatives des recettes). Le moment de l’émission du titre de recette diffère selon le type de recettes dont il s’agit : - pour les recettes non spécifiques (par exemple la dotation globale de fonctionnement) : dès le début de l’exercice ou notification de la subvention ou de la dotation octroyée par la collectivité de rattachement ou par l’État ; - pour les recettes sous condition d’emploi (par exemple : une subvention pour achat de matériel) : dès leur utilisation en dépenses ; - pour les recettes résultant d’une constatation (par exemple les frais de demi-pension) : dès le calcul de la constatation. Par exception, l’encaissement peut précéder l’émission du titre de recette (c’est le cas par exemple de la vente des objets confectionnés ou des tickets repas ainsi que de certaines subventions versées avant début de réalisation). Mais l’émission du titre de recettes correspondant est nécessaire pour permettre l’imputation définitive des recettes comptabilisées à un compte d’attente. Voir la page de ce site sur les justificatifs des ordres de recette. I.4 - La rectification des recettes. Un ordre de recette (ou titre de recette en mode Opale) régulièrement émis ne peut être modifié ou annulé que par une nouvelle procédure. On parle d’ordre d’annulation de recette ou d’ordre de réduction de recette en terminologie GFC, et de correction de comptabilisation de recette ou de demande de réduction de recette en mode Op@le. Cette procédure peut être mise en œuvre même si la recette a été recouvrée. Elle doit être faite normalement sur le même exercice budgétaire que le titre initial. Une modification ou une annulation intervenant sur un autre exercice sera effectuée à l’aide d’un mandat pour ordre (ou demande de comptabilisation de dépense). A noter que cette procédure ne doit jamais être utilisée pour régler des difficultés de recouvrement de la créance. Elle ne doit pas se substituer aux décisions de remise gracieuse ou d’admission en non-valeur qui relèvent du conseil d’administration. Le comptable engagerait sa responsabilité en acceptant une annulation ou réduction de recette injustifiée. I.5 - Précisions. Comme pour les dépenses, il faut respecter la règle de l’annualité et rattacher la recette à l’exercice où le service a été fait. Par ailleurs, pour les recettes en remboursement de services rendus ou de prestations il convient d’émettre un titre exécutoire comprenant des mentions obligatoires afin de le rendre non contestable devant une juridiction. Ces mentions sont détaillées ci-aprés dans ce site, à la rubrique « recouvrement des recettes ». Ce titre sera annexé à l’ordre de recettes de GFC, et pourra également faire office de facture s’il comporte aussi le numéro SIRET de l’EPLE. A noter que l’ordonnateur est autorisé à ne pas émettre les ordre de recettes correspondant aux créances dont le montant initial en principal est inférieur à 15 €. L'article R.421-67 du code de l'éducation dispose en effet que : "Les ordonnateurs sont autorisés, dans les conditions prévues à l'article L. 1611-5 du code général des collectivités territoriales, à ne pas émettre les ordres de recettes correspondant aux créances dont le montant initial en principal est inférieur au minimum fixé par l'article D. 1611-1 du même code." L'article L.1611-5 du code général des collectivités territoriales dispose que : "Les créances non fiscales des collectivités territoriales et des établissements publics locaux ainsi que celles des établissements publics de santé, à l'exception des droits au comptant, ne sont mises en recouvrement que lorsqu'elles atteignent un seuil fixé par décret". L’article D.1611-1 du CGCT précise : "Le seuil prévu à l'article L. 1611-5 est fixé à 15 euros." Ainsi, il faut comprendre que c'est uniquement en-deçà de ce seuil de 15 euros que l'ordonnateur n'est pas obligé d'émettre un titre de recettes pour le recouvrement de créances. Pour ce faire, il n'aura pas besoin de l'accord exprès du CA, ce dernier n'ayant pas compétence en ce domaine. En revanche, au-delà de ce seuil, si l'ordonnateur décidait de ne pas émettre un titre de recettes, le fondement juridique serait autre, car on serait dans le cas d'une "remise gracieuse". Dans ce cas-là, il aurait alors besoin de l'accord exprès du CA. Bien entendu il peut choisir d’établir un OR en dessous de ce montant de 15 €. Nota : le montant est différent pour les établissements relevant de l’Etat, ne pas confondre avec le montant applicable aux EPLE. I.6 - Les ressources de l’EPLE. Les ressources de l’EPLE : deux fiches du vademecum du gestionnaire (édition 2016), un peu ancien. Conformément aux dispositions de l’article R421-58-II du code de l’éducation, les ressources dont peut disposer un établissement sont de plusieurs types : I.6.1 - Les subventions et les dotations. Les subventions et les dotations sont les ressources principales de l’établissement. Elles proviennent principalement de l’État et de la collectivité territoriale de rattachement et sont spécifiques ou globales ; ou plus exactement sous condition d’emploi ou sans condition d’emploi. Lorsqu’elles sont globales, la recette est effectuée pour le montant total de la notification (exemple dotation globale de fonctionnement) lorsqu’elles sont spécifiques ou sous condition d’emploi la recette est effectuée pour le montant de la dépense (exemple subvention de fonds sociaux). Les subventions de l’État sont essentiellement des subventions spécifiques (bourses, fonds sociaux, activités pédagogiques, etc.). La recette est égale au montant de la dépense qui ne doit cependant pas excéder le montant de la notification. En dehors des bourses dans GFC, les subventions de l’État sont en général globalisées c'est-à- dire que leur champ d’utilisation est assez large. Ainsi la subvention de fonds sociaux remplace les subventions de fonds social collégien ou lycéen et le fonds social des cantine. Pour les subventions sous condition d’emploi c’est le chef d’établissement qui répartira cette subvention globalisée en diverses aides en fonction des besoins propres à l’établissement. Cette répartition se fera par DBM de niveau 2 qui autorise l’ouverture des crédits. Voir note DAF A3 / DGESCO B12 du 12 juillet 2024. Les subventions de la collectivité. La dotation globale de fonctionnement attribuée par la CT est la ressource principale du budget de l’EPLE. La recette est effectuée pour le montant total de la dotation. La collectivité peut attribuer en cours d’année des subventions spécifiques à caractère sociale (aides à la demi pension, aux financements des tenues pour les élèves de l’enseignement professionnel, etc…), à caractère technique (contrôles techniques, achats de matériel, entretien spécifique…) , à caractère pédagogique (manuels scolaires, matériels, voyage scolaire…). Elles sont intégrées au budget initial ou en cours d’année par décision budgétaire modificative. Si la subvention a le caractère d’un complément de dotation (c’est à dire qu’elle n’est pas affecté dans la notification à un service ou à une dépense indiquée) elle sera traitée comme pour le budget ; c’est à dire que la répartition se fera par DBM de niveau 3. Si la dotation complémentaire est clairement affectée par la collectivité (par exemple complément pour les dépenses de viabilisation) elle sera inscrite au budget par DBM de niveau 2. I.6.2 - Les ressources propres. Outre les subventions de l’État et des collectivités territoriales, que ce soit en fonctionnement ou en équipement, les ressources de la taxe d’apprentissage et des objets confectionnés, les produits de pension, de demi-pension et de repas pour les commensaux, les produits de la formation continue, l’EPLE peut aussi percevoir des ressources propres comme les locations, les dons et legs, les ventes de produits résiduels ou de déchets, les participations des familles pour les voyages, les remboursements divers, les placements de trésorerie. Toutes les ressources propres doivent être prévues au budget ou par décision modificative pour pouvoir être perçues dans le cadre de la réglementation en vigueur et des décisions du conseil d’administration. On peut en citer un certain nombre parmi les plus courantes constatées en EPLE : - La vente de produits résiduels essentiellement des déchets de produits alimentaires ou de papier ou de produits électroniques divers, chute de métaux ou matériaux. Cette vente aura été auparavant autorisée par le conseil d’administration qui détermine les modalités de vente. En cas de dépassement des prévisions la répartition de l’excédent se fait par DBM de niveau 3. - Les hébergements de personnes extérieures. Les tarifs sont fixés par la collectivité territoriale de rattachement (CTR) ; éventuellement sur proposition du chef d’tablissement et avis du CA. - Les contributions des familles aux voyages scolaires : cette participation peut être demandée en cas de voyage facultatif surtout lorsqu’il se déroule sur plusieurs jours avec des hébergements. Les tarifs sont fixés par le conseil d’administration en fonction du coût estimé du voyage, duquel il faut déduire la participation éventuelle de l’établissement, des dons et des subventions éventuelles. - Les locations diverses sont la location de locaux qui doit être approuvée préalablement par la collectivité territoriale de rattachement et dont la convention est approuvée par le conseil d’administration, soit des locations de logement par COP (convention d’occupation précaire) dont le loyer est fixé par la CTR après avis du service des domaines. - Les autres produits annexes comme la participation des familles à des fournitures spécifiques qui font l’objet d’une appropriation personnelle par les élèves (support polycopié de cours servant de manuel en classes post bac, cartes pour des photocopies personnelles) et d’une contribution volontaire des familles. C’est le CA qui fixe ces tarifs spécifiques en fonction du coût de revient réel de la prestation. - Les dons et legs comme les versements pour la caisse de solidarité. - Les contributions internes ou externes, voir la technique particulière de la contributions entre services qui existe en mode GFC.. - Les produits financiers comme les placements de trésorerie ou même les placements budgétaires qui doivent être autorisés par le conseil d’administration. I.6.3 - Les crédits spécialisés. Ils peuvent prendre la forme d’aide sur projets spécifiques : fonds européens sur projets Erasmus, aides diverses des municipalités… L’Etat - par l’intermédiaire de l’ASP et parfois les collectivités territoriales qui assurent la compensation des rémunérations de certains contrats recrutés par l’établissement (AED notamment). Le traitement des payes est généralement mutualisé, mais il appartient à chaque EPLE d’en suivre la régularisation en terme de recettes. I.6.4 - Autres. Les contributions peuvent aussi provenir d’autres services ou établissements de l’Education nationale dans le cadre de contribution au groupement de service, ou par exemple par la contribution de la formation continue au service général. I.7- Les ressources spécifiques et les ressources affectées ou crédits sous conditions d’emploi. Le principe de l’universalité budgétaire interdit l’affectation des recettes aux dépenses. En vertu de ce principe, toutes les recettes doivent être indistinctement affectées à la couverture de l’ensemble des dépenses inscrites au budget. Le principe de non-affectation des recettes aux dépenses connaît toutefois une exception : les ressources sous condition d’emploi. l’union européenne, l’État, les collectivités territoriales, les organismes publics, subventionnent les EPLE pour des actions spécifiques. Parmi ces subventions spécifiques on trouve notamment les fonds sociaux, la taxe d’apprentissage, les subventions pour l’achat de manuels scolaires ou de matériels pédagogiques (crédits globalisés), etc… La ressource spécifique est une ressource qui finance un projet précis. Le montant de la recette ne sera effectif qu’à hauteur du montant de la dépense. C’est en général la notification de la ressource qui précise cette spécificité. Conformément à l’article R421-66 du code de l’éducation, les produits attribués à l'établissement avec une destination déterminée ou sous condition d’emploi doivent conserver leur affectation. Si l’attribution de la subvention est conditionnée, le droit de l’organisme public bénéficiaire est constitué lorsque les conditions d’octroi sont satisfaites. Si la subvention est conditionnée à la réalisation de dépenses, le montant du droit correspond à la part financée des dépenses éligibles constatées au cours de la période se rattachant à l’exercice clos. L’ordonnateur dispose des moyens suivants pour retracer l’affectation de ces ressources et leur emploi : - inscription aux subdivisions budgétaires correspondant à la destination de ces recettes (domaine, activité) ; - inscription des ressources à un service spécial (service des bourses nationales), un budget annexe, ou un service à comptabilité distincte ; - instauration de systèmes de suivi extra comptable, voire une comptabilité analytique permettant de mettre en regard certaines recettes avec certaines dépenses ; - production de justificatifs comme des mandats, des bilans financiers. Au sein des ressources spécifiques on distingue les ressources affectées qui répondent à des contraintes comptables et d’utilisation plus importantes. Avant de classer une opération dans la catégorie des ressources affectées, les établissements publics doivent s'assurer que les trois critères suivants se trouvent remplis ensemble : - il existe des obligations réciproques entre l'établissement public et le bailleur de fonds. Sauf cas particulier, ces obligations prennent la forme d'un contrat ou d'une convention ; - l'établissement public doit prouver qu'il respecte ses engagements contractuels par la production d'un compte rendu financier, c'est-à-dire un relevé des dépenses effectuées dans le cadre de l'opération, certifié par l'agent comptable ; Cette obligation a pour conséquence que le bailleur de fonds peut éventuellement refuser d'assumer la couverture de dépenses non conformes à l'engagement initial, ce qui laisse ces dépenses définitivement à la charge de l'établissement public ; - les sommes non employées pour la réalisation des obligations de l'établissement public doivent être reversées au bailleur de fonds, sauf si celui-ci décide d'en laisser la libre disposition à l'établissement. Dans cette deuxième hypothèse, ces reliquats ne sont plus soumis à affectation. Il existe une procédure de despécialisation pour les crédits d’Etat : voir ci-après.         Une note DAF A3 / DGESCO B12 du 12 juillet 2024 est venue préciser les modalités de gestion par les établissements des crédits d’Etat sous condition d’emploi provenant du ministère de l’éducation nationale. Elle abroge la note du 25 octobre 2018. Les subventions sous condition d’emploi sont des produits dont le financeur impose des conditions d’utilisation spécifiques pour pouvoir faire la recette ; c’est le cas des subventions des programmes141 « enseignement scolaire public du second degré » et 230 « vie de l’élève » versées aux EPLE. Ces subventions doivent conformément à l’article R421-66 du code de l’éducation conserver leur affectation. Pour ces subventions versées par l’éducation nationale, l’affectation des crédits correspond à des subventions relevant soit d’un périmètre autorisé dans le cadre d’un programme du budget de l’État soit d’un dispositif particulier. Ces subventions font l’objet d’un titre de recette au fur et à mesure de la réalisation des conditions d’octroi, et pour le montant des dépenses effectuées. Alors que les subventions sans condition d’emploi font l’objet d’un titre de recette dès réception de la notification pour leur montant global. - Les modalités d’inscription au budget des subventions sous conditions d’emploi. La note indique que les crédits sous condition d’emploi versés par l’Etat sont enregistrés par l’EPLE au budget initial, si la notification le permet, ou par DBM pour information du CA, si la notification intervient en cours d’exercice budgétaire. Le point important est que désormais les crédits sous condition d’emploi qui n’auraient pas été enregistrés au budget initial pourront l’être par voie de DBM pour information du CA ; et non plus par une DBM de niveau 3 comme indiqué dans la précédente note de 2018 (sauf en cas de modification du service budgétaire). De même l’établissement pourra modifier la répartition interne des subventions des programmes 141 et 230 inscrites au budget par une nouvelle DBM pour information du CA. La notion de crédits globalisés ne disparait pas pour autant mais il n'est plus nécessaire que la répartition de ces crédits sur les différentes lignes budgétaires fasse l’objet d’un acte du CA ou d’une DBM pour vote. Une DBM pour information à l’initiative du chef d’établissement permet de réaliser cette répartition (cf. chapitre I-4 de la note de service du 12 juillet 2024). - La déspécialisation des subventions sous condition d’emploi. Les sommes non utilisées dans le cadre des crédits d’Etat sous condition d’emploi sont restituées au financeur, sur sa demande, sauf si ce dernier lui permet de les déspécialiser. Selon la note de 2018, les reliquats conservés en classe 4 devaient - soit être reversés au financeur - soit faire l'objet d'un ordre de recettes en cas de déspécialisation des crédits autorisée par le bailleur de fonds suite à une demande de l’EPLE ou en cas de prescription quadriennale. La grande nouveauté apportée par cette note de juillet 2024 est que, sauf demande de reversement des reliquats, cette déspécialisation est désormais possible sans demande et autorisation préalables à partir du 1 janvier N+2 de l’année de versement de la subvention. La déspécialisation se fait à l’initiative de l’établissement. Elle permet à l’établissement d’utiliser des subventions sous condition d’emploi pour d’autres actions que celles prévues par la notification initiale ; à condition toutefois de maintenir leur affectation à une dépense de programme d’origine (P141, P230). Il y a cependant certaines exceptions. Un tableau annexé à la note liste les subventions versées aux établissements par l’Etat à suivre sous condition d’emploi, en indiquant si la déspécialisation est autorisée ou pas. A titre d’exemple, des crédits versés d’Etat sous condition d’emploi attribués par un programme 141 et 230 au 1 novembre 2023 pourront être déspécialisés à partir du 1 janvier 2025 au bénéfice de l’ensemble des dépenses du même programme 141 ou 230, à l’exception des crédits provenant d’un fonds de concours ou gérés par un service mutualisé. Ce n’est donc pas la date précise mais l’exercice au cours duquel la subvention est perçue qui compte. Par ailleurs, même si la note parle d’année de versement, il faut considérer l’année de notification des crédits pour le calcul de la possibilité de déspécialisation (cas d’une notification de subvention reçue en décembre mais encaissée en janvier). Cette déspécialisation se fera par DBM 2 si les crédits sont mouvementés au sein du même service ou par DBM 3 dans les autres cas (passage de crédits ouverts au budget du service AP au service VE par exemple) ; mais toujours au sein du même programme. A noter qu’il n’est pas possible d’affecter des crédits déspécialisés sur des lignes de crédits non déspécialisables (exemple : du code activité 16AE- « devoirs faits » sur le code activité 16EO- « école ouverte »). La déspécialisation diffère de la prescription quadriennale qui permet aux établissements de récupérer des reliquats de crédits non utilisés et non réclamés, dans le délai de quatre ans à compter du premier janvier de l’année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis. La déspécialisation peut intervenir avant la prescription quadriennale par l’application du délai N+2 et si le donateur n’a pas prévu le reversement des reliquats dans sa notification. Nota : la partie la plus importante des dépenses liées à l’activité des établissements du second degré public ne figure pas dans leur budget. Elle est prise en charge par l’État ou la collectivité territoriale de rattachement. L’État assure ainsi directement le versement de la plupart des salaires des personnels et la fourniture d’une partie du matériel pédagogique. Les principales dépenses d’investissement, ainsi que les salaires des personnels techniciens, ouvriers et de service, sont supportés par les collectivités territoriales et n’apparaissent pas non plus dans le budget des établissements. Voir page suivante l’étude de diverses recettes : objets confectionnés, taxe d’apprentissage, bourses, remboursement de dégradations, etc…

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