Processus comptables I - Mobilité européenne et internationale. Guide pratique pour la mobilité européenne et internationale. Un guide de juin 2020 qui est destiné prioritairement aux chefs d'établissements, pour accompagner les projets de mobilité des élèves et des enseignants. Ce nouvel outil comprend une présentation de l'ouverture du système éducatif sur l'Europe et le monde. Il présente les modalités d'organisation d'un séjour scolaire à l'étranger et une description exhaustive de l'ensemble des programmes de mobilités des élèves et des enseignants. Des annexes sont disponibles sur le site Eduscol et complètent ces informations avec un guide à l'attention des adjoints gestionnaires, des liens bibliographiques ainsi que le Guide Erasmus+ de l'Agence Erasmus+ France / Éducation Formation. Un guide (2021) sur la mobilité en Europe et à l’international, destiné aux enseignants et personnels éducatifs, a été réalisé et actualisé par le réseau Euroguidance France. Mobilité européenne . Pour améliorer les processus de reconnaissance de la mobilité des jeunes en Europe dès la rentrée 2022 un véritable parcours européen sera mis en place au lycée. Les élèves de seconde de lycée général et technologique pourront ainsi faire reconnaître dans leur parcours scolaire tout ou partie de leur année passée dans un établissement européen sur la base d'un contrat d'études. Dès la rentrée 2023, les élèves de première générale et technologique pourront, à l'instar des élèves de lycée professionnel, présenter au baccalauréat une option mobilité, après un séjour de 4 semaines au sein d'un établissement européen partenaire. Voir la présentation . Mobilité scolaire européenne et internationale des élèves. Décret n° 2022-1129 du 4 août 2022 modifiant les dispositions du code de l'éducation relatives aux enseignements du second degré. Pour garantir une expérience pédagogique de qualité, un accompagnement des élèves par les équipes pédagogiques est nécessaire. Un contrat d’études, désormais prévu par le code de l’éducation (article D. 331-68), doit être établi conjointement entre les deux établissements partenaires et l’élève ou sa famille si l’élève est mineur, en amont de la mobilité. II - Erasmus . I.1 - Documentation. Agence ERASMUS+. Nouveau programme européen pour l'éducation ; voir le site dédié. Guide 2023. Le guide du programme ERASMUS+ Un guide (2023) de gestion financière a été élaboré par l’Agence Erasmus+ Education Formation France, en collaboration avec le bureau DAF A3. Ce guide confirme la prédominance du droit européen et donne des pistes pour gérer les déplacements dans le cadre d’ERASMUS+ I.2 - Prise en compte des déplacements Erasmus. Un aricle (2022) paru dans la revue de l’AJI fait le point sur les modalités de remboursement dans le cadre d’ERASMUS. On constate des pratiques différentes concernant la prise en charge par les EPLE des frais de missions et de déplacements réalisés dans le cadre des échanges Erasmus. Mais depuis une analyse récente du ministère, la position suivante doit être suivie : Les modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour des personnels engagés dans le cadre du programme Erasmus+ sont établis sur la base de dispositions européennes qui sont directement applicables dans les Etats membres. C’est pourquoi des analyses ministérielles considèrent que, dès lors que les personnels concernés se déplacent dans le cadre d’un programme de l’UE, le règlement européen l’emporte sur la réglementation française. En conséquence, en vertu du principe de primauté du droit européen, l’indemnisation des frais de déplacement des personnels de l’éducation nationale engagés dans des mobilités en Europe dans le cadre de ce programme, subventionné par des fonds européens, doit être effectuée selon les taux et les modalités fixés par la réglementation européenne, et non sur la base du décret modifié n° 2006-781 du 3 juillet 2006. Le guide du programme Erasmus+ fait partie intégrante d’un appel à propositions pris en application du règlement financier du Parlement européen Dans le cadre du programme Erasmus, le recours à des montants forfaitaires a été autorisé par des décisions de la Commission autorisant l’utilisation de montants forfaitaires, du remboursement sur la base des coûts unitaires et du financement à taux forfaitaire dans le cadre du programme «Erasmus+». …. Le guide 2023 explicite la gestion budgétaire et comptable des actions ERASMUS, à ce titre sa lecture est indispensable pour tout gestionnaire ayant à traiter ce type de projet. La pièce essentielle est la convention constituée des conditions générales, des conditions particulières et des annexes. L’annexe II donne les montants globaux par type de dépenses. L’annexe III donne des informations sur les modalités de calcul des différents types de dépenses et sur certaines pièces justificatives à produire. L’annexe IV décrit les taux applicables pour les contributions unitaires et constitue donc une base pour les dépenses liées aux voyages et séjours. Pour les projets de mobilités l’annexe V prévoit le modèle de contrat à utiliser entre l’EPLE et les participants. L’ensemble de ces documents constitue un véritable « écosystème » conventionnel commun à l’ensemble des projets, qu’ils s’inscrivent dans l’action clé 1 « mobilité des individus à des fins d’apprentissage », l’action clé 2 « coopération entre organisations et institutions », etc. Une exception demeure cependant concernant l’annexe V qui ne concerne que les projets qui s’inscrivent dans l’action clé 1 du programme Erasmus+. En outre, ce contrat ne sera conclu que par les participants à une cation d’apprentissage. Aussi, un enseignant qui partira suivre une action de formation à l’étranger signera un contrat de mobilité ; alors que ce même enseignant qui se muera en simple accompagnateurs d’élèves n’en signera pas. Le guide financier précise qu’en dehors des situations couvertes par un forfait type bourse (étudiants enseignement supérieur dont élèves BTS), ou en dehors du cas des mobilités de groupe et des situations de prise en charge au coût réel (après accord de l’Agence si le forfait ne couvre pas au moins 70% du coût du voyage / dans des cas relevant de l’inclusion dont le handicap), le contrat/convention de subvention prévoit trois possibilités, qui relèvent du choix de l’EPLE. Cet aricle détaille les 3 possibilités et les pièces justificatives à produire. Guide annuel du progranmme ERASMUS+. Erasmus+ : Guide 2023. ERASMUS+. Le guide de gestion financière 2023, élaboré par l’Agence Erasmus+ Education Formation France, en collaboration avec le bureau DAF A3. Ce guide confirme la prédominance du droit européen et donne des pistes pour gérer les déplacements dans le cadre d’ERASMUS+. Il a été élaboré par l’Agence Erasmus+ Education Formation France, en collaboration avec le bureau DAF A3. Cette mise à jour porte sur une mise en cohérence avec le programme 2021 – 2027, un resserrement sur les EPLE (les références aux universités sont retirées) et une conception sous forme de fiches pratiques. Ce document ne se substitue pas à l’appropriation du guide du programme et des documents contractuels ou aux outils d’aide à la saisie dans les applications utilisées : il vise simplement à pourvoir trouver facilement, pour les moments de travail sur les fonds Erasmus+, des fiches présentant en des termes courants les principales questions liées à la gestion. III - Les écritures de la régie . L’obligation réglementaire de créer un compte DFT dans les régies va diversifier et rendre plus complexe les schémas des opérations comptables. Vous trouverez dans ce document de l’académie d’Aix-Marseille de 2020 quelques planches décrivant les principaux schémas en mode de gestion GFC. Pour les informations sur la régie et les régisseurs, consultez cette page . IV - Dépot de fonds à La Poste. Une fiche (04/21) de la DGFIP : «numéraire : approvisionnement / dégagement». Depuis la fin de la RPP il n’y a plus de mise en cause de la responsabilité du régisseur en cas de constatation d’un écart négatif ou d’un billet présumé faux lors d’un dépôt auprès de la banque postale. La RGP s’applique. La DAF (09/2021) apporte des précisions sur les conditions du dépôt et du retrait d’espèces auprès de La Banque Postale (LBP) dans le cadre du marché DGFIP/LBP. Voir le message . Réponse (19/04/22) du ministère des comptes publics à la question écrite n° 44177 relative aux modalités de gestion des espèces dans les régies d'avances et de recettes. V - Cautions . La FAQ de la DAF : Est-il légal de demander une caution aux personnels enseignants et administratifs d'un EPLE pour le garantir de la restitution d'une série d'objets tels que des clefs d'accès aux salles de cours, des cartes de parking ou encore des ouvrages et manuels appartenant au CDI ? Oui. Le versement d'une caution par le personnel de l'établissement lors de la remise de clefs ou de matériels afin de s'assurer de leur restitution en fin d'année scolaire ne contrevient pas au principe de gratuité de l'enseignement. Le montant de la caution doit rester raisonnable, cette mesure doit recevoir l'accord du conseil d'administration ; et faire l'objet d'un acte relatif au fonctionnement de l'établissement dont le caractère exécutoire est acquis après publicité par voie d'affichage. Un professeur peut-il refuser de verser une caution à l'EPLE ? (2012) On rappellera que le versement d'une caution par les personnels de l'établissement, par exemple lors de la remise de clés ou de matériels afin de s'assurer de leur restitution en fin d'année scolaire, ne contrevient pas au principe de gratuité de l'enseignement. Le montant de la caution doit cependant rester raisonnable et cette mesure être votée du conseil d'administration et faire l'objet d'un acte relatif au fonctionnement de l'établissement dont le caractère exécutoire est acquis après publicité par voie d'affichage. Dans le cas d'espèce si les personnels concernés ne peuvent s'opposer à un acte exécutoire du CA, il leur est en revanche possible, dans un délai de 2 mois à compter de la date à laquelle l'acte est devenu exécutoire, de demander au préfet ou par délégation à l'autorité académique (art.L421-14-II) ou de le déférer au TA ou d'exercer un recours directe auprès cette juridiction. Ce recours peut en outre être assorti d'une demande de suspension. (Article L2131-6 alinéa 3 du CGCT). Peut-on demander un chèque de caution aux élèves pour l'utilisation de casiers ? Selon quelles conditions ? La caution demandée ne doit pas contrevenir au principe de gratuité de l'enseignement : elle doit correspondre à un service ou une prestation supplémentaire offerte aux élèves. En l'occurrence, une caution pour l'usage d'un casier personnel est admissible, mais l'instauration du dispositif doit faire l'objet d'une délibération du CA. Un EPLE peut-il exiger le versement d'une caution par des élèves ? 2012) Le versement d'une caution par des élèves, par exemple lors de la remise de clés ou de matériels afin de s'assurer de leur restitution en fin d'année scolaire, ne contrevient pas au principe de gratuité de l'enseignement dès lors qu'il offre le bénéfice d'un service particulier ou pour s'assurer de la restitution de matériel prêté. En revanche, la caution n'est aucunement destinée à couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par les élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement. Le montant de la caution fixé par le CA doit toutefois rester raisonnable afin de ne pas pénaliser les familles. On rappellera par ailleurs que les cautions doivent obligatoirement être inscrites dans la comptabilité de l'établissement conformément aux règles de la comptabilité publique. L'IC M9-6 précise au § 22453 que le compte 275 enregistre les dépôts et cautionnements versés par l'établissement. Les cautions n'étant pas des opérations budgétaires mais comptables, ce compte, est désormais débité lors de l’émission d’un ordre de paiement correspondant au versement du dépôt ou de la caution et crédité lors de l’enregistrement d’un encaissement du montant du remboursement par le fournisseur. Toutefois ce compte est bien intégré dans le calcul du fonds de roulement comptable. Un lycée peut-il exiger le versement d'une caution en contrepartie de la fourniture de manuels scolaires financés par la région ? Un EPLE ne peut demander un dépôt de garantie que lorsqu'il offre le bénéfice d'un service particulier (par exemple remise de clés permettant l'accès à un local particulier en dehors des heures de cours obligatoires). Demander une caution ne peut être envisagé pour des manuels scolaires, qu'ils soient financés par la collectivité de rattachement ou par l'État et quel que soit le type d'EPLE. À notre sens, cette procédure contreviendrait au principe de gratuité de l'enseignement public qui est fixé par l'article art.L-132-2 du code de l'éducation. Est-il possible juridiquement qu'un EPLE demande le versement de cautions aux familles d'internes pour prévenir d'éventuelles dégradations causées par les élèves ? (2002) En premier lieu, même si le SRH n'est pas soumis au principe de gratuité, toute contribution financière demandée aux familles doit correspondre à une prestation précise, ce qui n'est pas le cas d'une caution destinée à couvrir d'éventuelles dégradations. Il convient donc de proscrire de tels versements. De plus, il apparaît en l'espèce qu'aucun lien direct entre les élèves internes et les dégradations n'est établi, les auteurs étant inconnus. La notion de responsabilité collective, invoquée par l'établissement et fondée sur le fait que ces élèves disposaient de la clé de l'étage, n'existe pas en droit français. Il est enfin rappelé que l'évolution de la jurisprudence implique désormais une responsabilité quasi automatique des parents du fait de dommages causés par leurs enfants, même sans faute, mais à la condition qu'il existe un lien de causalité entre l'enfant et le fait dommageable. Si ce lien était établi, l'EPLE pourrait donc rechercher la responsabilité des familles en cause. Une CT peut-elle demander une caution pour un logement en convention d’occupation précaire ? (2012) Rien n'interdit à la CTR de demander une caution à condition que cette modalité soit prévue dans la convention encadrant les conditions d'occupation du logement au personnel entrant. En l'absence, de dispositions particulières à la détermination du montant de la caution on pourra se référer aux dispositions de l'article 22 modifié de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 qui prévoit qu'un dépôt de garantie peut être demandé par le bailleur « pour garantir l'exécution de ses obligations locatives par le locataire ». Par ailleurs ce montant selon les termes de la loi, ne pouvant « être supérieur à un mois de loyer en principal », son évaluation au titre des concessions par NAS et US devrait à notre sens être déterminé en fonction de l'évaluation établie par le service des domaines. Enfin, s'agissant d'une concession attribuée sur la base d'une convention établie par la collectivité, qui délibère en ce sens, seul le comptable de la collectivité nous semblerait fondé à pouvoir l'encaisser, sauf disposition expresse de la convention conclue entre la collectivité et l'établissement. Le contrat passé entre un voyagiste et un EPLE dans le cadre d'un voyage facultatif précise qu'une caution de 10 à 15 € par élève sera demandée à l'arrivée à l'hôtel. Cette clause est-elle légale ? (2011) Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités facultatives rien ne s'oppose au versement d'une caution si le contrat le prévoit et si le conseil d'administration l'autorise, il devra néanmoins s'agir d'un tarif fixe et non flottant. Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et l'EPLE, c'est à celui-ci de payer la caution qui sera gérée retracée dans les écritures comptables conformément aux règles de la comptabilité publique. On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une caution par les familles ne peut être admis que pour s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé de chambre par exemple) et non dans le but de couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement et le cas échéant celui des sorties et voyages scolaires concernés. Un EPLE peut-il se porter caution au bénéfice d'un membre de la communauté scolaire ? (2012) La réglementation relative aux EPLE ne prévoit pas la possibilité de se porter caution au bénéfice d'un particulier et nous n'avons pas connaissance de précédents en la matière. L'utilisation d'une telle procédure issue des usages du commerce serait effet illégale car étrangère aux missions de l'établissement et de fait contraire au principe de spécialité. Comment comptabilise-t-on le versement d'une caution en cas de location d'un véhicule ? Est-ce possible par le dépôt d'un chèque qui sera récupéré en fin de location ? (2005) Le compte 275 permet d'enregistrer les cautions versées par l'établissement. Conformément au § 22253 de l'IC M9-6. Ce compte, hors budget, est débité lors de l’émission d'un ordre de paiement correspondant au versement du dépôt ou de la caution et crédité lors de l'enregistrement d'un encaissement du montant du remboursement par le fournisseur. En tout état de cause, tout décaissement (chèque remis à l'entreprise) doit être retracé en comptabilité. La remise d'un chèque restitué en fin de location ne répond pas à ce principe.