Les dépenses (1) I - Généralités. La dépense recouvre un certain nombre de tâches qui sont généralement bien connues de tous : bon de commande, engagement, suivi des engagements, liquidation, mandatement, mise en forme du mandatement, classement. Sur le sujet, voir aussi la page sur les pièces justificatives de la dépense. Les articles 29 et suivants du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique portant règlement général sur la comptabilité publique indique que « Les opérations de dépenses sont successivement l'engagement, la liquidation, le cas échéant l'ordonnancement, ainsi que le paiement. ». L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge. La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux volets : la constatation du service fait et le calcul du montant exact de la dette. L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public. Le paiement est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Avant de procéder au paiement, le comptable est tenu d’effectuer un certain nombre de contrôles. Cependant, des procédures particulières de dépenses peuvent amener l’agent comptable à payer avant ordonnancement et/ou avant service fait. Si ces procédures particulières ne sont pas prévues par un texte, il doit obtenir une ou deux autorisations de dérogation par le ministre chargé du budget. II - Présentation : les dépenses de l’EPLE. II.1 - L’ engagement . L’engagement est l’acte par lequel un organisme public, crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une dépense (art.30 du décret du 7 novembre 2012). Sa portée est double, il possède à la fois : - un caractère juridique avec un acte qui prend la forme d’une bon de commande, d’une décision, d’un contrat, d’un marché, d’une mesure de principe ou d’espèce qui, directement ou indirectement, doit se traduire par une dépense immédiate ou future. En mode de comptabilité GFC on parle généralement de « bon de commande » alors qu’en mode Op@le on utilise le terme « engagement juridique » (EJ). Le seul engagement de créé pas automatiquement une dette de l’EPLE ; ce dernier ne devenant débiteur qu’une fois que le créancier a rempli ses obligations. - un caractère budgétaire avec l’affectation d’une partie des crédits ouverts au budget à la réalisation de la dépense qui résulte de l’engagement juridique. L’ordonnateur ou ses délégués ont seuls qualité pour procéder à l’engagement des dépenses conformément aux dispositions de l' article R421-71 du code de l'Education. L’engagement respecte l’objet et les limites de l’autorisation budgétaire. Ainsi l’engagement budgétaire est l’affectation d’une partie des crédits ouverts au budget à la réalisation de la dépense qui résulte de l’engagement juridique. L’engagement se rattache donc à minima à un service, un domaine et une activité. Il peut se rattacher à plusieurs services, domaines et activités ; exemple, une facture de papeterie pourra être ventilée entre sa destination pédagogique (AP) et administrative (ALO). L’engagement permet également un suivi de la commande publique (voir fiche IV-06) : - En mode GFC la saisie de l’engagement dans l’EPA permet par ailleurs de suivre les seuils relatifs à la commande publique ; - En mode Op@le la nomenclature nationale des achats permet de déterminer le compte d'imputation d'une dépense en fonction de sa nature et de sa modalité d'utilisation (stockée ou non, immobilisée…) ; et de suivre les seuils relatifs aux marchés publics et aux formalités de publicité et de mise en concurrence s'y rapportant. Il est procédé aux engagements à compter du 1er janvier de l’année N (date de début de l’exercice) : - Soit sur les crédits prévus au budget de l’année N si ce budget est exécutoire à cette date ; - Soit sur les crédits ouverts sur la base de l’exercice précédent, en application des dispositions de l’article L1612-1 du code général des collectivités territoriales et des articles L421-13 (II) et R421-61 du code de l’éducation (voir fiche IV-03). La date limite d’engagement des dépenses est fixée au 31 décembre de l’exercice auquel elles se rapportent. Même si un écrit n’est obligatoire pour les marchés publics qu’au-delà de 25 000 € HT, il est souhaitable que tout engagement prenne la forme d’un écrit. C’est généralement un bon de commande, un devis accepté ou une notification de marché. L’écrit doit être suffisamment précis et détaillé de façon à permettre ultérieurement la vérification du service fait. La personne habilitée à constater le service fait doit être informée de la nature et du détail de la commande. L’écrit et l’engagement qui en découle ainsi que la facture du créancier permettent de préparer les phases suivantes de la dépense : liquidation et demande de paiement. Le premier contrôle préliminaire à un engagement est celui de la disponibilité des crédits nécessaires. Ce contrôle est réalisé à l’aide de la situation des dépenses engagées qui fait apparaitre les crédits budgétaires restant disponibles après paiement des factures précédentes et les engagements en cours. Les ordonnateurs doivent donc tenir une comptabilité rigoureuse des engagements. Cette comptabilité des engagements a notamment pour objet de permettre le pilotage et le suivi de l’exécution du budget ainsi que du déroulement des programmes autorisés, en respectant l’affectation des dotations qui y sont inscrites. L’enregistrement des actes d’engagement relève de la compétence de l’ordonnateur qui délègue cette tâche à l’adjoint gestionnaire de l’EPLE. L’agent de l’établissement chargé de la tenue de la comptabilité des engagements doit recevoir sans retard communication de toutes les décisions ayant un impact sur la situation des dépenses engagées. La bonne tenue de la comptabilité des engagements garantit un dénouement rapide des opérations notamment en période d’inventaire ; en effet, le suivi régulier et rigoureux des engagements et des services faits, tout au long de l’exercice, simplifie l’identification des charges à payer à la fin de l’exercice. Ce suivi permet aussi de constater en cours d’exercice les retards ou absence de livraison ou de réalisation et de prendre les mesures adéquates. Enfin, ce suivi est capital pour qu’un nouveau gestionnaire arrivant dans l’établissement début septembre puisse identifier les services budgétaires qui risquent d’être en difficulté d’ici la fin de l’exercice et adapter sa pratique. Les notions figurant dans ce paragraphe (délégation, marché public, pièce justificative, etc….) font l’objet de développement dans d’autres rubriques ; consultez le répertoire pour les trouver. II.2 - La liquidation . La liquidation des dépenses comprend deux étapes : la constatation du service fait et la liquidation proprement dite. La constatation et la certification du service fait. Il s’agit de constater que la personne avec laquelle l’établissement a traité ou à l’égard de laquelle il s’est engagé a bien accompli, dans les conditions prévues, les obligations qui lui étaient imposées. En règle générale il s’agit de la livraison conforme des fournitures commandées ou la réalisation correcte des prestations commandées ; ceci conformément aux stipulations du document d’engagement. C’est l’accomplissement des obligations du co-contractant qui fait naître la dette à la charge de l’établissement et donc sa liquidation. La règle du service fait implique que le paiement doit, sauf exceptions réglementaires, intervenir après réalisation des prestations qui en sont la contrepartie. L’article 33 du décret du 7 novembre 2012 stipule que, sous réserve des exceptions prévues par les lois et règlements, le paiement ne peut intervenir avant l'exécution du service ; mais que toutefois, des avances et acomptes peuvent être consentis. L’article 2 de l’arrêté du 22 décembre 2017 liste les dépenses des EPLE dont le paiement peut intervenir avant service fait : - les locations immobilières ; - les fournitures de fluides, dont l'eau, le gaz et l'électricité ; - les abonnements à des revues et périodiques ; - les achats d'ouvrages ou de publications ; - les achats de logiciels ; - les réservations de spectacles ou de visites ; - les fournitures d'accès à internet et abonnements téléphoniques ; - les droits d'inscription à des colloques, formations et événements assimilés ; - les arrhes dans le cadre de l'organisation de colloques, formations et événements assimilés ; - les contrats de maintenance ; - les acquisitions de chèques-vacances, chèques-déjeuner, chèques emploi-service universel et autres titres spéciaux de paiement ; - les avances sur frais de déplacements en application de l'article 3 du décret du 3 juillet 2006 modifié ; - les avances dans le cadre de marchés publics ; - les prestations de voyage ; - les fournitures auprès de prestataires étrangers lorsque le contrat le prévoit ; - les cotisations d'assurance ; - les droits iconographiques pour l'achat de droits photographiques ; - l'achat dans le cadre d'une vente par adjudication. Par ailleurs l’article 3 de l’arrêté indique que « sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure". A noter que certaines de ces dépenses peuvent également faire l’objet d’un paiement avant ordonnancement. La constatation du service fait précède sa certification. Cette constatation peut être réalisée par toutes les personnes de l’établissement qui s’inscrivent dans l’organisation interne du circuit de la dépense décidée par l’ordonnateur (magasinier, gestionnaire, DDFPT, etc…). En revanche, la certification du service fait relève de la compétence exclusive de l’ordonnateur ou de ses délégués. Cette compétence ne peut pas être confiée à l’agent comptable en vertu du principe de séparation des ordonnateurs et des comptables. En mode GFC la certification du service fait est attesté par la signature par l’ordonnateur des bordereaux de mandats. En effet, conformément à l’article D.1617-23 du Code générale des collectivités territorial (CGCT) « la signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte certification du service fait des dépenses concernées … ». La certification du service fait peut aussi consister en une « validation » dans le système d’information financier de l’EPLE dans le cadre de la dématérialisation des processus, comme dans l’application Op@le. L’ instruction BOFIP-GCP-22-007 du 6 mai 2022 détaille le contrôle du comptable sur cette certification du service fait. Les modalités de liquidation. La liquidation correspond à la nécessité de calculer exactement le montant de la dette de l’établissement et de s’assurer qu’elle est bien exigible. Elle aboutit à la définition exacte de la somme due par l’établissement. Cette procédure consiste notamment en : - la vérification arithmétique de la facture (taux TVA, remises, prix total...), - la non applicabilité des délais de prescription (4 ans), - la vérification de l’absence de paiement de la facture par un mandat antérieur. C’est au moment de la liquidation qu’est déterminée la nature de la dépense et donc le compte d’imputation (compte de classe 6). L’ordonnateur ou ses délégataires sont seuls habilités à liquider les dépenses de l’établissement, conformément au principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables ; sauf mise en place d’un service facturier. La liquidation des dépenses et leur ordonnancement doivent intervenir avant la clôture de l’exercice auquel les dépenses sont imputables, en application de la règle de la constatation du service fait. A défaut de production par les créanciers des justifications établissant leurs droits, l’ordonnateur a la possibilité de procéder au moment de la clôture de l’exercice, à une liquidation provisoire du montant des fournitures, travaux effectués ou services rendus, au titre de l’exercice qui va se clore. C’est la méthode de l’extourne. La liquidation s’accompagne de la production des pièces justificatives (factures, écrits, contrats, marchés…) établissant la réalité du service fait et les droits des créanciers qui doivent être produites à l’agent comptable en application du décret n° 2022-505 du 23 mars 2022 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales et des établissements publics locaux. Ce sont les pièces justificatives communiquées au comptable qui vont lui permettre, après le contrôle de la production des justifications, de s’assurer de l’exactitude des calculs ayant abouti au montant de la dépense à régler. Le contrôle de l’exactitude des calculs de liquidation intègre le choix du taux de taxe sur la valeur ajoutée applicable à la dépense, que ce taux ait ou non été prévu par le contrat sur le fondement duquel la dépense a été engagée. Si une exonération de la TVA est prévue par un article du Code général des impôts cela doit figurer sur la pièce justificative. II.3 - L’ ordonnancement . L’ordonnancement (article 32 du décret de 2012) « est l'ordre, quelle qu'en soit la forme, donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Par dérogation à l'article 11, certaines dépenses peuvent, eu égard à leur nature ou à leur montant, selon les besoins propres à chaque catégorie de personnes morales, être payées sans ordonnancement ou avec ordonnancement sans que celui-ci soit préalable au paiement. Le ministre chargé du budget arrête la liste de ces dépenses ». L’exercice de rattachement est l’année civile à laquelle la notion de service fait rattache la facture ‘et non la date de la facture. Voir la procédure de l’ extourne . La réglementation impose par ailleurs quelque soit le type de dépenses les délais globaux de paiement suivant de trente jours à compter du 1er juillet 2010 (20 jours pour certaines fournitures). Ce délai commence à courir à la réception de la facture ou à la fourniture de la prestation si elle est postérieure et prend fin avec le règlement par l’agent comptable. Le non respect du délai global de paiement entraîne de droit le paiement d’indemnités et d’intérêts moratoires au fournisseur. Les dépenses payées avant ordonnancement doivent faire l’objet sans délai d’un mandatement de régularisation (le comptable transmet à l’ordonnateur la liste des opérations concernées par les dépenses avant ordonnancement pour qu’il effectue un mandatement de régularisation dit « pour ordre ».). II.4 - Le paiement. Voir cette page du site sur le paiement. Le paiement (articles 33 et 34 du décret de 2012) « est l'acte par lequel une personne morale mentionnée à l'article 1er se libère de sa dette. Sous réserve des exceptions prévues par les lois et règlements, le paiement ne peut intervenir avant l'échéance de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations ou la décision individuelle de subvention. Toutefois, des avances et acomptes peuvent être consentis aux personnels, aux entrepreneurs et fournisseurs ainsi qu'aux bénéficiaires de subventions. Il est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu par le code monétaire et financier, dans les conditions précisées par arrêté du ministre chargé du budget. » III - Règle du paiement après service fait . Attention à ne pas confondre paiement avant ordonnancement (voir ci-après) et paiement avant service fait. Sur le service fait, le paiement par carte bancaire et les DAO (Dépenses Avant Ordonnancement) un article paru en 2018 dans la revue de l’AJI qui mixte les trois notions. Cet article détaille plus précisément les dépenses éligibles. Sur le même sujet un tableau récapitulatif . III.1 - Paiement avant service fait. La règle du paiement après service fait est une des bases de la comptabilité publique et un des contrôles essentiels du comptable ; mais il y a des exceptions qui permettent de payer des prestataires avant la réalisation des prestations. Plusieurs textes interviennent dans ce domaine des dépenses qu’il est possible de payer avant service fait. Le principal est l’ arrêté du 22 décembre 2017 qui est le texte de référence. Citons cependant des textes plus anciens qui peuvent expliciter certains points de l’arrêté : l’ instruction du 29 janvier 2010 et la circulaire du 02-02-2005 (BO du 10.02.2005) complétée par la note du 11 mars 2010 qui explicite certains des points de l’instruction de 2010. Arrêté du 22 décembre 2017 fixant la liste des dépenses des établissements publics locaux d'enseignement, dont le paiement peut intervenir avant service fait. Cet arrêté complète et précise certaines dépenses figurant dans les textes antérieurs : Article 2 : les dépenses listées ci-après peuvent être payées avant la réalisation du service fait : - les locations immobilières ; - les fournitures de fluides, dont l'eau, le gaz et l'électricité ; - les abonnements à des revues et périodiques ; - les achats d'ouvrages ou de publications ; - les achats de logiciels ; - les réservations de spectacles ou de visites ; - les fournitures d'accès à internet et abonnements téléphoniques ; - les droits d'inscription à des colloques, formations et événements assimilés ; - les arrhes dans le cadre de l'organisation de colloques, formations et événements assimilés ; - les contrats de maintenance ; - les acquisitions de chèques-vacances, chèques-déjeuner, chèques emploi-service universel et autres titres spéciaux de paiement ; - les avances sur frais de déplacements en application de l'article 3 du décret du 3 juillet 2006 ; - les avances dans le cadre de marchés publics ; - les prestations de voyage ; - les fournitures auprès de prestataires étrangers lorsque le contrat le prévoit ; - les cotisations d'assurance ; - les droits iconographiques pour l'achat de droits photographiques ; - l'achat dans le cadre d'une vente par adjudication. Mais c’est surtout l’ article 3 de cet arrêté qui représente une petite révolution avec les achats sur internet : « Sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure ». Cette mention risque de créer un appel d’air qu’il faudra savoir maîtriser. A noter sur ce sujet cet extrait de l’instruction de 2010 précitée : « En conséquence, pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable ». Ce point est détaillé à la rubrique V ci-dessous. III.1.1 - Remarques. cf M9-6 : - les EPLE peuvent conclure des conventions avec les transporteurs ferroviaires afin de différer le règlement des prestations fournies par ceux-ci ; - lorsque le cocontractant est un établissement soumis aux règles de la comptabilité publique, celui-ci doit être en mesure d’accepter le paiement après service fait ; - dans le cadre des aménagements à la règle du paiement après service fait, afin de préserver au mieux les intérêts financiers des EPLE, il est nécessaire de s’assurer auprès des cocontractants de l’existence de garanties en cas de défaillance de ceux-ci. Les versements d’avances et d’acomptes à des prestataires basés à l’étranger doivent être limités compte tenu des difficultés inhérentes à l’engagement et à l’aboutissement des procédures de recouvrement à l’étranger ; - certains paiements exigés avant la mise à disposition d’un bien ne relèvent pas d’une dérogation à la règle du paiement après service fait. Ainsi, lors de la location d’un véhicule, une caution peut être versée sans méconnaître la règle du paiement après service fait. III.1.2 - Autorisation de prélèvement et service fait. Instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 . Le paiement par prélèvement n’est pas un mode de règlement de la dépense publique prévu par le décret du 30 novembre 1990 précité. Toutefois, dans un souci de modernisation des procédures de paiement des dépenses des EPN et des EPLE, le prélèvement peut être mis en place pour le paiement des dépenses suivantes : - des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable dont le montant n’excède pas 750 euros, - des dépenses payables sans ordonnancement préalable listées au paragraphe 3.2.2. de la présente instruction quel que soit leur montant. Avant toute opération de paiement par prélèvement, l’agent comptable devra s’assurer de la disponibilité des crédits et de la trésorerie. III.1.3 - Attestation du service fait. ’est l’ordonnateur qui atteste le service fait par la signature des bordereaux de mandats et recettes ; cf les dispositions de l’article D.1617-23 du CGCT qui indique que « la signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte certification du service fait des dépenses concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées ». Il convient cependant de distinguer cette justification du service fait de la certification du service fait. En effet, dans un premier temps, le comptable doit veiller à la justification du service fait. Dans l’hypothèse où le comptable dispose d’éléments induisant un "doute sérieux sur la réalité du service fait", il doit suspendre le paiement de la dépense correspondante sur le fondement des articles 12 et 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique. Sur l’attestation du service fait et le contrôle du comptable voir la rubrique de cette page du site. III.2 - Paiement avant service fait des voyages. Une modification de l'article R211-6 du code du tourisme fait suite au décret n° 2017-1871 du 29 décembre 2017 pris pour l'application de l'ordonnance n° 2017-1717 du 20 décembre 2017 portant transposition de la directive (UE) 2015/2302 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2015 relative aux voyages à forfait et aux prestations de voyage liées. Cette nouvelle formulation en vigueur à compter du 1er juillet 2018 supprime notamment le point 10° de la version précédente qui précisait que le dernier versement effectué par l'acheteur ne pouvait être inférieur à 30 % du prix du voyage ou du séjour et devait être effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour. Ainsi, désormais, le paiement avant service fait par l'EPLE à une agence de voyage agréée n'est plus soumis à la limite maximale de 70% du coût de la prestation. IV - Dépenses payables sans ordonnancement préalable . Le paiement des dépenses sans ordonnancement préalable est possible dans les conditions fixées par les textes ; la référence reste l’ instruction du 29 janvier 2010 . Cependant, certains règlements urgents ne peuvent, en pratique, faire l’objet d’un ordonnancement préalable. Par ailleurs, certaines catégories de dépenses, qui résultent d’actes de gestion déjà autorisés ou de l’application de lois et règlements appellent un traitement dérogatoire au principe de l’ordonnancement préalable. En principe, l'autorisation de dérogation à la règle de l'ordonnancement préalable porte sur des dépenses payables directement à la caisse du comptable. Deux catégories de dépenses doivent être distinguées (cf M9-6 version 2015, rubrique 2.3.4.2.1 et .2) : Sur le service fait et les DAO, un article paru en 2018 dans la revue de l’AJI qui mixte les deux notions. Sur le même sujet un tableau récapitulatif . IV.1 - Des dépenses urgentes. Certaines dépenses urgentes sont payables sans ordonnancement préalable ; notamment : - les dépenses payables au comptant telles que droits d’enregistrement, frais de poste ; - les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ; - les salaires à la journée, à l’heure ou à la vacation ; - certaines dépenses de matériel de faible montant dont le règlement ne peut supporter les délais d’ordonnancement, compte tenu de la nature de l’établissement ou des conditions particulières de son fonctionnement sont payables avant ordonnancement préalable. La limite unitaire de ces dépenses est fixée par décision conjointe de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour les EPN, par décision de l’ordonnateur visée par l’agent comptable pour les EPLE. IV.2 - Des dépenses «automatiques». Certaines dépenses qui s'engagent automatiquement, qui découlent de contrats ou qui sont récurrentes et ne nécessitent donc pas une décision spéciale et préalable de l'ordonnateur sont payables sans ordonnancement préalable : - factures d'électricité, de gaz, d'eau ; - redevances de crédit bail ; - loyers et charges locatives ; - dépenses liées aux contrats de services après vente, d'entretien du matériel et des installations lorsque ceux-ci ont été souscrits antérieurement au paiement, pour une période supérieure à un an, à condition que les prestations soient réalisées régulièrement ; - frais postaux, de télécommunications et internet ; - services bancaires ; - impôts et taxes ; - traitements et indemnités des personnels ; - contribution de solidarité ; - remboursement d'emprunts ; - dépenses de carburants et de péages autoroutiers ; - locations de matériels (de type imprimante, terminal de paiement électronique, photocopieur,…) et crédits-baux mobiliers ; - leasings et crédits-baux automobiles ; - cotisations d'assurances. IV.3 - Le remboursement direct aux personnels. Même si on peut être dubitatif, la lettre des agents comptables n° 5 d'avril 2018 (donc avant le décret de mars 2022) de la DAF indique, concernant le remboursement de dépenses aux personnels : «Le remboursement sur le compte bancaire d’un agent ayant avancé une dépense c’est possible… mais sous certaines conditions. Le principe d'un remboursement sur le compte d'un agent des frais engagés par ce dernier pour le compte de l'établissement est prévu de façon explicite par le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives des dépenses du secteur public local (rubrique 217), pour les frais de missions, mais également pour les frais divers (218). Ce dispositif est également présent dans les arrêtés du 13 avril 2016 et du 20 décembre 2016 fixant respectivement les pièces justificatives de la dépense des EPN et de l'Etat, en prévoyant la possibilité de rembourser directement aux agents les frais avancés par leur soin (dépenses liées au parc automobile, aux frais de représentation et de réception). Il est donc autorisé aux organismes publics de rembourser des frais avancés par leurs agents sur leur compte personnel. Dans cette hypothèse, le caractère libératoire du paiement doit tenir compte de la personne physique auprès de laquelle l'organisme public reconnaît avoir une créance. En l'espèce ce n'est pas le prestataire, mais l'agent qui a avancé le paiement de la prestation pour le compte de l'organisme public. En cas d'avance de frais, ce n'est pas la facture qui est automatiquement présentée au comptable comme pièce justificative, mais le plus souvent un état de frais associé à d'autres pièces selon les cas. Cependant la facture, ou tout autre document, peut être demandé par l'ordonnateur à l'agent pour s'assurer de la réalisation du service fait et établir la liquidation des sommes dues. Le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 ( nota : ancien texte ) ne prévoit pas expressément le cas d'espèce mais précise en introduction dans la méthodologie et les principes : « - L'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles. » En l’espèce, il serait possible d'utiliser la rubrique prévue pour les remboursements de frais (217 ou 218). L'agent comptable peut également s'appuyer sur les pièces demandées pour les EPN et pour l'Etat en cas de remboursement de frais de représentation ou de réception ; dans le premier cas (EPN) l'agent doit fournir la facture ou un état de frais et dans le deuxième (Etat) la facture et un état de frais signé par l'ordonnateur afin d'attester le caractère public de la dépense, il est par ailleurs précisé que le comptable n'a pas à s'assurer du rattachement effectif de la dépense au service cet examen relevant du contrôle de légalité.» IV.4 - Les pièces justificatives des DAO. Une indication sur les PJ exigibles par le comptable pour les dépenses inférieures au seuil de 230 € (c’est le cas de la plupart des DAO). Décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité. Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire. Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ». Mon analyse : pour une dépense inférieure à 230 €, un certificat administratif qui remplace une facture peut répondre aux obligations du décret 80-393 du 2 juin 1980 modifié en ce qui concerne les renseignements concernant le détail des prestations. Pour moi un tel certificat sert avant tout à expliquer la nature de ce que l'on veut faire payer (ou rembourser), et le cas échéant pourquoi. Après, soit le comptable estime avoir les éléments lui permettant son contrôle, soit il suspend le paiement.. Ce n'est donc pas la nature du document « remplaçant » la facture (certificat, ticket, bordereau...) en deça de 230 € qui importe, mais son contenu. Le comptable ne doit pas exiger forcément un certificat, mais un document suffisant pour pouvoir effectuer son contrôle. V - Paiement par carte bancaire et service fait / DAO. L’article 3 de l’ arrêté du 22 décembre 2017 précise que « sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure ». Il est donc désormais possible de payer des fournitures commandées sur le web sans attendre la livraison et la vérification de sa conformité. Si cette possibilité s’adapte aux évolutions du commerce et ouvre un choix important tout en permettant des économies, elle doit cependant être utilisée avec précaution et dans le respect de la règlementation des marchés publics. Les achats sur internet doivent être limités à des sites garantissant une certaine sécurité tant au niveau de la conservation des coordonnées de paiement que de la fiabilité du service, ainsi qu’à de petits montants pour limiter les risques en cas de non livraison et respecter les règles de mise en concurrence en termes d’achat public. Reste le problème du mode de règlement. Si certains acceptent le virement administratif, la plupart des sites n’accepte qu’un paiement en ligne lors de la commande ; c’est-à-dire un paiement par carte bancaire. L’instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses précise les modalités à respecter en cas de paiement par carte bancaire à distance. « La modernisation des usages du commerce a engendré un développement des paiements par carte bancaire à distance. Le paiement par carte bancaire à distance repose sur la communication par le porteur CB (régisseur ou agent comptable) des seules coordonnées de sa carte (numéro, date de validité et les trois derniers chiffres figurant sur le panonceau signature au verso de la carte), par correspondance, téléphone ou Internet ». L’instruction précise par ailleurs que ce paiement par CB peut être mis en oeuvre pour le paiement : - des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable inférieures à 5 000 euros, - des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable listées dans l’instruction et inférieures à 5 000 euros. Donc, toutes les dépenses ne peuvent pas être payées par carte bancaire dans la limite des 5 000 €. L’arrêté du 22 décembre 2017 donne la liste des dépenses payables avant service fait et l’instruction du 29 janvier 2010 les dépenses payables sans ordonnancement préalable. Il conviendra donc de vérifier si la dépense concernée rentre dans ce cadre réglementaire. C’est un point important car le paiement par carte bancaire n’exonère pas, hors dérogations prévues par un texte, de respecter la règle du service fait ou - et - de l’ordonnancement préalable ; ni, dans le cas d’une carte bancaire d’un régisseur, de respecter en plus les dépenses autorisées par la régie. Autre problème à résoudre : celui des pièces justificatives. En effet, il est le plus souvent impossible d’obtenir du site internet l’édition d’une facture avant le paiement de la commande ; cette facture n’est d’ailleurs pas toujours disponible même après paiement. Pour pallier cette difficulté l’instruction de 2010 prévoit : « pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable ». Mais un achat effectué sur internet s’analyse, en deçà du seuil des procédures formalisées, comme un marché passé selon une procédure adaptée et il faut donc se référer à la rubrique concernée du décret de 2022 sur les PJ. Une mesure de « prudence » peut être de limiter les achats par carte bancaire à des montants inférieurs au seuil exigeant une facture conforme à l’annexe C du décret, soit 230 € ; ainsi il ne pourrait être, le cas échéant, reproché au comptable de n’avoir pas disposé au moment du paiement de la PJ prévue par la règlementation. Voir page suivante les dépenses (suite)…