Les personnels (3) VIII.6 - Responsabilité du comptable. Au 01/01/2023 il y a eu une réforme de la responsabilité pécuniaire personnelle des agents comptables (RPP) et des régisseurs. Désormais les comptables et les régisseurs relèvent de la responsabilité commune à tous les agents publics : la Responsabilité des Gestionnaires Publics ( RGP ). Cette responsabilité est détaillée dans une autre page de ce site. Concernant l’agent comptable, l’article L.131-7 du CJF confirme que « si, dans le cadre des contrôles qu'il est tenu d'effectuer, le comptable constate des irrégularités, il suspend le paiement et en informe l'ordonnateur. Ce dernier a alors la faculté d'opérer une régularisation ou de requérir par écrit le comptable public de payer. Les comptables ne sont pas responsables des opérations qu'ils ont effectuées sur réquisition régulière des ordonnateurs ». C’est l’inscription au niveau législatif de la procédure de réquisition prévue par le décret du 7 novembre 2012 (art. 38) relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Avant le 1 janvier 2023, les comptables publics étaient soumis à un régime spécifique de responsabilité : la responsabilité personnelle et pécuniaire. Ce régime dérogatoire au droit commun de la responsabilité des agents public était un régime en vertu duquel le comptable était tenu de compenser sur ses deniers personnels les conséquences d’une irrégularité affectant les comptes de l’organisme public dont il devient, au sens propre, le débiteur. VIII.7 - Audit sur place. Les agents comptables, comme les ordonnateurs ou les gestionnaires, peuvent faire l’objet de contrôle sur place de la part des inspecteurs vérificateurs des Finances ou des magistrats de la CRC. Ci-aprés deux analyses du rectorat de Lille qui donnent des indications précieuses sur les points relevés lors de ces audits : une première analyse (2012) et une autre de 2011. Un condensé des observations des audits réalisés en 2018. Une liste des documents à avoir lors d’un audit. Un diaporama sur la démarche d'audit pratiqué par les Finances présenté lors du séminaire des nouveaux agents comptables en 2012. Là aussi il;convient de garder à l’esprit que ces document datent d’avant la réforme de 2023 sur la responsabilité. VIII.8 - Devoir d’ alerte du comptable. L’ordonnance de mars 2022 sur la nouvelle Responsabilité des gestionnaires publics avec l’article L131-7 du code des juridictions financières confirme que « si, dans le cadre des contrôles qu'il est tenu d'effectuer, le comptable constate des irrégularités, il suspend le paiement et en informe l'ordonnateur. Ce dernier a alors la faculté d'opérer une régularisation ou de requérir par écrit le comptable public de payer. Les comptables ne sont pas responsables des opérations qu'ils ont effectuées sur réquisition régulière des ordonnateurs ». C’est l’inscription au niveau législatif de la procédure de réquisition prévue par le décret du 7 novembre 2012 (art. 38) relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Plus significatif, le même article L.131-7 indique que « dans les conditions prévues par décret, le comptable peut signaler à l'ordonnateur toute opération qui serait de nature à relever des infractions prévues à l'article L.131-9 » ; c’est-à-dire les infractions aux règles relatives à l'exécution des recettes et des dépenses ou à la gestion des biens de l'établissement dont il assure la comptabilité. Instruction de la DGFiP du 6 août 2010 relative au devoir d'alerte dans le secteur public local. Une étude très complète de l’académie d’Aix-Marseille sur le sujet. Abrogeant l'instruction Charasse du 10 juillet 1990, l'instruction de la DGFIP n° 10-020-M0 du 6 août 2010 explicite le sens et la portée du devoir d'alerte dans le secteur public local et rappelle que les comptables publics sont tenus de signaler à leur hiérarchie les infractions pénales et illégalités constatées dans l'exercice de leurs fonctions mais également les dérives de gestion des ordonnateurs afin de permettre une réaction plus rapide des préfets dans le cadre de leur contrôle budgétaire. L'instruction invite par ailleurs les directions départementales des finances publiques à resserrer leurs liens avec les autorités compétentes (procureurs, préfets, juridictions financières) afin de donner suite aux alertes reçues. VIII.9 - Comptable commis d’office, comptable intérimaire, etc… Voir aussi la page précédente. VIII.9.1 - Comptable commis d’office. Décret n° 2007-1276 du 27 août 2007 relatif aux comptables commis d'office pour la reddition des comptes des comptables publics et assimilés. L’ instruction du 5 octobre 2007 sur la nomination et la rétribution des commis d’office. Dans le cas où un comptable public n'a pas produit ses comptes au juge des comptes dans les délais déterminés par les textes régissant l'organisme public, national ou local, auprès duquel il est placé, un agent commis d'office peut être chargé de la production des comptes en lieu et place du comptable défaillant. L'agent commis d'office est nommé dans les mêmes conditions que celles régissant la nomination du comptable public défaillant. Cette décision est portée à la connaissance du comptable commis d'office, du comptable public défaillant et de l'organisme public. Le délai imparti au comptable commis d'office pour produire le compte de l'organisme public ne peut excéder trois mois. Toutefois, ce délai de trois mois peut être prorogé pour une durée au plus égale par l'autorité qui a nommé le comptable commis d'office, si cette autorité constate l'impossibilité de respecter le délai initialement prévu. Le comptable commis d'office perçoit une rétribution qui lui est versée par l'organisme public qui rémunère ou indemnise le comptable défaillant. VIII.9.2 - Le comptable intérimaire. Arrêté du 29 décembre 2022 relatif à l'organisation du service des comptables publics. Note du 5 avril 2023 relative à l’organisation du service des comptables publics qui compléte l’arrêté en précisant les modalités de serment, d’installation, de remise de service, d’intérim. Ses annexes avec des modèles d’imprimés. Lorsque le comptable titulaire cesse ses fonctions sans qu'un successeur ne soit installé, ou lorsqu’il est absent ou susceptible de l'être, notamment pour une durée supérieure à deux mois, il y a lieu à nomination d’un intérimaire. Les comptables intérimaires sont dispensés de la prestation de serment. En fin d'intérim, un procès-verbal contradictoire de remise de service est dressé entre l'intérimaire et le nouveau comptable titulaire, sauf lorsque l'intérimaire devient titulaire. Extrait de la M9-6(version 2015) : Un intérimaire est nommé lorsque l’intérêt du service exige qu’une fonction non pourvue d’un titulaire responsable continue à être exercée. Son installation s’effectue dans les mêmes conditions que celles de l’agent comptable en titre. Cette fonction d’intérimaire peut être confiée à un agent déjà titulaire d’un poste comptable mais aussi à un agent n’exerçant pas cette fonction. L’intérimaire exerce ses fonctions dans les mêmes conditions que l’agent comptable en titre. Il y a lieu à constitution d'un intérim notamment lorsque : - le comptable titulaire cesse ses fonctions sans que son remplaçant ait été installé ; - le comptable titulaire est absent ou susceptible de l'être pour une durée excédant deux mois ; - le comptable titulaire a des absences inférieures à deux mois dont la répétition est susceptible de porter atteinte à la continuité du service public. L’intérimaire n’est astreint ni à prestation de serment ni à constitution de garanties. La note d’avril 2023 précise les dispositions en vigueur. VIII.10 - Indemnités des comptables et gestionnaires. Au décret du 10 mars 2009 , le nouveau mode de calcul des indemnités pour les comptables et le tableau des nouveaux montants. Arrêté du 4 janvier 2008 modifié en 2009 et 2023, fixant les taux annuels des indemnités allouées aux agents comptables et gestionnaires des établissements d'enseignement. IX - Emplois fonctionnels d'agent comptable (EPCSP et CROUS). Deux décrets fixent les conditions de nomination dans les emplois d’agent comptable d’EPCSP et de CROUS. Un décret n° 2017-404 du 27 mars 2017 relatif aux emplois d'agent comptable des services des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel ; Un décret n° 2017-405 du 27 mars 2017 relatif aux emplois d'agent comptable de centre régional des œuvres universitaires et scolaires (CROUS). X - Les régisseurs . Au 01/01/2023 il y a eu une réforme de la responsabilité pécuniaire personnelle des agents comptables (RPP) et des régisseurs. Désormais les régisseurs relévent de la responsabilité commune à tous les agents publics : la Responsabilité des Gestionnaires Publics (RGP). X.1 - Généralités sur les régies. > Un ouvrage d’Aix-Marseille (01/23) sur les régies, avec des exemples d’actes. Décret n° 2020-542 du 7 mai 2020 relatif aux régies de recettes et d'avances instituées auprès des établissements publics locaux d'enseignement. Ce décret est complété par l’ arrêté du 13 août 2020 qui abroge l’arrêté du 11 octobre 1993. Un fichier PDF où le nouveau décret est repris intégralement avec les dispositions applicables du décret du 26 juillet 2019 qui sont reproduites. Un document de la DAF suite à l’arrêté d’août 2020. Voir aussi sur une autre page du site la problématique du dépot de fonds à La Poste. Le texte pour les EPLE : l’ instruction codificatrice n° 05-42-M9-R du 30/09/2005 sur les régies de recettes et d’avances des EPLE. Il doit cependant être lu en prenant en compte les dispositions de l’ arrêté du 13 août 2020 qui prévalent sur l’instruction. En finances publiques, les comptables publics sont les seules personnes habilitées au maniement des fonds publics. Mais la loi et la jurisprudence admettent cependant d’autres personnes habilitées à manier les fonds publics ; ce sont notamment les régisseurs régulièrement nommés et les mandataires ou subordonnés du comptable. Extrait de la M9-6 (version 2015) : « Conformément à l'article 22 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, des régisseurs peuvent être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement. Le régisseur n'a pas qualité de comptable public. Il est habilité à effectuer certaines opérations normalement réservées à l'agent comptable, opérations dont il est personnellement et pécuniairement responsable dans les mêmes conditions qu'un comptable public. Un régisseur est dit « de recettes » quand il est chargé des opérations d'encaissement, et « d'avances » s'il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions. L'institution d'une régie répond à la nécessité de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables et d'effectuer certaines opérations dans des délais très brefs. Le recours à une régie n'est cependant possible que pour certaines opérations de dépenses et de recettes, fixées, pour les EPLE, par l’arrêté du 11 octobre 1993 modifié. Ainsi, les décisions du chef d’établissement de création de régies sont immédiatement exécutoires. Les régisseurs de recettes et/ou d'avances sont nommés par le chef d'établissement parmi le personnel de l’EPLE, avec l'agrément de l’agent comptable. Ils sont tenus de constituer un cautionnement, variable en fonction du montant de la régie conformément à l’arrêté du 28 mai 1993 modifié relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents. Toutefois, l’adjoint gestionnaire non comptable doit être institué régisseur d’avances et de recettes lorsqu’il est amené, dans le cadre de ses fonctions, à effectuer certains paiements ou à percevoir certaines recettes, en particulier les frais scolaires, les hébergements ou la vente de prestations effectuées par l’établissement. » Actuellement, l’institution des régies d’avances et de recettes dans ces établissements est prévue par l' arrêté du 13 août 2020 habilitant les ordonnateurs des établissements publics locaux d'enseignement et des centres de ressources, d'expertise et de performance sportive à instituer des régies d'avances et de recettes X.2 - Constitution des régies. X.2.1 - Choix du régisseur. Les régisseurs de recettes et d'avances sont nommés par le chef d'établissement avec l'agrément de l'agent comptable (article R421-70 du code de l’éducation). L'ordonnateur d'un établissement public local d'enseignement peut, après avis conforme du comptable public assignataire, décider de créer des régies d'avances pour le paiement des dépenses prévues par l'article 5 du décret du 7 mai 2020 susvisé. Il faut donc un avis conforme du comptable sur la nomination du régisseur. Un document concernant l’avis conforme du comptable donne des éléments sur ce point . L’avis conforme du comptable est un préalable obligatoire avant toute nomination, qu’il s’agisse d’un régisseur ou d’un mandataire. Cet avis conforme vaut agrément du régisseur ou d’un mandataire par le comptable public. L'ordonnateur ne peut donc passer outre un avis défavorable. La possibilité de délivrer un avis conforme pour la nomination d’un régisseur relève de la seule appréciation du comptable. L’avis conforme doit être délivré à l’autorité compétente par écrit (courrier ou courriel) et doit être conservé par l’ordonnateur et le régisseur dans le dossier de la régie. Pour la délivrance de son avis, les points de contrôle du comptable public portent notamment sur la vérification de l’absence d’incompatibilité d’exercice de la fonction du régisseur ou du mandataire, le contenu et le formalisme de l’acte de nomination, l’examen de l’aptitude à exercer les fonctions. Concernant le refus d’agrément du comptable à la nomination du régisseur : L’agrément prend, en principe, la forme de la co-signature de l’arrêté ou se manifeste par un accord donné sur un document séparé. Dans tous les cas, le refus d’agrément définitif doit pouvoir être formulé par écrit et être motivé, dans la mesure où il entraine pour le chef d’établissement l’impossibilité à nommer le régisseur choisi. En cas de divergence non résolue et d’absence totale de solution interne trouvée par le chef d’établissement et l’agent comptable, ceux-ci pourront saisir le rectorat d’académie. Le choix du régisseur peut parfois poser question ; ainsi l’adjoint du chef d’établissement peut-il être nommé régisseur de recettes et/ou de dépenses ? Une réponse de 2011 indique que «les régisseurs de recettes et / ou d'avances sont nommés par le chef d'établissement parmi le personnel de l'EPLE avec l'agrément de l'agent comptable (article 9 de l'arrêté modifié du 11 octobre 1993). Rien ne s'oppose à ce que l'adjoint au chef d'établissement soit nommé régisseur. Avant l’arrêté d’août 2020 cela n’était cependant pas possible s'il avait reçu délégation pour exercer des fonctions d'ordonnateur conformément car la règle exigeait alors que les fonctions comptables soient distinctes des fonctions de liquidation et de contrôle. Mais depuis l’ article 9 de l’arrêté du 18 août 2020 est venu bouleverser la donne en précisant que «par dérogation à l' article 3 du décret du 7 mai 2020 susvisé, les fonctions de régisseurs peuvent être exercées par l'ordonnateur d'un établissement public local d'enseignement ou d'un centre de ressources, d'expertise et de performance lorsque l'organisme est doté de cinq agents administratifs ou moins». La même problématique existait pour le gestionnaire ayant délégation ; il semble que cet arrêté lève toute difficulté. Les fonctions de régisseur d'avances et de régisseur de recettes peuvent être confiées à un même agent. Lorsque le régisseur est appelé à s'absenter de manière fréquente voire prolongée, un régisseur suppléant est prévu par l'acte constitutif de la régie. L'acte de nomination du régisseur titulaire doit désigner le suppléant destiné à le remplacer en cas d'absence pour maladie, congé ou tout autre empêchement exceptionnel. Le régisseur suppléant doit être désigné avec l'agrément de l'agent comptable. Voir article 6 du décret du 26 juillet 2019. Un régisseur intérimaire doit être nommé en cas de cessation des fonctions du régisseur dans l'attente de la nomination d'un nouveau régisseur, ou en cas d'absence ou d'empêchement du régisseur pour une durée supérieure à 2 mois. X.2.2 - Cautionnement des régisseurs. Depuis la réforme de la RPP des comptables et des régisseurs à compter du 1 janvier 2023 il n’y a plus de cautionnement pour les régisseurs. X.2.3 - Indemnité de régisseur. Une indemnité de responsabilité est possible, non cumulable avec l'indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise prévue par le décret n° 2014-513 du 20 mai 2014 portant création d'un régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel dans la fonction publique de l'Etat pour les corps de fonctionnaires qui bénéficient de ces dispositions. Arrêté du 28 mai 1993 relatif aux taux de l'indemnité de responsabilité susceptible d'être allouée aux régisseurs d'avances et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents. X.2.4 - Contenu de la régie. Les formulaires pour la constitution des régies sont fournis par le logiciel GFC. La nature des recettes à encaisser est fixée par l'acte constitutif de la régie ; mais quelles sont les recettes encaissables par une régie ? Pour lister les recettes autorisées par la régie on peut se baser sur le message RCONSEIL n° 2010-121 ; mais en sachant que désormais il n’y a plus de liste de recettes et de dépenses particulières pour les EPLE. L’arrêté d’août 2020 n’a rien prévu, et ce sont donc désormais celles autorisées par le décret des organismes publics qui s’appliquent. Pour mémoire citons cependant ce message RCONSEIL obsolète : « Dans le cadre des contrôles des créations de régies, la DGFIP nous fait savoir que ses services constatent fréquemment que les établissements prévoient l'encaissement de "loyers et charges" et qu'ils sont amenés à répondre négativement en application de la réglementation actuelle. Nous vous rappelons en effet, que ce type de recettes ne figure pas expressément dans l'arrêté cadre du 11 octobre 1993 relatif aux régies des EPLE. Les recettes limitativement encaissables par l'intermédiaire d'une régie énumérées à l'article 1er de l'arrêté précité sont : - Ventes de documents, publications, objets confectionnés, déchets et autres objets divers, - Droits d'entrée (bibliothèque, expositions, manifestations), - Droits de diplôme et de certificat, - Droits d'examen, - Droits d'inscription à des cours, travaux pratiques et exercices dirigés, - Frais scolaires perçus forfaitairement, - Droits d'accès aux restaurants (tickets, cartes magnétiques...), - Remboursements de services rendus (communications téléphoniques, photocopies), - Reversements consécutifs à des dégradations et à des prestations en nature indûment perçues et restant à la charge du personnel ou des élèves, - Participation des familles aux voyages scolaires, - Ressources perçues au titre de la taxe d'apprentissage. Les loyers et charges ne peuvent être assimilés ni au type de recettes intitulé "Remboursements de services rendus" puisque seules sont concernées les communications téléphoniques et les photocopies, ni à celui intitulé "Reversements consécutifs ....à des prestations en nature indûment perçues et restant à la charge du personnel...".». Le montant maximum des dépenses de matériel et de fonctionnement payables par opération par un régisseur est désormais fixé à 2 000 €, sauf dérogation pour les sorties et voyages. X.3 - Les écritures de la régie. Comptabilité . Sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget, les régisseurs doivent ouvrir un compte de dépôt de fonds au Trésor. Vous trouverez dans ce document de l’académie d’Aix-Marseille quelques planches décrivant les principaux schémas. X.4 - Les contrôles des régies. L’article 10 de l’arrêté du 18 août 2020 indique que les agents comptables doivent procéder ou faire procéder au moins une fois tous les deux ans à la vérification sur place des régies (article 10 de l’arrêté du 13 août 2020). Le titre 6 de l’ instruction codificatrice du 21 avril 2006 apporte des éléments intéressants sur la nature et la portée de ce contrôle des régies. X.5 - La responsabilité des régisseurs. Depuis le 1 janvier 2023 les régisseurs, comme les comptables, n’ont plus de RPP (responsabilité personnelle pécuniaire) mais relévent désormais de la RGP . X.6 - Passation de service. Une remise de service est obligatoire entre le régisseur sortant et le régisseur entrant dans des conditions précisées par arrêté du ministre chargé du budget. Le régisseur entrant et le régisseur sortant peuvent donner mandat pour se faire représenter lors de la remise de service. Lors d’une passation de service : si la passation de service est consécutive à un changement de comptable, la régie n’a pas à être clôturée ; mais si la passation de service est consécutive à une restructuration du groupement comptable, la clôture doit être effectuée. X.7 - Régie : dépenses et plafond. Sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget, peuvent seuls être payés par l'intermédiaire d'une régie : 1° Dans la limite d'un montant fixé par arrêté du ministre chargé du budget, 2 000 € par opération, les dépenses non immobilisées de matériel et de fonctionnement non comprises dans un marché public passé selon une procédure formalisée ; 2° La rémunération des personnels payés sur une base horaire ou à la vacation, y compris les charges sociales y afférentes, dès lors que ces rémunérations n'entrent pas dans le champ du paiement sans ordonnancement préalable des rémunérations ; 3° Les secours urgents et exceptionnels ; 4° Les frais de déplacements temporaires, y compris les avances sur ces frais ; 5° Dans la limite d'un montant fixé par arrêté du ministre chargé du budget, 2 000 € par opération, les dépenses d'intervention et les subventions. Par dérogation peuvent être payés au-delà de ce plafond de 2 000 € : les frais exposés à l'occasion de voyages scolaires, que ceux-ci soient ou non effectués dans le cadre d'appariements entre établissements d'enseignement, sous la forme d'avances ou après service fait ; les frais exposés à l'occasion de sorties effectuées sur temps scolaire, sous la forme d'avances ou après service fait. XI - Les collaborateurs du régisseur et du comptable. Deux catégories de collaborateurs interviennent généralement pour le compte du comptable ou du régisseur sans avoir de responsabilité comptable : - un personnel généralement membre de l’intendance, qui intervient quotidiennement sous l’autorité du comptable ou du régisseur : on peut le désigner sous les termes de caissier ou mandataire. - un personnel généralement extérieur au bureau de l’intendance, qui intervient occasionnellement (pour un voyage par exemple) sans avoir la qualité de régisseur : on le désigne sous le terme de mandataire ou détenteur d’avances. XI.1 - Textes. Guide de l’agent comptable et du régisseur d’Aix-Marseille, pages 34 et suivantes. Un document de l’académie de Marseille qui fait le point sur le maniement des deniers publics par les collaborateurs du gestionnaire ou du régisseur (attention ce texte n’est pas à jour pour la responsabilité). Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 portant règlement général sur la comptabilité publique. Les avances pour menues dépenses se distinguent des régies d’avance. Elles répondent au mode d’organisation et aux besoins spécifiques des établissements. Pour faciliter la réalisation des opérations ne nécessitant pas la création de régies en raison de leur caractère ponctuel et de leur montant peu important, on peut procéder à titre temporaire ou permanent à des avances pour menues dépenses au comptant qui sont confiées à un tiers (infirmière, chef de travaux, enseignant…), qui est soit un détenteur d’avances, soit un mandataire. XI.2 - Les caissiers, agents de l’intendance. Dans une intendance, et plus particulièrement dans une agence comptable, plusieurs personnels interviennent pour encaisser des recettes ou régler de menues dépenses à la place de l’agent comptable ou du gestionnaire-régisseur. Seul le chef de poste a la qualité de comptable. Les autres agents affectés au poste ne sont, quel que soit leur grade, que des subordonnés du comptable, pour le compte duquel ils opèrent et qui est seul responsable de toutes les opérations faites dans le poste. Idem pour un gestionnaire-régisseur dont les collaborateurs à l’intendance peuvent aussi faire des encaissements. Il est nécessaire que la fiche de poste des différents personnels affectés à l’intendance précise les opérations monétaires qu’ils sont autorisés à faire pour le compte du comptable ou du régisseur. Une procuration peut également être établie ( exemple pour un collaborateur de régisseur). XI.3 - Le mandataire, le détenteur d’avance.. Le «détenteur» ou le « mandataire » agit pour le compte et sous la responsabilité entière du comptable ou du régisseur. L’agent comptable ou le régisseur doit veiller à la régularisation rapide des avances versées, soit par reversement de l’avance, soit par mandatement. XI.3.1 - Le détenteur d’avance. L'avance pour menue dépenses est prévue et autorisée par la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée (BO hors série du 28 octobre 1993). Le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses (achats de matériel et de fonctionnement) et dont le faible montant ne justifie pas l’institution d’une régie d’avances. Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 € est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable. L’agent qui reçoit cette avance doit en justifier l’emploi (par exemple, par la fourniture de tickets de caisse) et remettre les pièces justificatives de dépenses au minimum une fois par mois. Le bordereau des achats au comptant est établi au fur et à mesure et les mandats sont enregistrés au vue du bordereau et des justificatifs (tickets joints au double du bordereau).Enfin l’agent doit restituer la part de l’avance non utilisée à l’agent comptable (ou le cas échéant au régisseur). Cette procédure est dérogatoire sur deux points : dépense avant ordonnancement préalable et dépense non réglée par le comptable public. Elle doit donc être limitée dans la fréquence et les montants. XI.3.2 - Le mandataire . L’agent comptable ou le régisseur peut désigner des mandataires pour opérer en leur nom. Une procuration établie sur papier libre définit les pouvoirs confiés au mandataire. A titre d’exemple, le mandataire peut : - collecter la participation des familles pour un voyage ; - collecter les sommes résultantes de la vente d’objet confectionnés ; - encaisser les règlements des clients dans un restaurant d’application. Le mandataire agit sous la responsabilité « personnelle et pécuniaire » de celui qui l’a désigné : l’agent comptable ou le gestionnaire-régisseur. XI.3.3 - Le mandataire du comptable : le fondé de pouvoir : Le fondé de pouvoirs est un agent, généralement de catégorie A, qui assure, sous l'autorité de l'agent comptable, la coordination de l'ensemble des activités de l'agence comptable et garantit la tenue des opérations comptables. Il dispose de trois agents qu'il encadre et d'une délégation générale de signature pour agir au nom de l'agent comptable. Les comptables publics peuvent constituer des mandataires ou fondés de pouvoirs pour opérer en leur nom et sous leur responsabilité (articles 15 et 16 du décret n° 2012-1246du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique). Le mandat résulte d’une procuration écrite qui peut être conférée par simple lettre. La procuration peut être générale ou spéciale à certains actes expressément énoncés ; à titre d’exemple : suppléer l’absence de l’agent comptable, collecter la participation des familles pour un voyage scolaire, pour des objets confectionnés ou pour la cotisation sécurité sociale des étudiants, etc.). Le mandat peut être révoqué à tout moment et il cesse de plein droit par le décès du mandant ou par la sortie de fonctions soit du mandant, soit du mandataire. XI.3.4 - Le mandataire du régisseur : Les régisseurs ont la faculté de désigner, sous leur responsabilité et après autorisation de l'ordonnateur, un mandataire. Les conditions particulières de recouvrement de certains droits et de paiement de certaines dépenses peuvent justifier que celles-ci soient réalisées par d’autres personnes habilitées qui interviennent en qualité de mandataires pour le compte et sous la responsabilité du régisseur (par exemple, un enseignant pour collecter les participations pour un voyage).En tout état de cause, la délégation est personnelle et ne doit être consentie par le régisseur qu'à un agent présentant les garanties nécessaires. Une procuration établie sur papier libre, définit les pouvoirs confiés au mandataire ; elle est visée par l'agent comptable qui doit veiller à ce que la qualité du mandataire réponde bien à la valeur du service attendu. Les dépenses (voire les recettes) que le mandataire d'un régisseur est ainsi autorisé à payer (ou à encaisser) doivent être expressément déterminées dans la procuration. De même, dans les EPLE non siège d'agence comptable, les recettes que le mandataire d'un régissseur-gestionnaire est autorisé à encaisser sont expressément déterminées dans la procuration. Le régisseur informe le comptable de la désignation d'un mandataire en lui adressant la copie de la procuration ainsi que le spécimen de la signature du mandataire. En haut de cette page vous trouverez des exemples de convention de mandat. Voir page suivante la RGP, l’orgaisation du poste comptable, etc…