Les personnels (2) VII - Le gestionnaire ou adjoint-gestionnaire ; Secrétaire général d’EPLE. Secrétaire général d’EPLE. Une note du 28 juillet 2023 annonce l’arrivée prochaine des secrétaires généraux d’EPLE et des gestionnaires délégués en EPLE. Le terme «adjoint-gestionnaire» ayant été instauré par un décret de 2011 il faudra attendre un texte de valeur juridique similaire pour changer votre appelation. Un document de l’académie d’Aix-Marseille « Etre gestionnaire au 1° septembre 2010 ». Un document de Clermont-Fd (2017) pour les nouveaux adjoints-gestionnaires. Circulaire n° 97-035 du 6 février 1997 : les missions du gestionnaire. Vade-mecum (2016) de l'adjoint gestionnaire en EPLE ; non mis à jour depuis 2016 certaines de ses fiches sont obsolétes, notamment en matière de marchés publics. VII.1 - Définition. La dénomination statutaire est «adjoint-gestionnaire» mais le terme généralement usité est celui de «gestionnaire». Cette dénomination d’adjoint-gestionnaire est donnée par le décret n° 2011-1716 du 1er décembre 2011 qui modifie la dénomination de l'adjoint du chef d'établissement et du gestionnaire, désormais désignés respectivement sous les termes de « chef d'établissement adjoint » et « adjoint gestionnaire ». Il leur confère en outre la qualité de membre de l'équipe de direction. L'adjoint gestionnaire peut désormais, en cas d'absence ou d'empêchement du chef d'établissement, être nommé ordonnateur suppléant, sous réserve qu'il ne soit pas l'agent comptable de l'établissement. L’ article R.421-13 du code de l’Education indique à l’alinéa II que : « Dans ses fonctions de gestion matérielle, financière et administrative, le chef d'établissement est secondé par un adjoint gestionnaire, membre de l'équipe de direction, nommé par le ministre chargé de l'éducation ou l'autorité académique habilitée à cet effet, parmi les personnels de l'administration scolaire et universitaire. L'adjoint gestionnaire est chargé, sous l'autorité du chef d'établissement et dans son champ de compétence, des relations avec les collectivités territoriales et il organise le travail des personnels administratifs et techniques affectés ou mis à disposition de l'établissement. ». VII.2 - Les missions du gestionnaire. Les missions du gestionnaire sont notamment définies par la circulaire n° 97-035 du 6 février 1997 : Entretien et maintenance : Pour l'entretien courant des locaux, des installations et des matériels, le gestionnaire fait appel, en fonction des nécessités, aux personnels de l'établissement ou aux services d'une EMOP ou d'entreprises extérieures. Il propose au chef d'établissement les améliorations ou les aménagements qui lui paraissent nécessaires. Il est, d'autre part, particulièrement souhaitable que le gestionnaire puisse être activement associé aux opérations de travaux et de maintenance mises en oeuvre par la collectivité de rattachement : élaboration des programmes et des cahiers des charges, liaison avec les différents partenaires, réception des travaux, prise en charge de l'exploitation des ouvrages, constatation des désordres et information de la collectivité de rattachement pour la mise en oeuvre des procédures de garantie. Il participe aux réunions organisées par la collectivité de rattachement et peut y remplacer le chef d'établissement à sa demande. Sécurité des locaux : La charge de la gestion matérielle confère au gestionnaire une responsabilité particulière en matière de sécurité, aux côtés du chef d'établissement et sous son autorité. Son action dans l'exécution des travaux d'entretien des matériels et des locaux ainsi que dans la prévention des risques est essentielle. A ce titre : Il est chargé de la tenue du carnet de sécurité ; Il prépare et coordonne les travaux de la commission d'hygiène et de sécurité et assure la mise en oeuvre des mesures proposées par celle-ci et adoptées par le conseil d'administration ; Il participe à l'élaboration du projet annuel de sécurité soumis au conseil d'administration ; Il prépare l'organisation périodique des exercices d'évacuation, sollicite et prépare les visites de la commission départementale de sécurité et des organismes de contrôle réglementaires ; Il propose toutes mesures de formation des personnels ATOS. En cas de danger, il doit informer le chef d'établissement, exécuter sans délai les diligences qui lui incombent et, le cas échéant, prendre toute mesure conservatoire de nature à éviter la réalisation d'un danger imminent. Administration générale : La gestion des ressources humaines au niveau de l'établissement incombe au gestionnaire, qui dirige, sous l'autorité du chef d'établissement, l'ensemble des personnels administratifs et ouvriers, organise leur service et répartit leurs tâches. Le gestionnaire apporte d'autre part son concours aux organes de l'établissement pour l'exercice de leurs attributions. Il aide en particulier au bon déroulement de la procédure concernant les actes pris par l'EPLE. La gestion financière : Le gestionnaire assure la gestion financière et tient la comptabilité administrative, pour le compte et sous l'autorité du chef d'établissement. Il est chargé de la mise en œuvre du contrôle de gestion appliqué à l'établissement. Il tient la comptabilité matière qui concerne l'ensemble des stocks et, plus particulièrement, des stocks de denrées alimentaires. Il contrôle la comptabilité des objets manufacturés ou des matières qui doit être préparée, sous l'autorité et la responsabilité du chef d'établissement, soit par le chef des travaux soit, à défaut, par le personnel enseignant désigné à cet effet ou par l'adjoint du chef d'établissement. Il veille à la conservation matérielle des biens appartenant à l'établissement, sous réserve des dispositions spéciales qui concernent les matériels, les collections et les ouvrages servant à l'enseignement qui sont placés sous le contrôle des responsables pédagogiques. Le contrôle de la tenue de la comptabilité matière étant placé sous la responsabilité de l'agent comptable. Textes : voir page suivante. Charte des pratiques de pilotage en EPLE. Dans le contexte des réflexions et des travaux menés dans le cadre du Grenelle de l'éducation et de l'agenda social avec le ministère, les représentants des personnels de direction ont exprimé le besoin de préciser à la fois le périmètre des missions de l'EPLE et son cadre d'exercice, dans un schéma de gouvernance académique renouvelé. C’est le sens de la charte du 24 août 2021 sur les pratiques de pilotage en EPLE. Un passage traite du rôle du gestionnaire. VII.3 - Le gestionnaire et l’ autorité fonctionnelle de la collectivité de rattachement. La loi n° 2022-217 du 21 février 2022 relative à la différenciation, la décentralisation, la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de l'action publique locale a créé une autorité fonctionnelle de la collectivité territorial de rattachement sur l’adjoint-gestionnaire. C’est l’article 145 : « Afin d'assurer une meilleure articulation entre les responsables des établissements d'enseignement du second degré, à l'exception des établissements mentionnés à l'article L. 811-8 du code rural et de la pêche maritime, et les collectivités territoriales auxquelles ces établissements sont rattachés, la convention mentionnée à l'article L. 421-23 du code de l'éducation prévoit les conditions dans lesquelles l'organe exécutif de la collectivité territoriale exerce, au titre des compétences qui lui incombent en matière de restauration, d'entretien général et de maintenance des infrastructures et des équipements, une autorité fonctionnelle sur l'adjoint du chef d'établissement chargé des fonctions de gestion matérielle, financière et administrative, dans le respect de l'autonomie de l'établissement définie à l'article L. 421-4 du même code ». Le ministère a mis en ligne en juillet 2022 un “ guide portant sur la mise œuvre de l’autorité fonctionnelle de la collectivité de rattachement sur les gestionnaires d’EPLE” pour encadrer la rédaction des conventions qui doivent mettre en oeuvre cette autorité fonctionnelle. VII.4 - Le gestionnaire et le conseil d’administration. Le gestionnaire apporte son concours aux organes de l’établissement pour l’exécution de leurs attributions. Il aide en particulier au bon déroulement de la procédure de réalisation des actes pris par l’établissement, à ces différents stades : - Mise en forme des projets d’actes qui doivent être soumis à la délibération du conseil d‘administration ; - Préparation de la transmission de ces actes, ainsi que de ceux pris par le chef d’établissement à l’autorité chargée de l’exercice du contrôle de légalité ; recueil des signatures et transmissions des pièces ; - Vérification des accusés de réception ou preuves de l’envoi, de manière à ce que le chef d’établissement puisse certifier le caractère exécutoire des actes et déterminer leur date de prise d’effet. Lorsque la date du conseil d’administration est arrêtée par le président, le gestionnaire participe à : - L’établissement de l’ordre du jour, - La préparation des documents s’y rapportant, - L’envoi des convocations à tous les membres, 10 jours au moins avant cette date. - Le gestionnaire doit veiller à la préparation de la salle où se déroulera le conseil d’administration. VII.5 - Passation de service entre gestionnaires. Une procédure trop souvent négligée car non obligatoire et pourtant, le gestionnaire entrant comme le comptable ont tout à gagner à formaliser cette étape : le document en fichier PDF de l’académie de Renne (2005). Le référentiel de la passation de service de l’académie de Clermont-Fd (2014) ; le référentiel de Limoges (2016) Un article paru dans la revue « Intendance » qui donne des conseils aux nouveaux gestionnaires sur la prise de poste au niveau budgétaire : un audit de la situation financière de l’établissement. Dans le cadre d’une passation de service entre gestionnaires, l’idéal est de prendre contact fin août avec le collègue en partance pour faire un point de la situation de son nouvel établissement. Des documents permettant de formaliser cette passation existent et constituent une trame pour ne rien oublier des éléments à transmettre. On pourra notamment se référer au « Vade-mecum du gestionnaire d’EPLE » qui traite ce sujet dans ses premières pages et se servir d’un référentiel de passation de service entre gestionnaires disponible dans plusieurs académies. A noter que ces deux documents sont également riches de conseils et d’informations pour la prise de fonctions au niveau de la gestion matérielle ou administrative Bien entendu dès la prise de fonctions, des entrevues avec le chef d’établissement et l’agent comptable sont indispensables pour avoir une première analyse de la santé financière de l’établissement et des points qui nécessitent une attention particulière, voir des mesures correctives rapides qui s’imposent. Mais dans la réalité du terrain, il arrive, pour diverses raisons, que ces contacts pourtant naturels et indispensables ne soient pas possibles ou ne se révèlent pas suffisamment riches d’enseignements pour donner à eux seuls une image correcte et précise de la situation budgétaire de l’EPLE. Dans ce cas le nouveau gestionnaire devra se rabattre sur divers documents qu’il trouvera à l’intendance pour réaliser lui-même l’audit nécessaire au bon pilotage de l’établissement. Cet article détaille ces documents. VII.6 - Délégation de l’ordonnateur au gestionnaire. Article R.421-13 du code de l’Education, alinéa III : « Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à chacun de ses adjoints. (…)» Voir page suivante . VII.7 - Responsabilité du gestionnaire. Comme les autres agents publics l’adjoint-gestionnaire d’EPLE relève de la Responsabilité des Gestionnaires Publics (RGP) mais ses fonctions le mettent en première ligne avec le CE au niveau des risques dans ce domaine. Voir ce passage. VIII - L’agent comptable . Attention. Au 01/01/2023 il y a eu une réforme de la responsabilité pécuniaire personnelle des agents comptables (RPP). Il convient d’en tenir compte dans la non actualisation sur ce sujet des documents cités ci-dessous qui sont antérieurs au 1 janvier 2023. Certains gestionnaires peuvent être nommés agent comptable d'un regroupement comptable, tout en demeurant gestionnaire de leur établissement d'affectation. Dans l'exercice d'une telle attribution, en application du principe de séparation des ordonnateurs et des comptables, le gestionnaire-agent comptable, dans la limite de sa responsabilité, n'est pas placé sous l'autorité de l‘ordonnateur. L’agent comptable d’EPLE est notamment chargé : - de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes qui lui sont remis par le chef d’établissement, ordonnateur, des créances constatées par un contrat ou un titre de propriété, ainsi que de l’encaissement des droits et des recettes que l’établissement est habilité à recevoir, tels que la contribution des familles pour le service annexe d’hébergement ; - du paiement des dépenses, sur ordre émanant de l’ordonnateur ; - de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l’établissement ; - du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilité ; - de la tenue de la comptabilité générale ; - de la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ; - de la préparation du compte financier. L’agent comptable a également un rôle de conseil auprès des ordonnateurs et des gestionnaires sans responsabilité comptable appartenant au groupement, notamment pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité matière, les inventaires et les régies. VIII.1 - Documentation. - Articles 17 à 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique . - Vadémécum du comptable ou du régisseur : un ouvrage de 2020 de l’académie d’Aix-Marseille sur la fonction comptable et régisseur ; une bible de 300 pages. Attention, elle n’est pas à jour concernant la responsabilité du comptable. - L’instruction codificatrice M9-6 , pages 25 et suivantes. - Un guide ‘’ La comptabilité de L’EPLE ‘’ fait par l’académie d’Aix-Marseille (2018) explique les mécanismes comptables nécessaires à la gestion des établissements publics locaux d’enseignement. Il revient donc sur les éléments essentiels de la gestion financière d’un EPLE en abordant successivement les éléments fondamentaux de la comptabilité générale, les opérations courantes réalisées tout au long de l’exercice comptable et les opérations de fin d’exercice. Il aborde les principes de l’analyse financière, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion, (SIG), capacité d’autofinancement (CAF), bilan fonctionnel, tableau de financement, tableau des flux de trésorerie, fonds de roulement mobilisable et vise à donner les clés de lecture des documents financiers. Les annexes de ce guide reprennent trois annexes de l’instruction codificatrice des EPLE, l’instruction M9-6 : la nomenclature comptable, la justification des comptes, les planches comptables. mais attention : elle n’est pas à jour concernant la responsabilité du comptable. Des rapports intéressants et instructifs : - Rapport 2008 de la Cour des Comptes sur les difficultés des comptables de l’EN. Un rapport basé sur des cas extrêmes dans une région parisienne qui subit les rotations rapides des personnels. - Un rapport de février 2012 : la qualité de la fonction comptable en EPLE.. - Un rapport de novembre 2016 de l’IGAENR analyse l'évolution du fonctionnement de la gestion comptable et financière des établissements scolaires du second degré. Il met également l'accent sur les problématiques de gestion de ressources humaines, au travers du besoin de renouvellement des agents comptables, qui va nécessiter de constituer un vivier de personnels. Un bilan instructif et des propositions à suivre. VIII.2 - Les missions du comptable. Les missions du comptable : article 18 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 Dans le poste comptable qu'il dirige, le comptable public est seul chargé : 1° De la tenue de la comptabilité générale ; 2° Sous réserve des compétences de l'ordonnateur, de la tenue de la comptabilité budgétaire ; 3° De la comptabilisation des valeurs inactives ; 4° De la prise en charge des ordres de recouvrer et de payer qui lui sont remis par les ordonnateurs ; 5° Du recouvrement des ordres de recouvrer et des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou tout autre titre exécutoire ; 6° De l'encaissement des droits au comptant et des recettes liées à l'exécution des ordres de recouvrer ; 7° Du paiement des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative ; 8° De la suite à donner aux oppositions à paiement et autres significations ; 9° De la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés aux personnes morales mentionnées à l'article 1er ; 10° Du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ; 11° De la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité. VIII.3 - Les contrôles du comptable. Articles 19 à 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Article 19 : Le comptable public est tenu d'exercer le contrôle : 1° S'agissant des ordres de recouvrer : a) De la régularité de l'autorisation de percevoir la recette ; b) Dans la limite des éléments dont il dispose, de la mise en recouvrement des créances et de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recouvrer ; 2° S'agissant des ordres de payer : a) De la qualité de l'ordonnateur ; b) De l'exacte imputation des dépenses au regard des règles relatives à la spécialité des crédits ; c) De la disponibilité des crédits ; d) De la validité de la dette dans les conditions prévues à l'article 20 ; e) Du caractère libératoire du paiement ; 3° S'agissant du patrimoine : a) De la conservation des valeurs inactives ; b) Des droits, privilèges et hypothèques. Article 20 : Le contrôle des comptables publics sur la validité de la dette porte sur : 1° La justification du service fait ; 2° L'exactitude de la liquidation ; 3° L'intervention des contrôles préalables prescrits par la réglementation ; 4° Dans la mesure où les règles propres à chaque personne morale mentionnée à l'article 1er le prévoient, l'existence du visa ou de l'avis préalable du contrôleur budgétaire sur les engagements ; 5° La production des pièces justificatives ; 6° L'application des règles de prescription et de déchéance. VIII.3.1 - Le contrôle des pièces justificatives de la dépense. Un point fondamental que le comptable doit parfaitement maîtriser pour éviter tout souci. Un article (AJI 2023) ; par ailleurs ce point est traité en détail à la page « Les pièces justificatives ». VIII.3.2 - Le contrôle de l ’imputation budgétaire. Un arrêt du Conseil d’État n°376324 du 23 décembre 2015, Caisse de la commune de Bulgnéville, vient, dans un considérant important, d’apporter des précisions sur la nature et l’étendue du contrôle que doit exercer le comptable en matière d’imputation des dépenses. Un article du bulletin d’Aix-Marseille de février 2016 présente cet arrêt et les règles en matière d’imputation. VIII.3.3 - Le contrôle du comptable sur les contrats. Un article (AJI 2023) sur le contrôle que le comptable doit exercer sur les contrats qui lui sont transmis en PJ des mandats. Le comptable doit exercer un contrôle complet sur la PJ que constitue un contrat : présence d’un contrat autorisé par le CA, signé, valide, actuel, conforme aux facturations, etc… VIII.3.4 - Le contrôle du comptable sur les bourses. Une question réponse de la DAF sur le contrôle du comptable en matière de bourse. « Un agent comptable s'est rendu compte, au cours de ses contrôles, qu'une famille s'était vu attribuer une bourse de collège alors qu'elle ne remplissait pas les conditions de ressources. Il a suspendu le paiement. Réponse DAF A3: Cette question doit être envisagée à l’aune des contrôles qui incombent à l’agent comptables et qui sont précisés dans le décret DGCP 2016. Conformément aux dispositions de ce texte il doit notamment doit exercer son contrôle sur l’exactitude des calcul de la liquidation et sur la production des pièces justificative visées au § 622 – Bourses du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 énumérées ci-dessous : - décision fixant les modalités d'attribution. - décision individuelle ou état collectif. - état de liquidation des bourses. Ces pièces certifiées par l’ordonnateur et transmises avec le mandatement sont les seules que l’agent comptable devra exigées. On rappellera à ce propos que le dossier de demande de bourse ne fait pas partie des pièces énumérées soumises au contrôle du comptable. Par ailleurs, si l’agent comptable vérifie la régularité et la forme des PJ il n’est juge ni de la légalité externe ni de l’opportunité des décisions. Ainsi, la suspension du paiement d’une bourse par le comptable au motif qu’elle ne remplit pas les conditions de ressources est assimilable à un contrôle sur la légalité interne de l’acte, ce qui n’est pas du ressort de l’agent comptable (CE n° 232430 du 30 juillet 2003 - Arrêt Marty) ». Le comptable n’est pas juge de la légalité au fond des actes transmis mais seulement de la légalité formelle. VIII.4 - Service des comptables publics - nouvel agent comptable (mise à jour 01/01/2023). L’instruction codificatrice M9-6 , pages 25 et suivantes. Arrêté du 29 décembre 2022 relatif à l'organisation du service des comptables publics. Ce texte tire les conséquences du nouveau régime de responsabilité des agents publics ; et donc des comptables des EPLE. Une fiche ancienne de la DAF pour un nouvel agent comptable : les indispensables à la prise de poste. Cette fiche, à actualiser avec l’arrêté de 2022 ne se prétend pas exhaustive, elle permettra toutefois à un nouvel agent comptable de prendre un poste dans les meilleures conditions possibles. Les contrôles précisés au point 5 sont limités aux comptes les plus généralement utilisés dans la comptabilité d’un EPLE. Il convient naturellement de les adapter à la comptabilité des établissements qui gèrent des paies, de la formation continue ou de l’apprentissage par exemple. . En application de l'instruction du 3 mars 2004 modifiant l'instruction générale du 16 août 1966 sur l'organisation du service des comptables publics, les comptables ne prêtent serment qu'une seule fois. VIII.4.1 - Installation et remise de service entre comptables publics. Arrêté du 29 décembre 2022 . Note du 5 avril 2023 relative à l’organisation du service des comptables publics qui compléte l’arrêté en précisant les modalités de serment, d’installation, de remise de service, d’intérim. Ses annexes avec des modèles d’imprimés. Pour exercer ses fonctions, un comptable public doit être installé dans le poste comptable sur lequel il est nommé. Le comptabler est nommé par le recteur, par délégation du ministre. Pour ce faire il produit son acte de nomination et le procès-verbal de sa prestation de serment (à défaut de ce procès-verbal, il demande l’organisation de sa prestation de serment). L'acte de nomination ou le document en tenant lieu fixe la date d'installation. A défaut, la date d'installation est fixée par le chef d’établissement de l’EPLE, qui peut déléguer sa signature. Une remise de service est organisée entre le comptable sortant et le comptable entrant, à la date d'installation de ce dernier. Le procès-verbal de remise de service constate contradictoirement la remise au comptable entrant du numéraire et des valeurs diverses. Leurs justifications relatives au numéraire et aux valeurs diverses sont annexées au procès-verbal. Normalement la remise de service a lieu au matin de la date fixée pour l'installation du comptable entrant. La note du 5 avril précise cette opération. Lorsque le comptable titulaire cesse ses fonctions sans qu'un successeur ne soit installé, ou lorsqu’il est absent ou susceptible de l'être, notamment pour une durée supérieure à deux mois, il y a lieu à nomination d’un intérimaire. Les comptables intérimaires sont dispensés de la prestation de serment. En fin d'intérim, un procès-verbal contradictoire de remise de service est dressé entre l'intérimaire et le nouveau comptable titulaire, sauf lorsque l'intérimaire devient titulaire. La note du 5 avril précise cette opération. VIII.4.2 - Réserves du comptable entrant. Depuis la disparition de leur responsabilité pécuniaire et personnelle, les comptables n’ont plus lieu d’émettre des réserves sur la ctenue de la comptabilité de leur prédécesseur. Mais un «état des lieux comptable» doit cependant être établi. Des précisions devont sans doute intervenir sur ce point. VIII.4.3 - Cautionnement et assurance du comptable. Avec la disparition de la responsabilité pécuniaire et personnelle, les comptables ne sont plus dans l’obligation d’avoir un cautionnement et une assurance. Le cautionnement a disparu mais les comptables, comme les autres agents publics concernés par la nouvelle responsabilité des gestionnaires publics (RGP) peuvent choisir de s’assurer pour limiter les impacts d’éventuelles amendes. Voir par exemple l’ AMF - 111 rue du Château des Rentiers, 75 214 PARIS Cedex 13. VIII.5 - Suppression ou modification, regroupement de la composition d’une agence comptable. Avec les regroupements, on voit - et on verra - de plus en plus de disparition d’agences comptables ; il s’agit d’une volonté ministérielle basée sur les rapports de l’IGAENR qui risque de se concrétiser avec l’arrivée de nouveaux logiciels de gestion. Un document ancien (2005) de l’académie de Rennes qui liste les opérations à effectuer dans le cas de modification ou suppression d’agence comptable. Un document del’académie de Lille (mars 07) pour la modification de la composition d’une agence comptable. Un document de septembre 2008 de la DAF de l’IA de l’Orne sur la procédure de dissolution et transfert d’une agence comptable. Un autre document récapitulatif très complet de l’académie de Reims de mai 2008. Sans oublier les pages dédiées de l’instruction codificatrice M9-6 . Voir page suivante le comptable (suite), le régisseur, etc…