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Pièces justificatives (4)
A - Les pièces justificatives des dépenses (4) IV - Etude de quelques rubriques parmi les plus courantes en EPLE. La nomenclature du décret 2016-33 du 20 janvier 2016 est longue mais de nombreuses rubriques ne concernent pas les EPLE. Voyons plus particulièrement quelques passages de ce nouveau décret qui traitent des dépenses les plus fréquentes dans nos établissements. IV.1 - Cas particuliers. 023. Paiement à des mandataires : 0232. Avocat Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat (au-delà du délai d'un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée), ou Jugement attestant de la qualité de représentant et relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la CARPA créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit. Cette seconde possibilité n’est possible que dans le délai d’un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée. En EPLE cette rubrique est utilisée notamment pour le paiement des indemnités prud’homales qui peuvent transiter par le compte CARPA de l’avocat de l’ex-salarié. Une précision concernant les paiements qui ne sont pas effectués par virement bancaire : 028. Paiement des sommes dues à des personnes morales ; lorsque le paiement n’est pas fait par virement : 0281. Sociétés commerciales A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire : Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce, ou extrait de l'acte de société délivré par un notaire, ou extrait du journal d'annonces légales qui a publié les statuts de la société. 0282. Paiement à des associations ; lorsque le paiement n’est pas fait par virement : Copie des statuts, à défaut numéro SIRET, ou référence de la publication au Journal officiel. 029. Paiement des sommes dues à des personnes morales faisant l'objet d'une procédure collective Bien qu’étant exceptionnels des paiements de cette nature demandent une attention particulière du comptable qui devra se référer aux différentes PJ prévues par le décret selon le type de procédure concernée. 0313. Saisie à tiers détenteur (SATD) Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception. IV.2 - Moyens de règlement. 041. Paiement par virement : Le décret indique que le RIB doit être produit par le créancier en l’absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense exigée. Il précise que cette pièce ne peut qu’émaner du créancier ; un document « maison » rédigé par l’EPLE ne peut donc se substituer à un RIB figurant sur la facture ou fourni à part par le créancier. 042. Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement : 0421. Premier prélèvement suite à une autorisation : 1. Autorisation de prélèvement visée par l'ordonnateur. 2. Facture ou relevé de consommation. 0422. Prélèvements suivants : Facture ou relevé de consommation. Il est donc nécessaire de joindre cette autorisation à la première facture concernée de chaque exercice. A noter qu’un prélèvement peut être mis en place pour les paiements suivants : - dépenses après service fait et après ordonnancement préalable dont le montant n’excède pas 300 € ; - dépenses payables sans ordonnancement préalable listées au paragraphe 3.2.2. de l’instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010 quel que soit leur montant. 05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers : 1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère. 2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée. A noter que la traduction peut être faite par un professeur ou un personnel de l’établissement. 06. Relevé de prescription Décision de l'assemblée délibérante, ou, pour les établissements publics de santé, décision du directeur, de ne pas opposer la prescription, ou Copie de l'acte interruptif de prescription. La loi n°68-1250 du 31 décembre 1968 modifiée relative à la prescription des créances sur [...] les établissements publics, prévoit que sont prescrites au profit des établissements publics toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de 4 ans à partir du premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis. Mais l’ordonnateur peut soit produire la preuve que la prescription a été interrompue, soit produire une délibération du conseil d'administration de l'EPLE qui relève "en tout ou en partie [les créanciers] de la prescription à raison de circonstances particulières et notamment de la situation du créancier". 07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture 1. Lettre de voiture ou tout élément susceptible de constater l'existence d'un contrat de transport. 2. Mise en demeure de la collectivité ou de l'établissement public local par le transporteur ou le voiturier. Il s’agit d’un paiement dans le cadre de la loi dite « Gayssot » du 5 février 1998 prévue à l’article 132-8 du code du Commerce. IV.3 - Dépenses courantes. 131. Restitution par la collectivité du trop-perçu et reversement Etat de liquidation dressé par l'ordonnateur portant mention de la nature de la recette, du montant à restituer et des motifs de la restitution. 132. Annulation ou réduction de recettes : Etat précisant, pour chaque titre, l'erreur commise. A noter que les comptables sont tenus d’exercer, dans la limite des éléments dont ils disposent, le contrôle de la régularité des annulations des ordres de recettes. Ils sont notamment tenus de s’assurer que les réductions ou annulation de recettes ne sont effectuées qu’aux fins de rectification d’erreurs matérielles (et non pour annuler une créance irrécouvrable par exemple). A défaut de ce contrôle, le comptable engage sa responsabilité. 133. Admission en non-valeurs : 1. Décision. 2. Etat précisant pour chaque titre le montant admis. Une délibération du CA de l’EPLE est nécessaire pour valider les états de non-valeurs présentés par l’agent comptable à concurrence des sommes effacées. L’instruction codificatrice M9-6 précise au point 2.2.4.8.2.1 que le comptable public doit justifier au juge des comptes de l'irrécouvrabilité des créances mais que les justificatifs produits au juge des comptes seront identiques à ceux présentés au conseil d'administration de l'EPLE. La M9-6 indiquant à ce sujet qu’à défaut de seuils fixés par le CA, pour les créances d'un montant unitaire inférieur à 40€ le motif de l'irrécouvrabilité n'a pas à être annoté sur l'état des créances présentées en non-valeur. Cependant les pièces justifiant de l’impossibilité de recouvrer la créance qui ne sont pas jointes au compte financier, sont tenues à la disposition du juge des comptes. 1422. Pour les frais d'huissier et d'expertise : Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens. ou Ordonnance de taxe ou état de frais et/ou contrat passé avec l'huissier et / ou mémoire. 171. Impôts, taxes, droits de timbre et d'enregistrement : 1. Avertissement ou état portant liquidation des droits, établi par les services fiscaux ou par toute administration financière habilitée. 2. Dans l'hypothèse où la mutation de la cote n'est pas intervenue, certificat de l'ordonnateur. 1721. Carte grise : Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur. 173. Impôts et taxes indirectes, redevances diverses Avertissement ou exemplaire de l'état liquidatif des droits ou de la déclaration expédiée aux directions des Finances Publiques. 181- 425. Transaction 1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la transaction. 2. Contrat de transaction. Les EPLE sont autorisés à transiger pour mettre fin aux litiges les opposant à d’autres personnes physiques ou morales publiques ou privées, par application de l’article R421-9 du code de l’éducation. Cette procédure décrite au point 2.2.4.7 de la M9-6 présente de multiples avantages pour solutionner un litige ou un blocage, sans risque pour le comptable. 182. Remise gracieuse de dette Décision de l'assemblée délibérante, de l'autorité exécutive autorisant la remise gracieuse. Le débiteur d'une créance peut présenter à l’EPLE une demande de remise gracieuse en justifiant sa demande. La décision de remise gracieuse est prise par le conseil d'administration après avis conforme de l'agent comptable ; ou par l'ordonnateur dans le cas la créance est inférieure à un seuil fixé par le conseil d'administration (article R421-69 du code de l’éducation). 2101. Premier paiement de la rémunération d’un personnel 1. Acte d'engagement mentionnant : - la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés ou les vacataires; - l'identité de l'agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l'engagement ; - les modalités de recrutement (exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement...), les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel et la quotité de temps de travail ; - le grade, l'échelon, l'indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent. 2102. Paiements ultérieurs 21021. Pièces générales 1. Etat nominatif décompté individuel (notamment bulletin de paye) ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent : - le grade, l'échelon, l'indice majoré, l'indication du temps de travail, le taux horaire ou le taux de la vacation (horaire ou autre critère) ; - la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ; - le traitement brut mensuel ; - l'indemnité de résidence ; - le supplément familial de traitement ; - la NBI ; - chaque prime ou indemnité de manière individualisée ; - les heures supplémentaires ; - les indemnités d'astreintes ou de permanences ; - le montant des rémunérations soumis aux précomptes ; - les montants de ces précomptes ; - le traitement net mensuel ; - la somme nette à payer. 2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire. 3. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination portant modification de la situation administrative de l'intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative, avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations. 212. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer ou Etat de proposition de rectification suite à un contrôle (Urssaf, Pôle Emploi, Administration fiscale) ou Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé : - décision précisant l'objet du remboursement ; - décompte. 2171. Prise en charge des frais de déplacement : Pour un EPLE, cette rubrique concerne les frais de déplacements des personnels ou de ceux qui interviennent pour son compte ; des décrets ou arrêtés en fixent les modalités. A noter qu’il existe une procédure particulière pour les déplacements des personnels dans le cadre du programme ERASMUS. Concernant les remboursements des frais de déplacements des élèves, notamment pour les stages en entreprises, une délibération du CA doit en fixer les modalités. 21711. Pièces générales : 1. Etat de frais (voir annexe A). 2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas : - délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole, 3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune. 4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application. (…) 21712. Pièces particulières a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale. - Ordre de mission indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé, Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité, dans les limites de douze mois, la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés. C’est le cas pour les ordres de mission permanents de l’ordonnateur, du gestionnaire ou du comptable. g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale. - Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge. C’est le cas pour les intervenants extérieurs dont les frais de déplacements sont remboursés sur la base du décret de 2006 modifié. Il existe un vadémécum sur les frais de déplacements qui détaille toute la procédure et donne également des exemples de documents conformes aux dispositions de cette nomenclature (voir la page concernée de ce site). 21715. Versement d'avances sur frais de déplacement 217151. Versement d'avances 1. Demande de l'agent. 2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (voir annexe A). 217152. Paiement du solde Pièces prévues à la rubrique 2171. 6. Interventions sociales et diverses : 6112. Aide facultative : 1. Délibération fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide. 2. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive. 3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d'urgence. On peut ranger dans cette catégorie les dépenses concernant les aides des fonds sociaux ou de la caisse de solidarité. La circulaire 2017-122 du 22 août 2017 prévoit que les critères d’attribution des aides du fonds social cantine sont soumis à la délibération du conseil d’administration et qu’une commission examine les aides du fonds social collégien ou lycéen. En application de cette rubrique, il est souhaitable qu’une délibération soit prise qui prévoit largement les modalités et critères d’attribution des diverses aides sociales (fonds social cantine, lycéen ou collégien, caisse de solidarité) ; c’est une PJ exigible par le comptable. La décision d’attribution fera l’objet d’un acte du chef d’établissement qui sera l’autre PJ. 622. Bourses : 1. Décision fixant les modalités d'attribution. 2. Décision individuelle ou état collectif. 3. Etat de liquidation des bourses. On voit que le simple bordereau des droits constatés n’est pas une PJ suffisante pour les bourses nationales et qu’il convient de joindre également au mandat les justificatifs des décisions d’attribution des bourses. L’instruction codificatrice M9-6 indique par ailleurs que, conformément aux termes de l’article R531-35 du code de l’éducation, la bourse peut être payée au boursier majeur ou émancipé qui n’est à la charge d’aucune personne. Les autres prestations et notamment les remboursements des frais de stage s’effectuent dans les mêmes conditions. Par ailleurs, cette possibilité est étendue aux élèves de plus de seize ans à condition que leurs parents aient manifesté par écrit leur accord. 63 . Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules : 6311. Premier paiement : 1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s), ou décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les événements donnant lieu à l'octroi de tels avantages. 2. Décision d'attribution. 3. Le cas échéant, facture. IIl arrive que les EPLE soient amenés à « offrir » des récompenses ou des gratifications (places de cinéma, bons d’achat, livres, etc…) à divers élèves « méritants » ou dans le cadre de concours. Il se peut également que l’EPLE souhaite faire des « cadeaux » à diverses personnes. Si le comptable n’est pas juge de l’opportunité de ce type de dépense, il doit cependant en contrôler la nature puisque celle- ci conditionne la bonne imputation et les pièces justificatives exigées par la nomenclature. Si la dépense en cause est identifiée comme une récompense ou un cadeau elle doit être comptabilisée comme telle en classe 6 et relève de cette rubrique. Ce qui implique que pour le paiement il faut avoir en PJ un acte du CA avec la facture. On notera que la nomenclature comptable des EPLE a enfin créé un compte spécifique dans Opale : « 6585 - dons et libéralités ». Nombre de jurisprudences ont mis en débet des comptables pour ne pas avoir produit la délibération qu’exigeait la nomenclature des pièces justificatives. Face à des dépenses de ce type le comptable a donc tout intérêt à demander l’acte du CA autorisant ces remises de prix ou cadeaux même si cela parait contraignant, car les risques sont réels surtout si le type de dépense ne laisse pas d’ambiguïté sur sa destination (bons d’achat par exemple). 72. Subventions et primes de toute nature : 7211. Premier paiement 1. Décision arrêtant le bénéficiaire, le montant, l'objet et, le cas échéant, les modalités particulières de versement des fonds ainsi que les conditions d'octroi et les charges d'emploi. 2. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision ; 3. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité ou l'établissement (dans l'hypothèse la décision ne précise pas les modalités particulières de versement des fonds.). Cette rubrique peut notamment concerner les dons et subventions accordées par l’EPLE à l’association sportive, au FSE, à la MDLE ou à d’autres associations. Voir page suivante la suite de l’analyse de ce décret et notamment les PJ des marchés publics...
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