Les dépenses (2) VI - Dépenses de fonctionnement et d’ investissement . Face à certaines dépenses : changer toutes les serrures d’un lycée, des réparations, etc… on se demande parfois si la dépense est à imputer en fonctionnement ou en investissement. Pour essayer de répondre, vous pouvez consulter la fiche technique du ministère des Finances de mai 2005 : Imputation comptable : distinction entre dépenses d'investissement et dépenses de fonctionnement. Pas simple lorsque les bâtiments sont inventoriés par la collectivité et que les aménagements ou réparations sont réalisés par l’EPLE. Un support de formation de 2023 sur les immobilisations qui traite les sujets ci-dessous évoqués : définition, procédure budgétaire, comptes, seuils, différence avec fonctionnement, jurisprudence… Un PowerPoint de présentation d’une formation sur les inventaires et de la comptabilité patrimoniale (2023). Avec des précisions sur les différences entre GFC et Opale. VI.1 - Définition d’une immobilisation. Les immobilisations comprennent : - Les immobilisations corporelles qui se définissent comme des actifs physiques détenus, soit pour être utilisé dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit pour être loué à des tiers, soit à des fins de gestion interne et dont l'EPLE attend qu'ils soient utilisés au-delà d’une durée de douze mois (bâtiment, véhicule, machine-outil…). - Les immobilisations incorporelles qui sont des actifs non monétaires sans substance physique. Elles correspondent aux dépenses faites pour obtenir l'avantage que constitue la protection accordée sous certaines conditions au titulaire d'une concession, à l'inventeur, à l'auteur ou au bénéficiaire du droit d'exploitation d'un brevet, d'une marque, de modèles, dessins, droits de propriété littéraire ou artistique. L’exemple le plus parlant est celui des logiciels informatiques pour lesquels l’établissement n’a pas un droit de propriété mais un droit d’utilisation ; on peut également citer l’acquisition de sites internet. Les autres immobilisations incorporelles comme l’achat de brevets, de droits de propriété littéraire ou artistique étant exceptionnelles pour les EPLE. Par opposition avec les immobilisations corporelles, une immobilisation incorporelle n’a pas de substance matérielle ou physique. - Les immobilisations financières. Les immobilisations financières correspondent aux actifs financiers d'utilisation durable possédés par l'établissement. Il s'agit notamment des titres de participation, droit de propriété, des dépôts et des cautions. On retrouve en comptabilité les immobilisations financières dans les comptes de classe 26 et 27. Certains comptes utilisés pour retranscrire en comptabilité les immobilisations, différent entre GFC et Opale Le seuil actuel d’une immobilisation est de 800.00 € HT pour les EPLE (circulaire n°2001-269 du 28/12/2001). Il s’agit du prix unitaire du bien calculé dans les conditions de coût précisées ci-après ; et non du montant de la facture. On notera que les règles sont différentes pour les collectivités territoriales puisque le seuil des immobilisations est fixé pour elles à 500 € HT et qu’il existe également la liste des biens meubles constituant des immobilisations par nature, quel que soit leur coût unitaire. Le seuil actuel d’une immobilisation ne change pas avec Op@le ; il est fixé à 800.00 € HT pour les E.P.L.E. (circulaire n°2001-269 du 28/12/2001). Il s’agit du prix unitaire du bien calculé dans les conditions de l’évaluation du coût précisées ci-après ; et non forcément du montant figurant sur la facture. La « M9-6 Op@le » précise que les biens qui répondent à la définition des immobilisations « mais dont la valeur unitaire hors taxes récupérables est inférieure au seuil de 800 euros hors taxe peuvent ne pas être immobilisés sauf décision explicite du conseil d’administration ». Cette rédaction apporte donc une précision par rapport à l’ancienne version : la nécessité d’une décision explicite du CA pour porter à l’inventaire principal de l’établissement un bien d’une valeur inférieure à 800 € HT. Le nouveau logiciel Op@le, en plus de l’inventaire principal, offrira la possibilité de suivre sur un répertoire certains biens particuliers. L’inventaire « R », comme répertoire, retracera les biens attractifs ou sensibles d’une durée de vie supérieure à un an dont la valeur est inférieure à la valeur d’immobilisation ; cette inscription permettra de pouvoir facilement les identifier en cas de disparition, vol, transfert ou don. Conformément à la rubrique de la « M9-6 Op@le » ce répertoire « enregistre aussi les biens mis à disposition de l’EPLE notamment par les collectivités soit lorsque l’EPLE n’en assure pas le contrôle conformément aux termes de la définition de l'actif soit parce qu’il n’a pas connaissance de leur valeur ». Critére de contrôle des mmobilisations. L’instruction codificatrice M9-6 Opale détaille dans ses rubriques 2.5.6.4 et suivantes les procédures à suivre pour l’inscription à l’inventaire des biens corporels mis à disposition des EPLE ou remis en pleine propriété à titre gratuit. Elle traite notamment de la mise à disposition d'actifs entre entités du secteur public dont l’immobilisation est fondée sur le critère de contrôle du bien par l'EPLE et non sur la propriété juridique du bien. Notion de contrôle du bien : quand l'organisme bénéficie de la jouissance du bien et des droits et obligations qui s'y rattachent. La « M9-6 version 2015 » parlait déjà au paragraphe 2.5.6.1 de biens destinés à servir de façon durable à l'activité de l'établissement ; et le critère d’inscription était donc déjà l’utilisation du bien et non sa propriété. Mais si les biens mis à disposition auraient déjà dû être inscrits en inventaire ce n’était pas toujours le cas et pour nombre d’établissements il y aura une nécessaire mise à jour des inventaires pour les biens reçus à titre gratuit de la collectivité de rattachement. VI.2 - Evaluation d’une immobilisation. À leur date d’entrée dans le patrimoine de l’établissement les immobilisations sont évaluées à leur coût : - d’acquisition, pour les actifs acquis à titre onéreux ; - de production, pour les actifs produits par l’établissement VI.2.1 - Le coût d’acquisition. Face à une facture d’un bien immobilisable il est important de bien identifier tous les composants de son coût et de ne pas minorer sa valeur ; notamment pour le faire « artificiellement » passer en dessous du seuil des 800 € HT, ce que ne manquerait pas de sanctionner le juge des comptes. Le coût d’acquisition initial d’une immobilisation est constitué de son prix d’achat y compris les taxes non récupérables après déduction des remises et rabais, et de tous les coûts qui se rattachent à sa mise à disposition ou en service. A ce titre l’instruction codificatrice M9-6 apporte des précisions au paragraphe 2.5.6.2.1 sur les règles d’évaluation du coût des immobilisations : « L e coût d’acquisition est le coût d’achat majoré des frais accessoires c’est à dire des frais liés à la mise en état ou en service du bien ainsi qu’à son utilisation. Les droits de mutations, d’honoraires ou de commissions et frais d’actes sont comptabilisés en charges ». Le paragraphe 2.4.1.2.2.3 étant encore plus précis : « Le coût d’acquisition initial d’une immobilisation est constitué de : - son prix d’achat y compris les droits de douane et taxes non récupérables après déduction des remises, rabais commerciaux et escomptes de règlement ; - tous les coûts directement attribuables engagés pour mettre l’actif en place et en état de fonctionner ou d’être utilisé. Exemple de coûts directement attribuables : coût de préparation du site ; frais de livraison et de manutention initiaux ; frais de transport, d’installation, de montage, de mise en service ; honoraires de frais professionnels (architectes, géomètres, experts, évaluateurs, conseils, etc...) ». Ainsi, la valeur d’inventaire d’un four comportera le prix du bien avec ses accessoires non utilisables séparément plus les frais éventuels de livraison, de facturation, de raccordement (y compris les fournitures nécessaire à ce raccordement), d’installation et de mise en service. Il conviendra donc de ne pas diviser la facture entre OPC/215 et SRH/615, voir un SRH/6068 pour des équipements optionnels. VI.2.2 - Le coût de production. Le coût de production est égal au coût d’acquisition des matières consommées augmenté des autres coûts engagés, au cours des opérations de production, c'est-à-dire des charges directes et indirectes qui peuvent être raisonnablement rattachées à la production du bien ou du service. Par exemple, la réalisation d’un meuble par la section menuiserie d’un lycée pour la salle des professeurs comprendra la valeur de la matière d’œuvre plus les frais annexes tels que définis par l’acte du CA pour la tarification des objets confectionnés. Les actifs acquis à titre gratuit ou par voie d’échange sont comptabilisés à leur valeur vénale, c'est-à-dire pour le montant qui pourrait être obtenu, à la date de la clôture, de la vente d’un actif lors d’une transaction conclue à des conditions normales de marché, net des coûts de sortie. VI.2.3 - Immobilisation par composants. Même si elle n’est pas encore en vigueur dans nos EPLE, il n’est pas inutile de connaître le principe de l’immobilisation par composants.. Un composant est un élément principal d’une immobilisation qui a une utilisation différente ou procure des avantages économiques selon un rythme différent de celui de l’immobilisation dans son ensemble. Les établissements qui le souhaitent ont la possibilité de comptabiliser ces éléments de manière séparée du reste de l’actif. On citera en exemple la chaufferie d’un établissement qui sera amortie selon un rythme différent de celui de la toiture. Sur le sujet on peut consulter l’instruction BOFIP-GCP-14-0008 du 24 avril 2014 sur les modalités de mise en œuvre de la comptabilisation par composants des actifs. VI.3 - Différence fonctionnement-investissement . Ce point est sans doute le plus sensible pour les gestionnaires et les comptables, et celui qui soulève le plus d’interrogation ou de polémique : telle ou telle réparation, tel ou tel équipement, est-il de l’investissement, et donc immobilisable, ou du fonctionnement ? La réponse n’est pas anodine car elle engage la responsabilité du comptable ; et les recueils de jurisprudence sont remplis de débets pour des dépenses d’investissement payées sur des crédits de fonctionnement. La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, portée à la connaissance du réseau du Trésor public par l'instruction N° 02-028-M0 du 3 avril 2002, rappelle et précise les règles d'imputation des dépenses du secteur public local. Même si elle traite des finances locales cette instruction apporte des éclaircissements sur la distinction entre investissement et fonctionnement. On peut résumer cette distinction par les éléments suivants. VI.3.1 - Caractère durable de l’immobilisation. Les dépenses qui ont pour résultat l'entrée d'un bien destiné à rester durablement dans le patrimoine de l’EPLE constituent des immobilisations. De manière obligatoire si ce bien à une valeur supérieure à 800 € HT ; volontaire en dessous. C’est ce qu’on retrouve dans la définition de la M9-6 (point 2.5.6.1). Un des critères des immobilisations est donc le caractère durable du bien concerné. Ainsi, en réponse à une question, la DAF concernant un logiciel valable une année a répondu : « Cette licence bien que s'élevant à plus de 800 € HT ne peut être considérée comme une opération en capital pour les raisons suivantes. Une immobilisation doit également servir l'activité de l'établissement d'une façon durable (plus d'un an) or on ne peut considérer qu'une licence à renouveler annuellement obéisse à ce principe. Les avantages économiques attendus de la licence étant consommés dans l'année, on serait amené à les amortir en une seul fois pour son montant total ce qui n'est pas conforme aux principes définis dans l'IC-M9.6 ». VI.3.2 - Adjonctions à un bien immobilisé. Les adjonctions à un bien immobilisé constituent également des immobilisations dans la mesure où elles entraînent un accroissement de la valeur de l'immobilisation initiale. Point 2.5.6.1 de la M9-6 : « Les dépenses entraînant une augmentation de la valeur d'actif d'un bien immobilisé en modifiant son état initial, (…), constituent des immobilisations ». Exemples : l’acquisition d’une lame pour le déneigement adaptable sur une tondeuse autoportée, l’ajout d’un module pour scanner sur un photocopieur, seront considérés comme des immobilisations même si leur prix est inférieur à 800 € dans la mesure où ils augmentent la valeur du bien initial. VI.3.3 - Augmentation de la valeur d'un élément d'actif ou de sa durée de vie. Les dépenses ont le caractère d'immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d'un élément d'actif ou une augmentation notable de sa durée d'utilisation. Point 2.5.6.1 de la M9-6 : « Les dépenses entraînant une augmentation de la valeur d'actif d'un bien immobilisé en modifiant son état initial, ou ayant pour effet de prolonger d'une manière notable la durée d'utilisation d'un élément d'actif, constituent des immobilisations ». La question est donc de savoir si telle ou telle intervention sur un bien immobilisé entraine ou non une augmentation de sa valeur ou prolonge sa durée de vie. De manière générale les dépenses d'entretien et de réparation sont du fonctionnement. Ainsi, le simple remplacement ou échange standard d'un élément indispensable au fonctionnement d'un bien n’entraînera pas l'immobilisation de la dépense, quel qu'en soit le montant, à partir du moment où cette opération n'a eu pour effet que de maintenir (entretien) ou de remettre (réparation) le bien en état de marche sans entraîner une augmentation de sa valeur réelle ou de sa durée de vie. Il s'agit, par exemple, du remplacement des petites pièces usagées d'une machine, d’une courroie de distribution sur un véhicule, ou en matière d'entretien des bâtiments, des travaux de peintures intérieures, de la révision des toitures (remplacement de quelques tuiles), du remplacement de vitres ou de toute autre pièce détachée. Mais une distinction doit ensuite être opérée entre ces dépenses de maintenance « classiques » et des dépenses de maintenance qui constituent des améliorations. Si la réparation ou l’entretien a pour effet d'augmenter la valeur et/ou la durée de vie du bien immobilisé, cette dépense constituera une immobilisation. Pour reprendre les exemples précédents, constitueront des immobilisations le remplacement d’un moteur de chambre froide qui prolongera indubitablement la durée de vie du matériel, idem pour le moteur d’un véhicule ou un bruleur de chaudière, le remplacement des fenêtres d’un bâtiment par des fenêtres double vitrage qui augmentera la valeur du bien tout en diminuant son coût d’utilisation, ou une réfection de toiture. VII - Délai global de paiement . VII.1 - Les textes. Les EPLE paient les sommes dues en principal en exécution d’un marché dans un délai prévu par le marché ou, à défaut, dans un délai fixé par voie réglementaire (art. L2192-10 du code de la commande publique). Lorsqu’un délai de paiement est prévu par le marché, celui-ci ne peut excéder le délai prévu par voie réglementaire qui est fixé à trente jours (art. L2192-12 du CCP). Ce délai de 30 jours s’applique pour tous les contrats de la commande publique définis comme les contrats ou marchés ayant pour objet l’exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services, avec une contrepartie économique constituée par un prix. Il est possible de réduire contractuellement ce délai ; et si peu d’établissements usent de cette contrainte supplémentaire, cette réduction du DGP leur est parfois imposée comme dans le cas de certains marchés de gaz ou d’électricité. Depuis la loi DDAUE et le décret sur le code de la Commande publique le délai prévu par le code du Commerce pour les viandes fraîches et leurs dérivés ne s’applique plus pour les marchés des EPLE. Autres documents (attention les références règlementaires sont désormais codifiées dans le code de la commande publique) : - Document (2017) de l’académie de Toulouse. - Voir la fiche de la DAJ (avril 2019) sur le sujet. - Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique. - Note de service du 19 novembre 2013 relative aux retard de paiement dans les contrats de la commande publique. VII.2 - Nature et durée du délai de paiement. Ce délai s’applique pour tous les contrats de la commande publique définis comme les contrats ou marchés « ayant pour objet l’exécution de travaux, la livraison de fournitures ou la prestation de services, avec une contrepartie économique constituée par un prix ou un droit d’exploitation, ou la délégation d’un service public ». En clair il s’applique à toutes nos factures sans distinction de montant. L’article 1 du décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 (repris à l’article L2192-12 du CCP) précise que, comme les collectivités locales, les établissements publics locaux d’enseignement (EPLE) sont assujettis à un délai de paiement maximum de 30 jours. Il est possible de réduire contractuellement ce délai ; si peu d’établissement usent de cette contrainte supplémentaire elle leur est parfois imposée comme dans le cas de certains marchés de gaz ou d’électricité. VII.3 - Le point de départ du délai de paiement. Les articles R.2192-12 à R. 2192-15 ainsi que R.2192-16 et R.2192-17du Code de la commande publique fixent les différents points de départ. Le point de départ du délai global de paiement (DGP) est normalement la date de réception de la facture. Lorsque la date de réception de la demande de paiement est incertaine ou antérieure à la date d’exécution des prestations, le délai de paiement court à compter de la date d’exécution des prestations (art. R2192-13). La date de réception de la demande de paiement et la date d’exécution des prestations (service fait) sont constatées par les services de l’ordonnateur de l’EPLE. Concernant les factures qui seraient encore reçues par courrier et acceptées par l’ordonnateur l'instruction relative au développement de la facturation électronique du 22 février 2017 prévoit que « le délai de paiement ne court pas pour les factures soumises à l’obligation qui seraient transmises en dehors de la solution Chorus Pro. En effet, pour les factures soumises à l’obligation, le délai de paiement ne court qu’à compter de leur réception par la solution Chorus Pro et non à compter de la réception sous format papier ou par une solution de dématérialisation autre que la solution Chorus Pro». Lorsque la demande de paiement est transmise par voie électronique par le mode portail ou service (c’est le cas avec Chorus Pro), la date de réception correspond à la date de notification à l’établissement du message électronique l’informant de la mise à disposition de la facture sur ce portail (art. R2192-15). En cas de versement d’une avance en application de l’article R. 2191-3, le délai de paiement de celle-ci court à compter soit de la date de notification du marché, soit lorsque le marché le prévoit, de la date de notification de l’acte qui emporte commencement d’exécution des prestations correspondant à l’avance. Dans les autres cas, le délai de paiement court à compter de la date à laquelle les conditions prévues par le marché pour le versement de l’avance sont remplies ou, dans le silence du marché, à compter de sa date de notification. Bien entendu le respect du DGP doit aller de pair avec le respect de la règle du paiement après service fait. Dans ces conditions, c’est la date du service fait qui prime sur la date de réception de la facture ; c’est-à-dire la date d’achèvement des prestations faisant l’objet de la demande de paiement, attestée par l’ordonnateur. Afin d’éviter toute contestation, il est indispensable de pouvoir justifier d’une date de service fait postérieure à la date de dépôt sur Chorus Pro. Le plus simple, notamment lorsque le litige ne porte pas sur la livraison proprement dite mais sur des éléments de cette livraison (livraison incomplète, non conforme, etc...), est de faire un courrier ou un courriel au prestataire indiquant la suspension du DGP en attente du service fait. Cet écrit peut être utilement conservé avec le double du mandat et une mention « attestation du service fait à la date du…. » inscrite sur la facture originale jointe au mandat (avec GFC) pour justifier du paiement au-delà des trente jours de sa réception. A défaut de pouvoir justifier de la date exacte du service fait, c’est la date de réception de la facture qui ferait foi. Une précision sur la date de départ du DGP : Auteur : DAF - Mise à jour : 04/02/2020 : « la phase transitoire prévue par le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique (2017-2020) a pris fin le 1er janvier 2020. Ce décret a été abrogé par le décret 2019-748 qui intègre la facturation électronique au code de la commande publique. Désormais tout fournisseur d’un EPLE doit utiliser le portail Chorus pro. C’est la date de dépôt de la facture sur la plateforme Chorus pro qui acte le départ du délai de paiement. Quelles sont les conséquences, pour un fournisseur, de na pas transmettre ses factures à l'établissement vis la portail chorus pro ? En l'absence de mise en conformité des fournisseurs, un rappel à la loi peut être adressé par les services ordonnateurs, en lien avec l'agent comptable. L'instruction relative au développement de la facturation électronique du 22 février 2017 prévoit que « le délai de paiement ne court pas pour les factures soumises à l’obligation qui seraient transmises en dehors de la solution Chorus Pro. En effet, pour les factures soumises à l’obligation, le délai de paiement ne court qu’à compter de leur réception par la solution Chorus Pro et non à compter de la réception sous format papier ou par une solution de dématérialisation autre que la solution Chorus Pro ». VII.4 - Suspension du délai de paiement. Article R.2192-27 du code de la commande publique. Le délai de paiement peut être suspendu une fois par l’ordonnateur avant le mandatement de la dépense. C’est le cas notamment lorsque l’EPLE constate que la facture ne comporte pas l'ensemble des mentions prévues par le décret de 2016 sur les PJ, ou encore que celles-ci sont erronées ou incohérentes (absence de mentions obligatoires sur la facture, prix non conformes aux clauses du contrat, absence de pièces justificatives prévues au marché, etc...). Il convient de ne pas confondre cette procédure avec celle concernant la règle du service fait. Mais dans ce cas également, il est indispensable de pouvoir justifier de la justesse du non-respect du DGP ; l’ordonnateur doit donc notifier par écrit la suspension du DGP et les motifs. Lorsqu’il aura reçu et vérifié les pièces justificatives correctes, l’ordonnateur mettra fin à la suspension du délai de paiement à la date de réception des pièces complémentaires. A noter qu’à compter de la date de fin de suspension du DGP, un nouveau délai de paiement de 30 jours est ouvert. VII.5 - La fin du délai de paiement. Le délai de paiement prend fin lors de la mise en paiement de la facture par l'agent comptable c’est à dire à la date à laquelle il a opéré le règlement ; autrement dit, la date de l’ordre de payer qu’il a donné à la DDFIP. Pour les EPLE on peut considérer que c’est la date du transfert du fichier EFCI aux services des Finances. VII.6 - Les sanctions pour non respect du délai de paiement. Les sanctions pour défaut de paiement dans les délais se composent de trois éléments : - les intérêts moratoires dus de plein droit sans aucune demande du créancier, - une indemnité forfaitaire due également de plein droit, - des intérêts légaux appliqués aux intérêts moratoires et à l'indemnité forfaitaire si le délai de paiement de ces deux dernières composantes dépasse 45 jours. Le paiement des intérêts légaux doit être demandé par le créancier. VII.6.1 - Les intérêts moratoires dus de plein droit. Le retard de paiement fait courir, de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires à compter du jour suivant l'expiration du délai de paiement ou l'échéance prévue au contrat (articles L.2192-13 et R.2192-32 du code de la commande publique). Les intérêts moratoires en cas de non respect des délais de paiement sont dus de plein droit et doivent être liquidés et mandatés automatiquement sans que l’entreprise ne les demande. Toute renonciation de sa part est réputée non écrite. A noter que désormais il n’y a pas de montant minimal pour devoir mandater ces intérêts ; le seuil de 5 euros qui existait précédemment ayant été supprimé à compter du 1 mai 2013. Le taux des intérêts moratoires est fixé par décret. Les intérêts moratoires sont calculés sur le montant toutes taxes comprises (TTC) de la facture. La période à prendre en compte se dénombre en jours calendaires ; elle commence dès le dépassement du DGP (le jour suivant la fin de ce délai étant le jour n° 1) et se termine à la date de mise en paiement par l’agent comptable (le jour du paiement étant inclus). Les intérêts moratoires se calculent au prorata temporis en nombre de jours calendaires rapportés au nombre de jours d’une année civile (365 ou 366 en année bissextile) ; la formule est donc la suivante : montant de la facture TTC x nombre de jours de dépassement x taux, le tout étant divisé par 356 ou 366. Pour vous simplifier le calcul il existe des outils pour calculer automatiquement les intérêts moratoires : le simulateur de calcul sur le site « service public ». VII.6.2 - L’indemnité forfaitaire due de plein droit. Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, due pour tout retard de paiement, en sus des intérêts moratoires, est fixé à 40 euros (article D.2192-35 du code de la commande publique). Article L2192-13 : « Dès le lendemain de l'expiration du délai de paiement ou de l'échéance prévue par le marché, le retard de paiement fait courir, de plein droit et sans autre formalité, des intérêts moratoires dont le taux est fixé par voie réglementaire. Il ouvre droit, dans les conditions prévues à la présente sous-section, à des intérêts moratoires, à une indemnité forfaitaire et, le cas échéant, à une indemnisation complémentaire versés au créancier par le pouvoir adjudicateur. Le retard de paiement donne lieu, de plein droit et sans autre formalité, au versement d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé par voie réglementaire. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l'indemnité forfaitaire prévue à l'alinéa précédent, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. ». Cette indemnité forfaitaire automatique est particulièrement pénalisante pour les EPLE dans la mesure où elle excède largement le montant des intérêts moratoires auxquels elle s’ajoute et qu’elle ne tient pas compte ni du montant de la facture, ni du nombre de jours de dépassement du DGP. Alors que les retard de paiement sont le plus souvent de quelques jours et que le montant des factures concernées peu importants, un problème de retard de mandatement dans un établissement peut facilement se traduire par des centaines d’euros d’indemnités forfaitaires. avec ChorusPro et les vacances scolaires ce problème va gagner en intensité. VII.6.3 - Les intérêts légaux. Les intérêts moratoires et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doivent être payés dans un délai de 45 jours suivant la mise en paiement du principal ; le non- respect de ce délai peut donner lieu au versement d’intérêts légaux en application de l’article 1153 du code civil. Ces intérêts au taux légal sont calculés sur le montant des intérêts moratoires et doivent être réclamés par le créancier à l’ordonnateur pour pouvoir lui être versés. Le site « service public » pour connaître le taux de l’intérêt légal. VII.6.4 - Comptabilisation. A noter que les intérêts moratoires et légaux ainsi que l’indemnité forfaitaire sont comptabilisés au service supportant les dépenses correspondantes et au compte 671 – « Charges exceptionnelles sur opérations de gestion » (en mode GFC). VII.7 - L’agent comptable et le délai de paiement. Le délai de paiement de 30 jours est unique et comprend la phase de traitement par l’ordonnateur et la phase de traitement par l’agent comptable. Il est donc indispensable qu’il y ait concertation entre les deux pour que la répartition du DGP permette à chacun de jouer pleinement son rôle dans des conditions de délais acceptables. Pour maîtriser le délai maximal de paiement de leurs dépenses, les EPLE ont la faculté d'envisager le partage du délai global de 30 jours qui s'impose à eux dans le cadre de la convention du groupement comptable. Un arrêté de la DGFiP du 20 septembre 2013 publié au JORF du 8 octobre 2013 et portant application de l'article 12 du décret du 29 mars 2013 propose un modèle de convention entre l'ordonnateur et le comptable public adaptable aux EPLE. On considère généralement qu’un partage du délai de 30 jours en 20 jours pour l’ordonnateur et 10 jours pour le comptable est un bon compromis. A noter que du fait de la spécificité des comptables des EPLE, l’établissement scolaire qui se verrait tenu de payer des intérêts et des indemnités en raison d’un dépassement du DGP imputable au comptable, serait contraint d’assumer ces pénalités sur son budget sans action récursoire envers l’Etat ou le comptable. C’est pourquoi il doit y avoir une coopération et une information réciproque entre l’ordonnateur et le comptable sur le respect par chacun du délai dont il dispose. Il peut ainsi être nécessaire qu’en cas d’urgence un ordonnateur informe que le mandatement qu’il envoie à l’agence comptable doit être payé dans un délai plus réduit que celui qui est normalement dévolu au comptable. Il est par ailleurs souhaitable que chaque bordereau de mandatement soit revêtu de la date d’arrivée à l’agence comptable et de la date de paiement afin d’éviter toute contestation sur les responsabilités de chacun dans le dépassement du DGP. Si l’agent comptable est tenu d’informer l’ordonnateur des paiements qu’il doit engager en application de la loi, il n’est pas en mesure de procéder au mandatement d’office des intérêts moratoires et indemnités forfaitaires pour dépassement du DGP. Par contre il est tenu d’informer par écrit l’ordonnateur de la nécessité de procéder aux mandatements de ces sommes pour retard de paiement et de conserver une trace écrite de cette alerte pour prémunir sa responsabilité personnelle et pécuniaire. Mais si l’ordonnateur refuse d’engager les paiements des pénalités, l’agent comptable n’a aucun moyen de l’y contraindre. A noter que l'absence de mention des intérêts moratoires et de l’indemnité forfaitaire sur une facture ne constitue pas une erreur de liquidation susceptible d’entraîner un rejet du mandat puisque les pénalités n'ont pas à être liquidées dans la facture. En cas d'absence de mandatement dans les délais, le créancier peut recourir à la procédure de mandatement d'office ou d'inscription d'office qui est prévue à l'encontre des EPLE aux articles L421-13 du code de l’Education et L1612-15 du CGCT. Voir page suivante les dépenses (suite)…