Op@le : documentations Consulter ce site Tribu dédié aux échanges de pratiques et de documents budgétaires et comptables. Et notamment le pas à pas des formations Opale de l’académie d’Orléans-Tours. Début juillet 2023 Nicolas a réalisé une synthése avec des tas de documentset, entre autres, le «kit de survie» de l’académie de Reims. Vous trouverez ci-dessous son article : Nota : cet article est également disponible sur ‘ Intendance Zone ». Cet article est exceptionnellement long, et mérite un petit sommaire. 1. Introduction 2. La prise en main laborieuse d’Op@le 3. Des avertissements 4. Les remerciements, c’est important 5. Un vœu : partagez vous aussi vos ressources pour Op@le ici ou ailleurs 6. Le prérequis : utilisez et lisez les ressources officielles pour la bascule de GFC vers Op@le 7. Les ressources de l’académie de Grenoble 8. Le kit de survie Arber Gjoni de l’académie de Reims 9. Les fiches de Stéphanie BAZIN 10. Des ressources complémentaires 11. Un début de CIC avec Op@le 1. Introduction. Il y a plusieurs angles à traiter dans cette conduite du changement, et la question de l’apprentissage n’est qu’une partie du déploiement d’Op@le. L’intérêt de mettre en œuvre ce nouveau venu est aussi d’ajuster nos représentations de l’organisation financière et comptable dans les bahuts. Et, partant de là, déterminer quels sont les changements à effectuer. C’est facile à dire et pas toujours à faire, car cela nécessite du temps et de disponibilité intellectuelle, deux ressources quasi inexistantes dans nos quotidiens. Néanmoins cette phase initiale de réflexion et de questionnement est indispensable, fertile, et fait émerger des pistes pour concrétiser des plans d’action que nous avons déjà souvent en tête mais dont nous n’avons pas toujours la possibilité de mettre en œuvre. Et de ce point de vue, le déploiement d’Op@le est une sacrée opportunité dont on aurait bien tort de ne pas se saisir ! Cf l’article de Catherine FAJEAU sur le sujet dans AJI : «Le passage à Op@le, et si c’était l’occasion de revoir nos fondamentaux ?» Une des clé de la réussite du changement, c’est aussi de bien se préparer et pour cela rien de mieux que le plan d’action proposé par nos émérites collègues de Grenoble. 2. Op@le, une prise en main parfois laborieuse. Sur la partie pratico-pratique, il s’avère que la prise en main d’Op@le est assez laborieuse, pour plusieurs raisons : 1. Nous étions nombreux à penser que GFC était en quelque sorte un décalque de la réglementation financière et comptable. Or il n’en est rien, et sur ce plan Op@le remet « l’église au milieu du village ». Et si nous ne prenons pas le temps d’interroger nos "certitudes" issues de GFC ou du fameux "on a toujours fait comme ça", il y a un risque important d’être déboussolé. 1. Nous sommes pour la plupart formatés par GFC depuis des lustres, et nous avons optimisé notre quotidien d’activité ultra-dense afin que cet outil nous prenne le minimum de temps. Dans ce cadre, appréhender un nouvel environnement est forcément pénible. 1. De l’avis de la majorité des utilisateurs d’Op@le, l’ergonomie est plutôt dense au départ, peu intuitive, et les premiers pas peuvent ressembler à un chemin au milieu de la savane, ou un jeu de pistes selon son tempérament. Ce sentiment peut-être décuplé si on ne s’organise pas un minimum afin de disposer des ressources existantes. Les ressources officielles sont indispensables notamment pour appréhender la logique d’Op@le qui est conforme à la réglementation financière et comptable (qu’on se le dise !). Mais ces ressources ne sont pas toujours suffisantes. Sur certains points elles méritent d’être détaillées et parfois le support officiel n’est pas celui avec lequel on a le plus d’appétence. Même si on peut très bien déployer Op@le uniquement avec ces ressources, et je parle en connaissance de cause. Le parcours M@gistère, mis à disposition de tout "entrant" dans Op@le, est assez dense et traite les cas les plus variés, ce qui ne le rend pas toujours très pratique au quotidien. C’est une des raisons pour laquelle plusieurs collègues ont produit de nouvelles ressources, concentrées sur ce qui constitue l’essentiel de notre activité quotidienne, c’est à dire des engagements et des mise en paiement de factures. Les formations et les ressources officielles sont donc bien présentes et solides. Reste que notre charge mentale quotidienne fait que nous n’avons pas toujours la disponibilité pour tout retenir, et que selon son profil on se retrouve plus facilement dans un diaporama classique et professionnel, un tutoriel vidéo, une fiche thématique ou un manuel condensé. 3. Avertissements. L’objet de cet article est donc de présenter, à la date de juillet 2023, les ressources conçues par les premières vagues d’op@liennes et d’op@liens qui ont suffisamment cheminé dans l’application afin d’être en mesure de produire des supports, partagés gracieusement avec la communauté des utilisateurs d’Op@le. Cela va sans dire et cela va mieux en le disant, ces supports n’engagent personne quant à leur utilisation, ni leurs auteurs, ni les sites qui les diffusent. Ce sont des supports conçus à un instant t avec un risque d’erreur. Par ailleurs, l’application évoluant au fil du temps, certaines informations peuvent être obsolètes. Ce point est important : le logiciel évolu et je rappelle que cet article date de juillet 2023 ! Cela a été dit plus haut, ces ressources ne remplacent pas le solide dispositif de ressources officielles mais le complètent ou le simplifient sur certains points. Et vous ne pouvez pas faire l’économie d’une lecture attentive de cette documentation mise à disposition pour le déploiement. La seule documentation officielle reste celle de M@gistere . Et, en basculant sur Op@le, vous avez accès à un parcours de formation et une base documentaire complète. Dans le cas où vous n’auriez pas accès à ce parcours, rapprochez vous de votre adjoint gestionnaire, de votre agent comptable, d’un pilote Op@le de votre académie, d’un correspondant identifié à l’académie, de la DSI via un ticket sur le portail SIECLE, bref par tous les moyens, exigez l’accès à cette base documentaire. L’autre base de ressources officielles est celle diffusée sur le portail MF2. Cette documentation doit être consultée et lue au moins une fois. Les rappels métiers sont justes indispensables et le formidable travail des collègues de la DAF n’est pas assez consulté. On ne peut que conseiller à toutes et à tous de regarder les videos, de prendre connaissance du kit de bascule et des fiches métiers. Le présent article a pour objet de recenser les ressources les plus connues et les plus visibles. Mais, il ne saurait être exhaustif tant les outils ’maison’ qui circulent sont nombreux. Il n’est que la partie émergée de formidable iceberg du partage des compétences et de la solidarité qui existent dans notre profession. Dernier point, les premiers pas dans Op@le seront très largement facilités par des classiques qui ont fait leur preuve : le calme, la détermination, la méthode et le fameux coup de fil aux collègues qui sont d’une vague précédente ou plus avancés. Cela va sans dire et cela va mieux en le disant, évitez les manipulations et les validations hasardeuses dans Op@le, et ne laissez pas les situations sans les traiter car, petit rappel, en comptabilité, tout se paie un jour ou l’autre ... et parfois au moment du compte financier. 4. Remerciements. Un immense merci aux auteurs de ces supports pour leur travail exceptionnel, leur démarche édifiante et parfois salvatrice pour les collègues. Car oui, on peut légitimement se retrouver en difficulté avec la prise en main d’Op@le qui déstabilise lorsqu’on a été formaté par pendant des années par GFC. Oui, les mutations professionnelles en cours font qu’on peut tout aussi légitimement ne pas avoir le ressort afin de se lancer dans le travail un peu fastidieux de l’apprentissage d’une nouvelle application aussi impactante dans nos vies d’adjoint.e.s gestionnaires et d’agent.e.s comptables. Pour ces raisons, et plein d’autres, pouvoir bénéficier du travail, de l’expérience, des pilotes et de celles et ceux qui ont pris de leur temps pour partager leurs découvertes et leurs outils et juste une chance incroyable. D’autant et cela mérite d’être souligné, tous les collègues ont immédiatement accepté que leur production soit partagée ici-même ! 5. Un vœu tout sauf pieux. Impossible d’être exhaustif tant les initiatives et les supports sont nombreux ! Un vœu néanmoins : que les collègues qui lisent cet article et qui, soit ont produit eux-mêmes leur propre support, soit utilisent un document qu’un·e collègue a mis à disposition, nous fassent signe afin qu’on puisse ajouter le dit support à cet article. 6. Les préalables indispensables : les ressources fournies lors de la bascule sur Op@le. Les outils fournis par l’institution ne sont probablement pas parfaits, mais ils sont bien faits et constituent un prérequis que vous ne pouvez pas ignorer. Si vous voulez que le parcours de quelques semaines pour la mise en place d’Op@le se passe bien, vous ne devez pas commencer par sauter la case départ. De tous l’avis de toutes les vagues de déploiement, il n’est pas question d’envisager de se passer du parcours officiel : Magistere et kit de bascule notamment. Les ressources officielles ci-dessous sont accessibles à partir du moment où vous serez authentifié sur l’espace Tribu. Pour cela il existe deux méthodes : authentification via votre portail SIECLE académique dans la rubrique Intranet, Référentiels et Outils, cliquer sur Tribu ou alors directement en cliquant sur ce lien Ne reculez pas devant ce petit effort de l’authentification, car le résultat en vaut la peine. Trois incontournables : • le kit de bascule • le mode opératoire du kit de bascule (le même en PDF ) • Le GPS qui vous permet de vous y retrouver dans toute la documentation officielle. J’ajoute les vidéos qui aident à comprendre l’univers étrange et parfois déstabilisant dans lequel on se retrouve plongé au moment de la bascule sur Op@le • C’est quoi un PGI ? • Le nouveau plan comptable • Les droits constatés sous Op@le 7. Les incroyables ressources des Grenobloises. Isabelle et Sylvie sont parmi les initiatrices de ce mouvement de partage de ressources concernant le déploiement d’Op@le. Impossible de résister au plaisir de partager le proverbe africain qui figure au frontispice de l’espace Tribu conçu par ces super collègues. Proverbe qui illustre à la fois leur état d’esprit, et la manière d’aborder nos difficultés si nous voulons avancer solidement : Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. Pour accéder à l’espace Tribu de Sylvie MENARD, c’est ici , l’authentification par le portail académique est nécessaire. L’espace DiGiPad d’Isabelle CHAMBRIER regroupe aussi une quantité de ressources d’origine différentes pour utiliser Op@le. Ce sont deux espaces de mutualisation en soit et les ressources qu’ils contiennent sont justes indispensables et... très bien réalisées ! Il y a deux entrées : • les tutoriels de prise en main pour la sphère ordonnateur • les tutoriels de prise en main pour la sphère comptable 8. Le kit de survie d’Arber GJONI : un MUST-HAVE. Un collègue adjoint gestionnaire de l’académie de Reims a conçu un diaporama professionnel qui porte très bien son nom, et permet à tout débutant en sphère ordonnateur de disposer d’un vadémécum prêt à l’emploi, que l’on peut garder sous la main en permanence. Le type de ressource dont on rêve, eh bien un collègue l’a fait ! Kit de survie Op@le 2.0 Auteur : Arber Gjoni de l’académie de Reims 9. Les fiches de Stéphanie BAZIN. Cette collègue de la région parisienne a été aussi dans les pionnières sur la production de ressources pour la profession et les futurs collègues sous Op@le. Elle met gentiment et comme les autres sa production à notre disposition. Ci-dessous le sommaire. • Annulation EJ après service fait • Annulation EJ avant service fait • Bourses Prébac et Opale • Changer tiers sur pièce comptable • Constatation service fait • Création article-domaine • Création de tiers • Création et validation EJ • DAO via agent comptable • DBM info • DBM vote • Décision ordonnateur – DO • Demande de paiement pour ordre • Demande de paiement • Dépense directe sans EJ • Dépense immobilisée • Encaissement chèques mandataire avant émission titre recette • Encaissement espèces mandataire avant émission titre recette • Encaissement par agent comptable ou mandataire après émission titre recette • Fonds social • Impression situation dépenses et recettes engagées • Liste articles locaux-nationaux dépenses • Liste articles nationaux recettes • MAJ fonds de roulement • Opération-SRH-QF-RIF • Pré SAS avec Chorus Pro • Recherche facture devis bon de livraison après paiement d’un fournisseur • Réduction de recette • Régénération fichier SEPA • Régie d’avances • Régies de recettes • Régularisation dépenses sur exercice courant • Réimputations • Rejet demande de paiement par AC • Reprise bilans entrée • Reversement avec EJ : avoir • Titre de recette suite encaissement au comptant • Titre de recette sur subvention-droits constatés • Titre de recette sortie-voyage scolaire Ces fiches sont disponibles à la page précédente de ce site. 10. Guide d’ Isabelle Chambrier. Guide simplifié des opérations quotidiennes ; compta générale Opale. 11. D’autres ressources à consulter sans modération. Les sites indispensables : - Le site institutionnel de Jean-Marie MONCHAMBERT. Incroyablement riche et consacré à la gestion financière et comptable en EPLE, ne vous laissez pas rebuter par l’ergonomie un peu touffue, ces pages sont pleines de bibles plus précieuses les unes que les autres, et notamment pour Op@le : • comment se préparer à Op@le • les repères pour Op@le - Encore et toujours AJI. Avec des articles indispensables à lire : sur le récit du déploiement d’Op@le par un collègue comptable de l’académie de Lille ou l’interview des désormais célèbres collègues V1 de Muret Rappel : pour consulter les articles d’AJI, il faut se connecter au préalable. Le compte est créé grâce à votre numéro RNE/UAI. Et pour s’authentifier, c’est là - Les pages de Pléiade. Celles concernant la modernisation financière Soit dit en passant un site extrêmement riche et intéressant, à explorer sans modération. - Et last but not least : le forum des gestionnaires sur lequel vous pouvez venir poser vos questions et trouver quantité de réponses déjà apportées ! 12. Documentation Opale de l’académie d’Orléans-Tours sur Tribu. Un pas à pas des formations Opale de l’académie d’Orléans-Tours. 13. Documentation Opale d’Arber Gjorni de l’académie de Reims. Le site où le collègue met ses documents à disposition.