Associations I - Les associations et l’EPLE. I.1 - Documentation. La loi du 1 juillet 1901 . Circulaire n°96-249 du 25 octobre 1996 sur les FSE et les AS. Circulaire n° 93-294 du 15 octobre 1993 : utilisation des locaux scolaires par les associations en dehors des heures de formation. Circulaire n° 2010-009 du 29 janvier 2010 sur la MDL. La fiche du «film annuel» sur le site de l’IH2EF. La page de la MAIF . La fiche du "Guide juridique du chef d'établissement" consacrée aux associations (10/2010). Une fiche sur les observations des Chambre Régionale des Comptes sur les associations. I.2 - Généralités. Les EPLE peuvent être le siège d’un certain nombre d’associations selon le niveau d’enseignement: foyer socio éducatif, maison des lycéens, association sportive, coopérative scolaire, association d’étudiants (BTS, anciens élèves...), association de parents d’élèves, amicale et association de personnels. Ces associations se caractérisent par leur appartenance au droit privé qui induit leur cadre juridique ; en effet elles ne relèvent pas du code de l’Education mais de la l oi du 1 juillet 1901 . Il est important de bien avoir à l’esprit qu’elles constituent des personnes morales de droit privé, distinctes de l'établissement scolaire. Toutefois, leurs activités s’inscrivant au sein de l’EPLE, leur structure se doit d’obéir aux principes régissant le service public de l’Education nationale (laïcité, neutralité et règles de fonctionnement propres à ces établissements). L’EPLE a une mission d’intérêt général : il assure à tous ses élèves un enseignement gratuit, grâce à des fonds publics gérés selon les règles de la comptabilité publique. L’association exerce une activité au bénéfice de ses seuls adhérents, précisément définie dans ses statuts et selon des règles financières qui lui sont propres. Elle ne peut se substituer à l’EPLE dans l’exercice de ses missions. I.3 - Les relations de l’association avec les différents organes de l’EPLE. Avec le CA. Celui-ci doit : – autoriser la signature de la convention définissant l’activité de l’association au sein de l’établissement et les moyens mis à sa disposition (même à titre gratuit). – avoir communication d’un rapport moral et financier en cas de subvention à l’association par l’EPLE. – il peut autoriser dans le cadre de son budget (compte 6575 – subvention aux associations), le versement d’une subvention à une association. Avec le chef d’établissement. Il est: – destinataire des statuts de l’association, et il autorise la domiciliation de l’association dans l’établissement avec l’accord de la collectivité de rattachement si il y a mise à disposition de locaux, notamment hors temps scolaire. – obligatoirement président de l’Association Sportive (à éviter pour les autres associations), – garant du respect des règles de sécurité pendant le fonctionnement des activités de l’association ; à ce titre il contrôle et réglemente l’activité de l’association au sein de l’établissement. Avec le gestionnaire. Le gestionnaire peut être le conseiller de l’association, voire commissaire aux comptes mais il vaut mieux éviter qu’il en soit le trésorier (confusion des genres). Simplement s’il a des liens avec l’association, il ne pourra prétendre ignorer les entorses aux règles de gestion avec l’EPLE ; c’est pour cette raison que l’agent comptable doit éviter ce genre de lien. I.4 - L’EPLE et les subventions aux associations. La page « service public ». L’adhésion aux associations est facultative. Une somme d’argent destinée à adhérer à une association ne peut être perçue obligatoirement lors de l’inscription dans l’établissement. Les documents EPLE et associatifs doivent être clairement séparés et ne pas entrainer de risque de confusion entre l’établissement et les associations. IIl est possible pour un EPLE de subventionner une association. En ce cas, l'association doit obligatoirement remettre à l'issue de l'exercice au chef d'établissement un rapport moral et financier. Cette subvention doit donc en premier lieu faire l'objet d'une délibération et d’un acte du conseil d'administration qui sera la pièce justificative du mandat de versement conformément au point 7211 du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 : 72. Subventions et primes de toute nature : 7211. Premier paiement 1. Décision arrêtant le bénéficiaire, le montant, l'objet et, le cas échéant, les modalités particulières de versement des fonds ainsi que les conditions d'octroi et les charges d'emploi. 2. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision ; 3. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité ou l'établissement (dans l'hypothèse où la décision ne précise pas les modalités particulières de versement des fonds.). Un don à une association ne peut concerner le service AP qui doit être réservé à des activités qui se rattachent à la mission d'enseignement de l'établissement, et un don à une association (y compris l’association sportive) n’est pas une dépense pédagogique. La subvention doit être imputée sur le chapitre ALO et mandatée au compte 6578 « autres charges spécifiques ». Bien entendu pour respecter le principe de spécialité des établissements scolaires il faut que la subvention concerne des associations dont l’objet est « compatible » avec celui des EPLE. I.5 - Association et SIRET. Votre association (FSE, MDL, UNSS, etc...) a obligation d’être immatriculée au répertoire SIRENE si : 1/ Votre association est employeur de personnel salarié L'inscription dans le répertoire SIRENE doit alors être demandée au centre de formalités des entreprises (CFE) *de l'URSSAF à laquelle sont versées les cotisations. Il transmettra la demande à l'INSEE qui procèdera à l'inscription au répertoire et à l'attribution du numéro d'identification. 2/ Votre association exerce des activités qui entraînent paiement de la TVA ou de l'impôt sur les sociétés L'inscription doit alors être demandée au centre de formalités des entreprises (CFE) du centre des impôts * auprès duquel sont faites les déclarations de chiffre d'affaires ou de bénéfices. Il transmettra la demande à l'INSEE qui procédera à l'inscription au répertoire et à l'attribution du numéro d'identification. 3/ Votre association reçoit des subventions ou des paiements en provenance de l'Etat ou des collectivités territoriales L'inscription doit alors être demandée directement à l'INSEE. Si vous vous trouvez dans cette situation, vous adresserez à la direction régionale de l’INSEE dont vous dépendez géographiquement, la copie des statuts de votre association et le récépissé de la déclaration à la préfecture, afin que votre demande puisse être instruite. Votre association n'appartient pas à ces trois catégories, mais elle a néanmoins besoin d'un numéro SIRET Vous devez alors contacter la Direction régionale de l'INSEE qui gère le répertoire SIRENE de votre département d’implantation et présenter au service SIRENE Gestion : les statuts de l’association, une attestation du président affirmant que l'association n'emploie pas de salarié, le récépissé de dépôt en préfecture, l’extrait de parution au Journal officiel. A noter que lorsqu’un paiement à une association n’est pas fait par virement il faut, à défaut d’un numéro SIRET, une copie des statuts ou la référence de la publication au Journal officiel. I.6 - Information des représentants légaux du mineur participant à la constitution ou à l'administration d'une association. Le décret n° 2017-1057 du 9 mai 2017 précise que chacun des représentants légaux du mineur de seize ans révolus est informé par lettre recommandée avec demande d'avis de réception par l'un des membres chargé de l'administration de l'association. Le décret détermine le contenu du courrier et le délai d'envoi. I.7 – Utilisation des locaux scolaires par les associations en dehors des heures de formation. Cette utilisation est prévue aux articles L212-15 et L216-1 du code de l’Education. La circulaire n° 93-294 du 15 octobre 1993 rappelle le cadre juridique général d'utilisation des locaux scolaires par des associations en dehors des heures d'ouverture de l’établissement. I.8 – Dons des associations et voyages ou sorties scolaires. Le FSE ou la MDL qui sont des associations loi 1901 autonomes peuvent verser à l’EPLE des subventions globales (des dons) pour financier une activité ou un voyage. Par contre le versement à l'établissement par une association d’une subvention destinée à diminuer la tarification pour certains usagers seulement identifiés par l'organisme est à proscrire absolument car cela reviendrait à créer des tarifs différenciés non basés sur des critères sociaux. Mais le FSE ou la MDL, qui sont des associations loi 1901 autonomes, peuvent parfaitement payer à la place de leurs adhérents comme le ferait un comité d'entreprise ou n'importe quel autre tiers. Ce paiement vient en déduction de la créance des familles indiquées. En l’espèce, il convient donc de bien différencier la phase budgétaire (délibération du CA sur le tarif) de la phase comptable (encaissement de la créance). Voir la page sur les voyages scolaires. II - La gestion de fait. (08/2023) Un article sur la gestion de fait et les voyages scolaires. La gestion de fait s’applique, à « toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous contrôle et pour le compte d’un comptable public, s’ingère dans le recouvrement de recettes affectées ou destinées à un organisme public », ou « reçoit ou manie directement ou indirectement des fonds ou valeurs extraits irrégulièrement de la caisse d’un organisme public ». Cette définition est donnée par l’article L.131-15 du Code des juridications financières créé par l’ ordonnance du 23 mars 2022 instituant un régime juridictionnel unifié de responsabilité des gestionnaires publics, entré en application le 1er janvier 2023 : : « Toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous contrôle et pour le compte d'un comptable public, s'ingère dans le recouvrement de recettes affectées ou destinées à un organisme public doté d'un poste comptable ou dépendant d'un tel poste est, dans le cas où elle n'a pas fait l'objet pour les mêmes opérations des poursuites au titre du délit prévu et réprimé par l'article 433-12 du code pénal, passible des sanctions prévues à la section 3 au titre de sa gestion de fait. Le comptable de fait est en outre comptable de l'emploi des fonds ou valeurs qu'il détient ou manie irrégulièrement et, à ce titre, passible des sanctions prévues à la section 3 en cas de commission d'une infraction mentionnée aux articles L.131-9 à L.131-14. Il en est de même pour toute personne qui reçoit ou manie directement ou indirectement des fonds ou valeurs extraits irrégulièrement de la caisse d'un organisme public et pour toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public, procède à des opérations portant sur des fonds ou valeurs n'appartenant pas aux organismes publics, mais que les comptables publics sont exclusivement chargés d'exécuter en vertu de la réglementation en vigueur ». Le Code des juridictions financières précise que pour la gestion de fait la juridiction financière peut prononcer à l'encontre du justiciable une amende d'un montant maximal égal à six mois de sa rémunération annuelle à la date de la déclaration de la gestion de fait au comptable dans les fonctions duquel il s'est immiscé. Pour fixer le montant de l'amende, la juridiction tient compte de l'importance et de la durée de la détention ou du maniement des deniers, des circonstances dans lesquelles l'immixtion dans les fonctions de comptable public s'est produite, ainsi que du comportement et de la situation matérielle du comptable de fait (art. L131-18). La gestion de fait est donc le maniement de deniers publics par une personne n’ayant pas la qualité de comptable public. Il s’agit d’une violation du principe de séparation des ordonnateurs et des comptables. En effet, en application du principe traditionnel de la séparation des ordonnateurs et des comptables, le comptable est seul chargé de l'encaissement des recettes, du paiement des dépenses et de la conservation des fonds et valeurs. Les régies d'avances ou de recettes, par lesquelles un ordonnateur peut procéder à paiement ou à encaissement d'une somme sans faire appel au comptable, constituent une exception classique à cette règle. Mais, en dehors de ces cas, les personnes qui s'immiscent sans titre dans la procédure comptable publique sont considérées comme comptables de fait. Cette qualification vise non seulement les ordonnateurs qui n'ont pas respecté le principe de séparation mais aussi toute personne privée, physique ou morale, qui détient ou manie sans titre des fonds publics. On trouve des pratiques de gestion de fait notamment dans le cas de subvention dont l’objet diffère de celui qui était annoncé et dans le cas d’associations manipulant des fonds qui normalement devaient être gérés par un comptable public. C’est pourquoi il ne faut pas faire gérer par une association les fonds publics ou autres recettes versées à l’EPLE pour la mise en œuvre de ses missions. Par ailleurs les subdélégations de subventions ne sont pas autorisées et relèveraient de la gestion de fait. Tout agent qui en aurait connaissance et ne le ferait pas connaître au juge des comptes pourrait être déclaré co-auteur de cette gestion de fait. Des points à surveiller : - Les frais de scolarité. Les dépenses relatives aux carnets de correspondance, bulletins scolaires, relevés d’absences, frais d’affranchissement, de reprographie, etc doivent figurer au budget de l’EPLE et ne pas faire l’objet d’appel de fonds aux familles, conformément au principe de gratuité de l’enseignement secondaire public. A fortiori une association ne peut demander aux familles de l’argent pour financer ces dépenses. - La caisse de solidarité Elle est exclusivement gérée par l’EPLE avec des recettes proviennent de dons, notamment des familles. - Voyages et sorties culturelles Pendant le temps scolaire, les voyages et sorties relèvent de la gestion exclusive et directe par l’EPLE avec un recours éventuel à un régisseur d’avance temporaire. Hors temps scolaire, les voyages et sorties peuvent éventuellement être gérés par une association si son statut le prévoit ; dans ce cas il s'agit d'une initiative purement privée sans lien avec l'établissement et financé uniquement par les ressources de l'association. - Les recettes. Il est interdit à une association de percevoir des recettes issues de l’activité de l’établissement ; comme par exemple les objets confectionnés : leur gestion est assurée directement par l’EPLE et en aucun cas par une association qui peut en tirer des recettes. Le gestionnaire devra donc être attentif aux activités réalisées par le FSE ou la MDL dans les locaux de l’établissement avec du matériel et des fournitures appartenant à l’EPLE et dont les produits seraient vendus au profit de l’association (par exemple confection de gâteaux, d’objets divers pouvant être assimilés à des objets confectionnés). III - Foyer socio éducatif ( FSE ), Maison des collégiens (MDC) et Maison des lycéens (MDL ou MDLE). Circulaire n° 2010-009 du 29-1-2010 au BO spécial n° 1 du 4 février 2010. Circulaire n° 2016-132 du 9 septembre 2016 : pour un acte II de la vie lycéenne. Le Foyer socio-éducatif (FSE) et la Maison des lycéens (MDL) sont des associations créées au sein des établissements publics locaux d'enseignement (EPLE). Elles ont un rôle éducatif et permettent de développer le sens des responsabilités chez les élèves. III.1 - Le FSE. Les associations de type « Foyer-Socio-Educatif » (FSE) ne subsistent que dans les collèges. Une ancienne circulaire du 25 octobre 1996 définit leur but : « La création du foyer socio-éducatif permet d'offrir aux élèves des activités enrichissantes, relevant de champs d'intérêt divers, de les faire intervenir dans les décisions, dans l'organisation des activités, dans le fonctionnement et la gestion même de l'association. Il s'agit, en amenant les élèves à être pleinement partie prenante de la vie du foyer socio-éducatif, de favoriser le développement du sens de la responsabilité et du jugement. L'action du foyer socio-éducatif s'inscrit ainsi dans le projet d'éducation à la citoyenneté ». A noter que dans certains collèges le FSE a adapté ses statuts et est devenu la Maison des collégiens (MDC) pour se rapprocher du Conseil de la vie collégienne et « moderniser » son action. Un exemple de convention FSE / EPLE figure en-tête de cette page. Ce document pouvant bien entendu être adapté et servir pour d’autres types d’associations. III.2 - La MDL ou MDLE. Un document de présentation de la MDL. Tous les lycées doivent être dotés d'une Maison des lycéens qui se substitue au foyer socioéducatif (FSE) et hérite de l'ensemble de ses actifs. Dans le cas contraire, le chef d'établissement prendra toute initiative de nature à permettre de respecter les termes de la circulaire n° 2010-009 du 29 janvier 2010, notamment en encourageant les élèves à constituer une association et en proposant au conseil d'administration de l'EPLE d'accompagner le dissolution du FSE et la dévolution de ses actifs à la Maison des lycéens en création. Il est rappelé que le conseil d'administration de la Maison des lycéens doit être composé exclusivement de lycéens, le support des adultes, toujours nécessaire, ne doit en aucun cas prendre la forme d'une présence statutaire au sein de l'association. La Maison des lycéens (MDL), Maison des lycéens et des étudiants (MDLE) si l’établissement accueille des post-bac, est un outil au service des lycéens. Elle aide au développement de la vie culturelle au lycée et donne aux élèves l'occasion de s'engager dans des projets, de faire l'apprentissage de leur autonomie et de prendre des responsabilités importantes. Elle se substitue aux foyers socio-éducatifs qui pourraient encore exister. La Maison des lycéens est une association qui rassemble les élèves souhaitant s'engager dans des actions citoyennes et prendre des responsabilités au sein de l'établissement dans les domaines culturel, artistique, sportif et humanitaire. Elle peut développer (avec l’accord du chef d’établissement) l'organisation d'activités générant des rentrées de fonds pour favoriser la vie de l'association : fête de fin d'année, dîner de l'association des anciens élèves, gestion d'une cafétéria pour les élèves, etc. Elle peut aussi organiser des débats portant sur les questions d'actualité qui présentent un caractère d'intérêt général, dans le respect de la diversité des opinions et des principes fondamentaux du service public d'éducation. Les conseillers principaux d'éducation (CPE) ou, éventuellement, tout autre membre de la communauté éducative de l'établissement, sont associés au fonctionnement ou à l'organisation de la MDL. Il est souhaitable que la Maison des lycéens fonctionne en relation étroite avec le conseil de la vie lycéenne. La circulaire n°2016-132 du 9 septembre 2016 « Pour un acte II de la vie lycéenne » a détaillé une série de mesures destinées à favoriser le développement effectif de la vie lycéenne sur le terrain, en s'appuyant sur la mobilisation des chefs d'établissement et des élèves. IV - L’association sportive . Circulaire n° 2010-125 du 18-8-2010. L’association sportive (article L552 du code de l’Education) de l’EPLE est une émanation de la fédération UNSS mais elle est juridiquement autonome et il convient de toujours garder à l’esprit dans ses relations avec l’EPLE qu’il s’agit d’une association loi 1901 de droit privé, indépendante de l’établissement même si le chef d’établissement en est le président de droit. Les relations juridiques ou financières entre l’EPLE et l’AS ne doivent jamais perdre de vue qu’il s’agit de deux entités juridiques autonomes, soumises à des règles de droit différentes et ayant chacune des impératifs au niveau responsabilité, assurance et financier. Le comptable notamment devra être attentif à ne pas payer de factures pour une association privée. Même si l’Association Sportive doit obligatoirement exister dans tout EPLE (article L552-2 du code de l'éducation), et que ses activités sont partie intégrante de l'enseignement d'EPS, il faut garder à l’esprit que les activités de l’AS ne sont pas des activités pédagogiques de l’EPLE mais des activités d’une association. Ainsi, et à titre d’exemple : - Les déplacements de l’AS doivent être pris en charge par l’association et l’UNSS, qu’il s’agissent des déplacements du mercredi ou de compétitions nationales ; cependant une subvention soumise au CA peut être octroyée par l’EPLE à l’AS (retranscrite en ALO, pas en AP). - En aucun cas le comptable ne peut payer une facture indiscutablement pour le compte de l’AS, surtout si elle est libellée au nom de l’association. - L’AS doit signer ses propres conventions pour l’utilisation des équipements municipaux. - Une subvention municipale pour l’AS ne peut transiter par la comptabilité de l’EPLE. - L’AS doit avoir sa propre assurance, son propre compte bancaire. - Une convention, similaire à celle du FSE / MDL doit régir les conditions d’hébergement et activités de l’AS au sein de l’EPLE. - Bien différencier les sorties et voyages qui relèvent de l’EPLE et celles qui sont du domaine unique de l’association ; que ce soit au niveau de la responsabilité, de la participation des participants, de l’encadrement, des aides sociales et du budget. Aucun risque de confusion ne doit exister. Et pour être complet une question-réponse sur le sujet de la juridiction compétente pour les associations sportives d’EPLE : Un recours contre une exclusion de l'association sportive d'un EPLE doit-il être porté devant quelle juridiction ? Réponse : la juridiction judiciaire. La Cour d'appel de Paris a confirmé la personnalité morale propre de droit privé de l'association sportive, en considérant, le 2 février 2006 : d'une part que [même] « si le chef de l'établissement est le président du comité directeur qui administre l'association, laquelle est animée par les enseignants d'éducation physique de l'établissement, il ressort des statuts de l'association que ce comité comprend pour un tiers des parents d'élèves et pour un autre tiers des élèves ; que, dans ces conditions, l'association sportive du collège Condorcet ne peut être regardée comme un simple service du collège ou comme n'ayant pas d'existence distincte par rapport à cet établissement" ; d'autre part que "les associations sportives des établissements sont, ainsi qu'il a été dit ci-dessus, des personnes morales de droit privé associées à l'exécution d'un service public et qu'ainsi les recours engagés contre les décisions prises par elles ne relèvent de la compétence du juge administratif qu'à la condition que ces décisions procèdent de l'exercice d'une prérogative de puissance publique ; que la décision du 30 janvier 2004, par laquelle le comité directeur de l'association sportive du collège Condorcet a prononcé l'exclusion de l'association de Y X pour le reste de l'année scolaire 2003-2004, qui n'a pas été prise dans le cadre de la participation de l'élève à une compétition sportive, relève du pouvoir disciplinaire inhérent à l'organisation de toute association ; que, dès lors, cette décision ne procède pas de l'exercice de prérogative de puissance publique . ». V - Autres associations. D'autres associations ont souvent leur siège dans l'établissement. Leur existence n'est pas obligatoire. Comme toute association, elles doivent établir un bilan d'activités et un bilan financier qui seront présentés au conseil d'administration (CA) de l'établissement. Parmi elles : - les autres associations de lycéens ou d'étudiants (type association de BTS) ; - les associations de sciences et technologies de la santé et du social ; - les associations d'anciens élèves ; - l'amicale des personnels ; - les coopératives scolaires, qui se rencontrent majoritairement dans les écoles, mais que certains collèges font toujours fonctionner : voir la circulaire n°2008-095 du 23 juillet 2008. A noter que les associations de parents d’élèves ne peuvent pas avoir leur siège social dans un EPLE mais peuvent utiliser leurs locaux. La circulaire n°2006-137 du 25 août 2006 précise les modalités d'application du décret du 28 juillet 2006 relatif aux parents d'élèves, aux associations de parents d'élèves et aux représentants des parents d'élèves. Elle indique notamment : « une association de parents d'élèves ne peut fixer son siège social dans un local scolaire. Néanmoins, la présence régulière dans l'enceinte scolaire d'une association de parents d'élèves peut s'avérer très utile et s'inscrire dans le prolongement de l'action éducative. Dès lors, en fonction des possibilités, le directeur de l'école, avec l'accord du maire de la commune, ou le chef d'établissement, après autorisation du conseil d'administration de l'établissement, peut mettre à sa disposition un local, de manière temporaire. La souscription d'une assurance par l'association de parents d'élèves est recommandée. Par ailleurs, si cela est matériellement possible et selon les mêmes procédures, une salle peut être mise en permanence à la disposition des parents d'élèves et ouverte aux associations de parents d'élèves ». Sur les associations de parents d’élèves voir aussi la fiche EDUSCOL.