A - Les principes budgétaires I - Généralités. La page du site de l’IH2EF. Le budget est un acte administratif et politique qui retrace les objectifs de l’EPLE fixés notamment par le projet d’établissement et par la convention signée avec la collectivité territoriale de rattachement (CTR), ainsi qu’un acte financier. Conformément à l’article 7 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, le budget d’un établissement public local d‘enseignement est l'acte par lequel sont prévues et autorisées les dépenses et les recettes d’un exercice. Conformément aux dispositions de l’ article R421-59 du code de l’éducation : « Le projet de budget est préparé par le chef d'établissement ». Dans les faits la préparation du budget est confiée à l’adjoint-gestionnaire sous l’autorité de l’ordonnateur. Le budget doit être soumis au vote du conseil d'administration et adopté en équilibre réel dans le délai de trente jours suivant la notification de la participation de la collectivité territoriale de rattachement. Il est transmis à la collectivité de rattachement ainsi qu'à l'autorité académique dans les cinq jours suivant le vote. Il devient exécutoire dans un délai de trente jours à compter de la dernière date de réception des trois autorités mentionnées ci-dessus. Le budget des établissements publics locaux d’enseignement est soumis aux grands principes généraux du droit budgétaire prévus à la fois par la loi organique relative aux lois de finances et par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 – annualité, unité, universalité, spécialité – destinés à garantir l’équilibre et la sincérité du budget. II - Les règles budgétaires. Annualité. L'année budgétaire et l'exercice comptable commencent le 1er janvier et s'achèvent le 31 décembre. La durée de l'exercice budgétaire peut toutefois être réduite en cas de création ou de suppression de l'établissement en cours d'année civile. Le respect de l’annualité budgétaire implique que tous les droits acquis au cours d'un exercice fassent l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet exercice, et que toutes les dépenses soient liquidées et ordonnancées au cours de l'exercice auquel elles se rattachent. Unité. Le budget doit englober la totalité des dépenses et des recettes de l’établissement. Il s’agit d’une règle de sincérité permettant de juger de l’équilibre de l’ensemble des dépenses et des recettes et de conserver au document budgétaire sa valeur d’autorisation. Universalité. L’universalité signifie que le budget doit décrire l’intégralité des produits et des charges, sans compensation entre les recettes et les dépenses. Il comporte deux aspects : la non-contraction entre les recettes et les dépenses et la non-affectation des recettes. - Le principe de l’universalité interdit la contraction entre les dépenses et les recettes, sauf certaines exceptions (escomptes, rabais, pénalités dans le cadre d’un marché public, etc…). - Le principe de l’universalité budgétaire interdit l’affectation des recettes aux dépenses ; c’est-à-dire que toutes les recettes doivent être indistinctement affectées à la couverture de l’ensemble des dépenses inscrites au budget. Ce principe connaît toutefois une exception : les ressources sous condition d’emploi. Conformément à l’article R421-66 du code de l’éducation, les produits attribués à l'établissement avec une destination déterminée ou sous condition d’emploi doivent conserver leur affectation (on utilise généralement le terme de subvention affectées). Equilibre. Conformément à l’article L421-11.c) du code de l’éducation, le budget de l’EPLE est adopté en équilibre réel. Cette notion recouvre deux aspects : L’équilibre est réalisé, lorsqu’à défaut de dégager une capacité d’autofinancement, le besoin d’autofinancement est couvert par le fonds de roulement de l’établissement ; Les recettes et les dépenses de l’établissement doivent être évaluées de façon sincère, c'est-à-dire qu'elles doivent avoir fait l'objet d'une évaluation excluant toute majoration ou minoration fictive. Sincérité. Les dépenses et les recettes doivent être sincèrement évaluées. Trois écueils à éviter dans le respect de la sincérité budgétaire : - Gonfler artificiellement certaines prévisions de recettes de manière à ouvrir corrélativement des crédits (masses budgétaires plus importantes, budget plus facile à faire voter), - Sous-évaluer volontairement certaines recettes ou surestimer certaines dépenses, - Reprendre le budget de l’année en cours et majorer chaque poste budgétaire du pourcentage d’augmentation de la subvention. Spécificité des crédits et limitation par chapitre. Les crédits ouverts au budget d'un exercice à chaque service ne peuvent être affectés à d'autres services. Le service correspond à l'unité de prévision budgétaire sur laquelle se prononce le conseil d'administration. Toute modification du montant d’un service implique donc une décision budgétaire modificative soumise au vote du conseil d’administration et adoptée selon les règles précisées à l’article R421-60 du code de l’éducation. III - Construction budgétaire. Le CA adopte les tarifs des ventes des produits et des prestations de service réalisés par l'établissement (objets confectionnés, remboursements divers, photocopies pour les classes préparatoires aux grandes écoles, …). Selon l’article R421-59 du Code de l’éducation le projet de budget est préparé par le chef d'établissement. Il doit être soumis au vote du conseil d'administration et adopté en équilibre réel dans le délai de trente jours suivant la notification de la participation (Dotation Globale de Fonctionnement : DGF) de la collectivité territoriale de rattachement. Cette notification doit être faite avant le 1 novembre. Le chef d’établissement envoie un accusé de réception de cette notification qui déclenche le délai de 30 jours durant lequel le budget doit être présenté au conseil d'administration. La date limite de présentation du budget est donc théoriquement le 1 décembre. Le projet de budget est préparé par le gestionnaire dans le respect des directives du chef d'établissement et en fonction à la fois des orientations fixées par la collectivité de rattachement, des moyens financiers notifiés, des contrats d’objectifs signés avec l’autorité académique et du projet d’établissement adopté par le conseil d’administration. Compte tenu des éventuelles vacances scolaires intervenant durant cette période et du délai de convocation du CA il est important, notamment pour les nouveaux gestionnaires, d’anticiper la réflexion sur ce budget sans attendre forcément la notification de la DGF. Ceci afin, notamment, de s’informer sur les orientations pédagogiques de l’EPLE pour l’exercice suivant, les voyages scolaires envisagés ou programmés et d’étudier la situation financière du budget en vigueur afin de voir les modifications à apporter pour le suivant. La transmission du budget en préparation au comptable pour avis et conseil est une précaution parfois utile. Les paramètres à connaître : - le nombre d’élèves par catégorie. - le nombre de commensaux : statistiques des années précédentes adaptées si des éléments nouveaux interviennent. III.1 - Cas particulier du service de restauration et d’hébergement (SRH). Depuis le décret d'application du 29 juin 2006, dans le cadre du transfert de compétences instauré par la loi du 13 août 2004, il appartient à la collectivité de rattachement de fixer le prix des prestations du SRH ainsi que les modalités de fonctionnement de ce service. Les différentes contributions et les éventuels reversements dus par les élèves et les commensaux (charges communes, fonds commun des services hébergement, participation aux charges de personnels), sont fixés par la collectivité territoriale de rattachement. Ils devront être prévus dans le cadre d’une convention signée par l’établissement et la CTR. A défaut d’indications précises données par la collectivité de rattachement concernant les contributions, les modalités seront arrêtées par le conseil d’administration. L’acte de la CT ou du CA servant de pièce justificative pour les mandats et ordres de recette concernés. III.2 - Détermination des produits. DGF : Dotation globale d’équipement et de fonctionnement de la collectivité territoriale de rattachement (Conseil régional et Conseil général) : elle doit couvrir les besoins de fonctionnement de l'EPLE. Subventions de l’Etat, de la collectivité ou d’autres organismes : La collectivité territoriale de rattachement (CTR) peut allouer à côté de la DGF des subventions spécifiques d’investissement et de fonctionnement, par exemple pour des travaux relevant du propriétaire. Les montants seront alors retranscris en recettes et en dépenses identifiées dans le service budgétaire concerné. Certaines communes ou groupement accordent également des subventions. Sauf exception (bourses par exemple), les subventions de l’Etat prennent désormais la forme des crédits globalisés rectoraux. La difficulté pour la prise en compte dans le budget de ces recettes tient au fait que ces crédits globalisés destinés à financer notamment les manuels scolaires, les droits de reprographie, les carnets de correspondance, les actions pédagogiques diverses, les fonds sociaux, etc…. ne sont généralement notifiés aux établissements qu’en cours d’année scolaire, et donc que leur montant n’est pas connu lors de l’élaboration budgétaire. Mais le budget étant un acte de prévision qui doit retracer toutes les recettes et dépenses prévisibles, y compris celles qui seront financées sur des ressources spécifiques, il est nécessaire d’inscrire au budget initial une estimation de ces produits qui pourra toujours être modifiée ultérieurement en cours d’exercice lors de la notification des enveloppes globalisées. Pour la fixation des montants à inscrire au budget on peut se baser sur les dotations reçues durant l’exercice, les reliquats disponibles à la date de travail et les montants apparaissant dans la situation des dépenses engagées ou au compte financier. Un EPLE peut également recevoir des subventions d’autres organismes, comme par exemple dans le cadre du programme ERASMUS+. Ressources propres ou spécifiques : Il s’agit de ressources spécifiques à l’établissement qui proviennent de son activité ou de sa spécificité. On peut notamment citer : - Les prestations de service : vente de produits résiduels, objets confectionnés, location de locaux, loyers des COP, divers remboursements, etc… Ces ressources sont estimées d’après les chiffres apparaissant aux comptes financiers des exercices précédents ou d’après les conventions en vigueur. - La taxe d’apprentissage (ou CUFPA) si l’établissement est habilité à la recevoir. - Les contributions éventuelles entre services de l’établissement ou budgets annexes (en mode GFC uniquement). Sur ce point voir la fiche IV-2 sur la gestion budgétaire du SRH. - Les contributions d'autres services (formation continue, cité scolaire, groupement d’agence comptable). - Les prélèvements sur le fond de roulement. - Les recettes liées au service de restauration et d’hébergement (SRH) ; notamment les hébergements et demi-pensions des élèves, hébergements des divers commensaux, prestations de repas... III.3 - Détermination des charges. Le budget d’un EPLE est détaillé dans la page suivante de ce site. Ce budget doit financer un certain nombre de charges que l’on devra répartir entre divers services généraux et, le cas échéant, des services spéciaux et des budgets annexes. On peut classer les charges de manière schématique en diverses catégories : III.3.1 - Charges propres au service de restauration et d’hébergement (SRH). Le SRH peut être géré en service spécial ou budget annexe ; même si ce derier cas est rarissime. Par convention la collectivité de rattachement peut donner des indications concernant les modalités d’évaluations des charges relatives au SRH. III.3.2 - Charges de fonctionnement. - Viabilisation : chauffage, eau gaz, électricité, fuel…. Poste de dépenses le plus important, après la restauration. Il faut tenir compte des éventuelles modifications de locaux ou de structures. Méthode possible de calcul : consommation moyenne des trois dernières années à multiplier au coût unitaire actualisé. - Entretien. Il s’agit de faire face à l’ensemble des contrats du service général (chaufferie, extincteurs, installations électriques, monte-charge etc.), la maintenance des matériels, l’acquisition de petit matériel d’entretien, l’entretien locatif. A terme un Etat des Marchés Contrats et Conventions (EMCC) permettra d’identifier les différents contrats et conventions. - Charges générales. Il s’agit de l’ensemble des charges concernant notamment : les carburants (tondeuses, véhicules de service), les dépenses administratives, les produits d’entretien (nettoyage des locaux), les dépenses d’infirmerie, les frais d’affranchissement et de télécommunications, les réceptions, les honoraires, le petit mobilier, le blanchissage, etc. III.3.3 - Dépenses pédagogiques. Il s’agit essentiellement de prévoir les fournitures pédagogiques nécessaires au fonctionnement des différentes disciplines de l’enseignement général et du CDI, ainsi que l’entretien du matériel pédagogique et les transports scolaires (sorties pédagogiques). Sur le service AP (Activités Pédagogiques) on trouve également les voyages scolaires et les dépenses de l’enseignement professionnel et technique, les frais liès aux stages en entreprise, etc… Dépenses pédagogiques sur crédits spécifiques : il s’agit de dépenses pédagogiques sur crédits spécifiques (ex. Manuels, Droits d’auteur et de reproduction). III.3.4 - Les services spéciaux. Ils sont utilisés lorsqu’il convient d’identifier et de suivre budgétairement un service de l’établissement avec financement affecté ou spécifique. Des services spéciaux sont créés chaque fois qu’il est nécessaire d’isoler des dépenses et des recettes du fonctionnement général de l’établissement public local d’enseignement. Le service spécial des bourses nationales (service non doté de réserves) et le service de restauration et hébergement (service doté de réserves) seront, le cas échéant, créés dans chaque établissement. D’autres services pourront être créés afin de gérer des services mutualisés (exemple : mutualisation des paies, groupement d’achat…). III.3.5 - Dépenses en capital. Il est possible, voir même souhaitable, de prévoir un prélèvement sur les réserves en établissant le budget ; les demandes de matériels d’une valeur supérieure à 800 € HT pourront ainsi être satisfaites dès que le budget sera exécutoire. Cela peut s’avérer utile en cas de nécessité de remplacement urgent d’un matériel indispensable sans attendre le délai nécessaire pour une DBM 3. III.4 - Dates limites. Avant le 1er novembre : notification de la subvention par la collectivité de rattachement. Trente jours après notification : vote du conseil d’administration et transmission dans les 5 jours aux autorités compétentes. Le budget devient exécutoire de plein droit 30 jours après la date du dernier avis de réception. IV - Adoption du budget. Le chef d'établissement présente au conseil d'administration le projet de budget. Le budget est présenté par services qui sont l’unité de vote. Toutefois des éléments de détail par domaines et activités permettront d’éclairer le CA sur la destination de la dépense et l’origine des ressources de l’établissement. S’ils existent, les projets de budgets annexes sont également soumis, par le chef d'établissement, au vote du conseil d'administration. Modalités d’adoption du budget, présentation pour vote et transmission au conseil d'administration : - convocation 10 jours avant la date de réunion et transmission des documents nécessaires à la préparation des délibérations par les membres du CA. - nécessité du quorum qui s’apprécie en début de séance. - si pas de quorum : 2ème réunion entre 8 et 15 jours (3 jours si urgence) ; le quorum, dans ce cas, n’est plus nécessaire. Vote : Pour ou contre, à la majorité des suffrages exprimés (les abstentions ne comptent pas). En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante. V - Caractère exécutoire du budget. Le budget devient exécutoire dans un délai de trente jours à compter de la dernière date de réception par les autorités de contrôle, sauf si la collectivité de rattachement ou le recteur d'académie a fait connaître son désaccord motivé sur le budget, ou si le budget n’est pas adopté dans les trente jours suivant la notification de la participation de la collectivité de rattachement. Il peut, dans ce cas s’agir soit d’une absence de vote, soit d’un vote négatif du conseil d’administration. Dans ce cadre l’article L421-11 du Code de l’éducation prévoit les conditions de mise en œuvre et les délais de la procédure dite de « règlement conjoint ». Le budget est alors élaboré conjointement par l’autorité académique et la collectivité de rattachement. Il devient exécutoire dès sa transmission au représentant de l’Etat. A défaut d'accord entre les deux autorités dans le délai de deux mois à compter de la réception du budget, le budget est transmis au représentant de l'Etat qui le règle après avis public de la chambre régionale des comptes. Ce dernier ne peut cependant majorer la participation à la charge de la collectivité de rattachement que sous de strictes conditions. Si les deux autorités ne parviennent pas à se mettre d’accord, alors que le budget n’a pas été adopté dans les trente jours, le délai pour que le représentant de l’Etat intervienne est réduit à un mois. Lorsque l’EPLE ne dispose pas d’un budget exécutoire au 1er janvier de l’exercice, il est fait application des dispositions des articles L421-13-II et R421-61 du Code de l’éducation. Ainsi, jusqu'à ce que le budget soit exécutoire, le chef d'établissement est en droit, dès le 1er janvier de l'exercice, de mettre en recouvrement les recettes, d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente si celui- ci est inférieur ou égal au budget présenté au vote. Toutefois, exceptionnellement, et après accord de l'autorité académique et de la collectivité de rattachement, il peut tenir compte de l'incidence des mesures prises au titre de la dernière rentrée scolaire pour la détermination des crédits ouverts en fonctionnement.