Moyens de paiement I - Moyens de règlement . L’ instruction n° 13-0017 du 22 juillet 2013 de la DGFIP sur les modalités de gestion des moyens de paiement du secteur public ne s’adresse pas en premier aux EPLE. Mais elle précise les conséquences du décret n° 2012-1786 du 7 novembre 2012 relatif a la gestion budgétaire et comptable publique ainsi que de ses arrêtés d'application pour la gestion des moyens de paiement et les activités bancaires de la DGFiP ; certaines dispositions peuvent donc concerner les comptables d’EPLE. L’ arrêté du 24 décembre 2012 modifié par l’arrêté du 7 mai 2013, tire les conséquences de la publication du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique abrogeant le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 qui fixait les modalités d'encaissement et de décaissement par les comptables publics. Un article sur le sujet d’Aix-Marseille. Extrait de cet arrêté du 24 décembre 2012 : «Les dépenses publiques sont réglées au moyen d'un virement bancaire dans les conditions fixées à l'article 3, ou : a) Par prélèvement bancaire ou moyen de paiement assimilé, b) Par l'une des formes de carte de paiement suivantes : ― carte bancaire établie au nom d'un agent comptable, d'un trésorier militaire ou d'un régisseur d'avances dans le respect de la réglementation applicable à ces derniers ― carte d'achat selon les modalités fixées par l'article 10 du présent arrêté ; ― autres cartes de paiement sur autorisation préalable du directeur général des finances publiques ; c) En espèces par le comptable public, le trésorier militaire ou le régisseur dans les cas prévus au paragraphe II de l'article 3 ou lorsque le montant unitaire de la dépense est inférieure à 300 euros ; d) Par mandat postal dans les cas définis par le directeur général des finances publiques ; e) Par chèque sur le Trésor. Le chèque sur le Trésor est barré lorsqu'il excède un montant de 300 euros, sauf dans les cas définis par le directeur général des finances publiques ; f) Par chèque tiré sur un compte de dépôt de fonds au Trésor, au choix du titulaire de l'organisme autorisé à ouvrir un tel compte. Les chèques tirés sur un compte de dépôt de fonds au Trésor sont barrés lorsqu'ils excèdent un montant de 300 euros, g) Au moyen des instruments de paiement suivants dans les cas prévus par les lois et règlement en vigueur : ― le chèque emploi-service universel ; ― le chèque accompagnement personnalisé ; ― le chèque émis par l'Agence nationale pour les chèques-vacances ;» II - Virement bancaire. L’article 3 de l’arrêté dispose que «I. - Le règlement par virement bancaire est obligatoire : a) Pour toutes les dépenses, y compris les traitements et leurs accessoires, dont le montant net total dépasse un montant unitaire de 300 euros ; b) Pour les pensions et leurs accessoires à la charge de l'Etat payés en France. II. - Par dérogation à la règle posée au paragraphe I ci-dessus, sont dispensés du règlement obligatoire par virement dans les cas et selon les modalités définis par le directeur général des finances publiques : a) Les dépenses, réglées par l'intermédiaire des régisseurs ; b) Les créances indivises ou dont le règlement est subordonné à la production par l'intéressé de son titre de créance ou de titres ou pièces constatant ses droits et qualités ; c) Les arrérages de pensions et leurs accessoires qui ne sont pas à la charge de l'Etat ou qui, étant à la charge de l'Etat, sont payés à l'étranger ; d) Les secours et dépenses d'aide sociale ; e) Les sommes retenues en vertu d'oppositions ; f) Les restitutions ; g) Le remboursement de frais à des agents titulaires de fonctions électives ou consultatives ; h) Les marchés soumis au code des marchés publics et réglés dans les conditions prévues à l'article 5 (paiement par lettre de change) ; i) Les dépenses de formations militaires en opération ou en exercice. III. - L'obligation de recours au virement bancaire, fixée par le paragraphe I ci-dessus, ne s'applique pas lorsque le créancier produit une attestation justifiant qu'il n'est pas titulaire d'un compte de dépôt du fait soit de la clôture de son compte à l'initiative de sa banque, soit de refus d'ouverture de compte par les établissements financiers et dans l'attente de l'exercice du droit au compte… IV. - A titre de dérogation au paragraphe I, le montant maximal des dépenses des établissements publics nationaux et des établissements publics locaux d'enseignement payées par carte bancaire est fixé à 5 000 euros par opération.» III - Chèques . L’arrêté du 24 décembre 2012 indique que le paiement peut être fait par chèque tiré sur un compte de dépôt de fonds au Trésor, au choix du titulaire de l'organisme autorisé à ouvrir un tel compte. Les chèques tirés sur un compte de dépôt de fonds au Trésor sont barrés lorsqu'ils excèdent un montant de 300 euros. Concernant le seuil du montant des chèques, les dispositions de l'arrête du 24 décembre 2012, abaissent le seuil pour le paiement obligatoire par virement à 300 € ; mais il ne faut pas en déduire pour autant qu’il est interdit de faire des chèques pour un montant supérieur à 300 €. Voir ci-dessus le paragraphe II de l’article 3 de l’arrêté avec les dérogations possibles. Pour l’alinéa f de l’article 2, on précisera que c'est l'EPLE en tant que personne morale, qui est titulaire du compte de dépôt de fonds au trésor qui a été ouvert en son nom. En revanche c'est l'agent comptable qui le cas échéant à la demande de l'ordonnateur, procédera sous sa responsabilité et dans le respect de la réglementation en vigueur, à un paiement par chèque barré sur le compte de l'établissement. Ces dispositions peuvent également s'appliquer à un régisseur, lorsque celui-ci , après accord de l'agent comptable, a bénéficié de l'ouverture d'un compte de DFT "ès qualité" sans indication du nom patronymique" et a reçu " du comptable du Trésor un carnet de chèques (sauf dispositions particulières à l'étranger )", conformément au titre 3 -chap.2.1 de l' IC n° 05-042-M9-R du 30/09/2005 relative aux régies des EPN et des EPLE. A noter que c'est la somme en lettres qui prévaut sur celle en chiffres (art L.131-10 du code monétaire et financier) lorsque l'agent comptable d'un EPLE reçoit un chèque sur lequel la somme en chiffres est différente de la somme en lettres. Par ailleurs, une différence entre la somme en chiffres et en lettres n'empêche pas le chèque d'être encaissé. IV - Espèces (en numéraire). Sur le sujet de l’encaissement en espèces, un document d’Aix-Marseille (2014). Concernant le seuil du montant des paiements en espèces, les dispositions de l'arrête du 24 décembre 2012 abaissent le seuil pour le paiement obligatoire par virement à 300 € ; mais il ne faut pas en déduire pour autant qu’il est interdit de faire des règlements en espèces pour un montant supérieur à 300 €. Voir ci-dessus le paragraphe II de l’article 3 de l’arrêté avec les dérogations possibles. A noter qu’il en va de même pour les encaissements en espèces. Suite à la modification de l’ article 1680 du code général des impôts par la loi de finances n°2013-1279 de finances rectificatives pour 2013 du 29 décembre 2013, les recettes recouvrées sur la base d’un titre exécutoire sont payables en espèces dans la limite de 300,00 € à partir du 1er janvier 2014. Voir la note de la DGFIP du 27 mai 2014. V - Paiement par carte . V.1 - Carte d’achat. Décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l'exécution de la dépense publique par carte d'achat. Ce décret définit les conditions d'émission et d'utilisation par une entité publique de la carte d'achat. Il indique dans quelles conditions sont arrêtées les dépenses susceptibles d'être réglées par ce dispositif. Il précise les modalités de paiement des entreprises financières émettant la carte d'achat et les règles d'élaboration du relevé d'opérations. Instruction interministérielle du 16 mai 2023. La carte d'achat (2017), guide pratique, dans les collectivités locales et les établissements publics locaux. A compléter avec le décret de mars 2023. La carte d’achat : présentation dans les collectivités locales. Dans les collectivités locales, les achats de petit montant (moins de 1.500 euros) génèrent un travail administratif sans rapport avec l'enjeu financier qu'ils représentent. Les deux tiers environ des actes de dépense sont, en effet, liés à des achats simples et récurrents tels que fournitures de bureau, documentation, entretien courant, etc. Depuis plus de dix ans, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) s’intéresse à la carte d’achat (doc de 2013), outil innovant permettant de simplifier l’acte d’achat et d’améliorer la gestion des dépenses publiques par la dématérialisation. Après une phase d’expérimentation, deux textes réglementaires autorisent toutes les collectivités qui le souhaitent à mettre en place la carte d’achat dans leurs services (décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004 et instruction n°05-025 M0 M9 du 21 avril 2005) relative à l'exécution des marchés publics par carte d'achat). La M9-6 indique : «La carte d’achat, dont les modalités d’emploi sont décrites dans l’ instruction n°05-025-M0-M9 du 21 avril 2005 (exécution des marchés publics par carte d’achat), n’est pas à proprement parler un moyen de paiement car son utilisation est décidée par l’ordonnateur, en général dans le cadre d’exécution d’un marché. Cependant la carte d’achat peut, sous certaines conditions (montant limitatif, fournisseur prédéterminé...), être utilisée pour l’exécution d'opérations d'achat auprès de fournisseurs "deproximité". L’émetteur d’une carte d’achat ne peut être qu’un établissement de crédit ou un organisme mentionné à l’article L518-1 du code monétaire et financier. Ainsi un compte de DFT ne peut en aucun cas être le support d'une carte d'achat, comme il peut l'être pour une carte bancaire (ou de paiement) remise à un régisseur.Les opérations effectuées avec cette carte ne sont pas enregistrées directement sur le compte de l’agent comptable. En effet, ce n’est qu’après la prise en charge du mandat que l’agent comptable effectuera le paiement à destination de l'établissement financier intermédiaire». V.2 - Carte bancaire. Un document (2017) sur la carte bancaire émanant de l’académie d’Aix-Marseille.. Le Trésor Public offre aux collectivités locales et au EPLE la possibilité d’encaisser leurs recettes et de payer leurs dépenses par carte bancaire. En dépenses, les comptables d’EPLE titulaires d’un compte de dépôts de fonds au Trésor (voir les régisseurs) peuvent disposer d’une carte bancaire du Trésor public, pour le règlement des dépenses. La carte bancaire, à débit immédiat, peut être à usage national ou international (VISA). A titre d’exemple, une carte bancaire peut être délivrée pour des achats (logiciels, ouvrages, etc.) auprès de fournisseurs à l’étranger avec paiement par carte bancaire à distance (communication des coordonnées de la carte par correspondance ou en ligne sur Internet). En recettes, les collectivités locales et les EPLE peuvent accepter des paiements par carte bancaire, sur place (présence de l’usager au point d’encaissement) ou à distance (par correspondance, téléphone ou Internet). Ainsi, par exemple, la carte bancaire peut être offerte aux usagers pour le règlement de la cantine scolaire. Le paiement par carte bancaire à distance repose sur la communication par le porteur CB (régisseur ou agent comptable) des seules coordonnées de sa carte (numéro, date de validité et les trois derniers chiffres figurant sur le panonceau signature au verso de la carte), par correspondance, téléphone ou Internet. Il peut être mis en œuvre pour le paiement : - des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable inférieures à 5 000 euros, - des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable listées dans l’ instruction et inférieures à 5 000 euros. Pour permettre aux les établissements publics locaux d’enseignement d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. (Cf Instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010 Modernisation des procédures de dépenses). Analyse : De plus en plus les gestionnaires sont sollicités par les enseignants pour faire des achats sur internet ; ce qui pose des problèmes au niveau du mode de règlement et du respect de la règle du service fait. Concernant ce dernier point l’article 3 de l’arrêté du 22 décembre 2017 règle la question en précisant que « sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure ». Il est donc désormais possible de payer des fournitures commandées sur le web sans attendre la livraison et la vérification de sa conformité. Si cette possibilité s’adapte aux évolutions du commerce et ouvre un choix important tout en permettant des économies, elle doit cependant être utilisée avec précaution et dans le respect de la règlementation des marchés publics. Les achats sur internet doivent être limités à des sites garantissant une certaine sécurité tant au niveau de la conservation des coordonnées de paiement que de la fiabilité du service, et à des petits montants pour limiter les risques en cas de non livraison et respecter les règles de mise en concurrence en termes d’achat public. . Reste le problème du mode de règlement. Si certains acceptent le virement administratif, la plupart des sites n’accepte qu’un paiement en ligne lors de la commande ; c’est-à-dire un paiement par carte bancaire. L’instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses précise les modalités à respecter en cas de paiement par carte bancaire à distance. « La modernisation des usages du commerce a engendré un développement des paiements par carte bancaire à distance. Le paiement par carte bancaire à distance repose sur la communication par le porteur CB (régisseur ou agent comptable) des seules coordonnées de sa carte (numéro, date de validité et les trois derniers chiffres figurant sur le panonceau signature au verso de la carte), par correspondance, téléphone ou Internet ». L’instruction précise par ailleurs que ce paiement par CB peut être mis en oeuvre pour le paiement : - des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable inférieures à 5 000 euros, - des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable listées dans l’instruction et inférieures à 5 000 euros. Donc, toutes les dépenses ne peuvent être payées par carte bancaire dans la limite des 5 000 €. L’arrêté du 22 décembre 2017 donne la liste des dépenses payables avant service fait et l’instruction du 29 janvier 2010 les dépenses payables sans ordonnancement préalable. Il conviendra de vérifier si la dépense concernée rentre dans ce cadre réglementaire. C’est un point important car le paiement par carte bancaire n’exonère pas, hors dérogations prévues par un texte, de respecter la règle du service fait ou - et - de l’ordonnancement préalable ; ni, dans le cas d’une carte bancaire d’un régisseur, de respecter en plus les dépenses autorisées par la régie. Il convient d’ailleurs d’être prudent lorsqu’on dote un régisseur d’une carte bancaire car le risque est fort qu’elle soit utilisée par l’ordonnateur en dehors du cadre réglementaire ce qui engagerait la responsabilité du régisseur en cas de refus de prise en compte des dépenses par le comptable. Autre problème à résoudre : celui des pièces justificatives. En effet, il est le plus souvent impossible d’obtenir du site internet l’édition d’une facture avant le paiement de la commande ; cette facture n’est d’ailleurs pas toujours disponible même après paiement. Pour pallier cette difficulté l’instruction de 2010 prévoit : « pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable ». Mais un achat effectué sur internet s’analyse, en deçà du seuil des procédures formalisées (221 000 € HT au 1er janvier 2018), comme un marché passé selon une procédure adaptée. Compte tenu de la limite de 5 000 €, c’est la rubrique 4124 de la nomenclature des pièces justificatives définie par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 qui s’applique ; et celle-ci prévoit comme PJ un mémoire ou une facture. Et il s’avère que ce texte ne prévoit pas de dérogation pour un paiement par carte bancaire. Reste donc à savoir si une simple instruction antérieure au décret de 2016 peut permettre de déroger à ce dernier en se contentant d’une copie d’écran ou d’un bon de commande à la place d’une facture. Si on s’en tient à la hiérarchie des normes, le décret est de nature réglementaire alors que l’instruction est comme une circulaire, c’est-à-dire interprétative, donc infra-réglementaire. D’autre part, cette instruction est antérieure au décret qui donc, à minima, abrogerait ces dispositions. Enfin une analyse de la jurisprudence montre que le juge des comptes se fonde toujours sur le décret « pièces justificatives » pour mettre en jeu la responsabilité des comptables publics. Ne jugeant pas utile de préciser les pièces justificatives particulières pour les paiements internet, l’arrêté du 22 décembre 2017 laisse les comptables publics dans un certain flou que seul le juge des comptes pourra éclaircir. Une mesure de « prudence » serait de limiter les achats par carte bancaire à des montants inférieurs au seuil exigeant une facture conforme à l’annexe C du décret, soit 230 € ; ainsi il ne pourrait être, le cas échéant, reproché au comptable de n’avoir pas disposé au moment du paiement de la PJ prévue par la règlementation. VI - Prélève ment . L’arrêté du 24 décembre 2012 indique que « les dépenses publiques sont réglées au moyen d'un virement bancaire dans les conditions fixées à l'article 3, ou : a) Par prélèvement bancaire ou moyen de paiement assimilé (titre interbancaire de paiement et télérèglement) pour le paiement des dépenses fixées par le directeur général des finances publiques. ». L’instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 précise que « dans un souci de modernisation des procédures de paiement des dépenses des EPN et des EPLE, le prélèvement peut être mis en place pour le paiement des dépenses suivantes : - des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable dont le montant n’excède pas 750 euros, (nota : ramené à 300 € suite à l’arrêté du 24/12/12), - des dépenses payables sans ordonnancement préalable listées au paragraphe 3.2.2. de la présente instruction quel que soit leur montant. Avant toute opération de paiement par prélèvement, l’agent comptable devra s’assurer de la disponibilité des crédits et de la trésorerie ». Pour les dépenses payables avant ordonnancement voir cette page du site. VII - Télépaiement . Fiche technique Télépaiement (12/2017). Revue «Intendance» de l’AJI n°159 d’avril-mai 2019. Procédure «TIPI» Fiche DGFIP . Arrêté du 6 juillet 2015 portant création d'un traitement automatisé de données à caractère personnel intitulé « téléservice de paiement » La fonctionnalité "Télépaiement" permet aux familles de régler leurs créances SRH et/ou leurs créances voyages par carte bancaire, en se connectant sur internet. Cette fonctionnalité est développée par les équipes de développement du MENESR en partenariat avec celles de la Direction Générale des Finances Publiques, Pour la mise en place du Télépaiement il conviendra de faire adopter par le conseil d'administration une convention entre l'EPLE et la DRFiP ou la DDFiP dont il dépend. VIII - Prescriptions . En matière de recouvrement des recettes, la prescription est de 4 ans. Un comptable a donc 4 ans à compter du 1 janvier suivant la prise en charge de la recette (voir cette rubrique sur une autre page de ce site). De même en matière de dépenses, le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 portant règlement général sur la comptabilité publique impose au comptable, en ce qui concerne la validité de la créance sur l’EPLE, de vérifier "également l'application des règles de prescription et de déchéance". La loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 modifiée relative à la prescription des créances sur [...] les établissements publics, prévoit que sont prescrites au profit des établissements publics toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de 4 ans à partir du premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis. Un comptable ne peut payer une créance de l’EPLE au delà de 4 ans à partir du 1 janvier suivant la naissance de la créance, sauf si ce délai de prescription a été suspendu. Ainsi, le comptable saisi d’une demande de paiement d’une facture vieille de 4 ans atteinte par la déchéance quadriennale ne pourra payer sans engager sa responsabilité. Lorsque le comptable constate que la prescription quadriennale est acquise au profit de l'EPLE, il doit suspendre le paiement et en informer l'ordonnateur qui peut : - soit produire la preuve que la prescription a été interrompue conformément aux dispositions de l'article 2 de la loi n°68-1250 du 31 décembre 1968, - soit produire une délibération du conseil d'administration de l'EPLE qui, conformément à l'article 6 de cette même loi, relève "en tout ou en partie [les créanciers] de la prescription à raison de circonstances particulières et notamment de la situation du créancier". Le dernier alinéa de cet article précise "Ces délibérations doivent être motivées et être approuvées par l'autorité compétente pour approuver le budget de la collectivité intéressée". La liste des PJ des dépenses publiques locales prévoit que les pièces justificatives de la dépenses sont la décision de l'assemblée délibérante de ne pas opposer la prescription ou [la] copie de l'acte interruptif de prescription. Par contre du moment que la dette (la facture) n’est pas atteinte par cette déchéance quadriennale elle doit être payée si elle est normalement due (oubli de mandatement, non prise en compte en extourne, facture non parvenue, remise tardive, etc…). La facture est mandatée au compte par nature avec un certificat expliquant le cas échéant le retard de mandatement ; après vérification bien entendu qu’elle n’a pas fait l’objet d’un règlement antérieur. IX - La suspension (rejet) d’un paiement par le comptable, sa réquisition par l’ordonnateur . Voir le passage sur la suspension du paiement par le comptable et sa réquisition par l’ordonnateur sur une autre page de ce site. X - Justification des règlements. L’article 7 de l’arrêté du 24 décembre 2012 précise que la justification des règlements est constituée soit : a) Par l'acquit du bénéficiaire d'un paiement en espèces ; b) Par une mention portée par le comptable public sur les ordonnances, mandats ou documents en tenant lieu et indiquant la date à laquelle a été opéré le règlement par virement ou par lettre de change-relevé ou par chèque. Le comptable d’EPLE doit donc faire figurer sur le bordereau de mandat la date du règlement ; cette mention sert aussi pour vérifier le respect du délai global de paiement (DGP.) c) Par un enregistrement informatique détaillant les règlements. XI - Délai golbal de paiement. Voir cette page du site. XII - Seuils . Ci-dessous le tableau des seuils en euros (actualisé avec l’arrêté du 24 décembre 2012). A noter par ailleurs que les ordonnateurs sont autorisés, dans les conditions prévues à l'article L. 1611-5 du code général des collectivités territoriales, à ne pas émettre les ordres de recettes correspondant aux créances dont le montant initial en principal est inférieur à 15 €.