Les personnels (2) VII - Le gestionnaire ou adjoint-gestionnaire. Un document de l’académie d’Aix-Marseille « Etre gestionnaire au 1° septembre 2010 ». Un document de Clermont-Fd (2017) pour les nouveaux adjoints-gestionnaires. Circulaire n° 97-035 du 6 février 1997 : les missions du gestionnaire. Vade-mecum (2016) de l'adjoint gestionnaire en EPLE ; non mis à jour depuis 2016 certaines de ses fiches sont obsolétes, notamment en matière de marchés publics. VII.1 - Définition. La dénomination statutaire est «adjoint-gestionnaire» mais le terme généralement usité est celui de «gestionnaire». Cette dénomination d’adjoint-gestionnaire est donnée par le décret n° 2011-1716 du 1er décembre 2011 qui modifie la dénomination de l'adjoint du chef d'établissement et du gestionnaire, désormais désignés respectivement sous les termes de « chef d'établissement adjoint » et « adjoint gestionnaire ». Il leur confère en outre la qualité de membre de l'équipe de direction. L'adjoint gestionnaire peut désormais, en cas d'absence ou d'empêchement du chef d'établissement, être nommé ordonnateur suppléant, sous réserve qu'il ne soit pas l'agent comptable de l'établissement. L’ article R.421-13 du code de l’Education indique à l’alinéa II que : « Dans ses fonctions de gestion matérielle, financière et administrative, le chef d'établissement est secondé par un adjoint gestionnaire, membre de l'équipe de direction, nommé par le ministre chargé de l'éducation ou l'autorité académique habilitée à cet effet, parmi les personnels de l'administration scolaire et universitaire. L'adjoint gestionnaire est chargé, sous l'autorité du chef d'établissement et dans son champ de compétence, des relations avec les collectivités territoriales et il organise le travail des personnels administratifs et techniques affectés ou mis à disposition de l'établissement. ». VII.2 - Les missions du gestionnaire. Les missions du gestionnaire sont notamment définies par la circulaire n° 97-035 du 6 février 1997 : Entretien et maintenance : Pour l'entretien courant des locaux, des installations et des matériels, le gestionnaire fait appel, en fonction des nécessités, aux personnels de l'établissement ou aux services d'une EMOP ou d'entreprises extérieures. Il propose au chef d'établissement les améliorations ou les aménagements qui lui paraissent nécessaires. Il est, d'autre part, particulièrement souhaitable que le gestionnaire puisse être activement associé aux opérations de travaux et de maintenance mises en oeuvre par la collectivité de rattachement : élaboration des programmes et des cahiers des charges, liaison avec les différents partenaires, réception des travaux, prise en charge de l'exploitation des ouvrages, constatation des désordres et information de la collectivité de rattachement pour la mise en oeuvre des procédures de garantie. Il participe aux réunions organisées par la collectivité de rattachement et peut y remplacer le chef d'établissement à sa demande. Sécurité des locaux : La charge de la gestion matérielle confère au gestionnaire une responsabilité particulière en matière de sécurité, aux côtés du chef d'établissement et sous son autorité. Son action dans l'exécution des travaux d'entretien des matériels et des locaux ainsi que dans la prévention des risques est essentielle. A ce titre : Il est chargé de la tenue du carnet de sécurité ; Il prépare et coordonne les travaux de la commission d'hygiène et de sécurité et assure la mise en oeuvre des mesures proposées par celle-ci et adoptées par le conseil d'administration ; Il participe à l'élaboration du projet annuel de sécurité soumis au conseil d'administration ; Il prépare l'organisation périodique des exercices d'évacuation, sollicite et prépare les visites de la commission départementale de sécurité et des organismes de contrôle réglementaires ; Il propose toutes mesures de formation des personnels ATOS. En cas de danger, il doit informer le chef d'établissement, exécuter sans délai les diligences qui lui incombent et, le cas échéant, prendre toute mesure conservatoire de nature à éviter la réalisation d'un danger imminent. Administration générale : La gestion des ressources humaines au niveau de l'établissement incombe au gestionnaire, qui dirige, sous l'autorité du chef d'établissement, l'ensemble des personnels administratifs et ouvriers, organise leur service et répartit leurs tâches. Le gestionnaire apporte d'autre part son concours aux organes de l'établissement pour l'exercice de leurs attributions. Il aide en particulier au bon déroulement de la procédure concernant les actes pris par l'EPLE. La gestion financière : Le gestionnaire assure la gestion financière et tient la comptabilité administrative, pour le compte et sous l'autorité du chef d'établissement. Il est chargé de la mise en œuvre du contrôle de gestion appliqué à l'établissement. Il tient la comptabilité matière qui concerne l'ensemble des stocks et, plus particulièrement, des stocks de denrées alimentaires. Il contrôle la comptabilité des objets manufacturés ou des matières qui doit être préparée, sous l'autorité et la responsabilité du chef d'établissement, soit par le chef des travaux soit, à défaut, par le personnel enseignant désigné à cet effet ou par l'adjoint du chef d'établissement. Il veille à la conservation matérielle des biens appartenant à l'établissement, sous réserve des dispositions spéciales qui concernent les matériels, les collections et les ouvrages servant à l'enseignement qui sont placés sous le contrôle des responsables pédagogiques. Le contrôle de la tenue de la comptabilité matière étant placé sous la responsabilité de l'agent comptable. Textes : voir page suivante. VII.3 - Le gestionnaire et le conseil d’administration. Le gestionnaire apporte son concours aux organes de l’établissement pour l’exécution de leurs attributions. Il aide en particulier au bon déroulement de la procédure de réalisation des actes pris par l’établissement, à ces différents stades : - Mise en forme des projets d’actes qui doivent être soumis à la délibération du conseil d‘administration ; - Préparation de la transmission de ces actes, ainsi que de ceux pris par le chef d’établissement à l’autorité chargée de l’exercice du contrôle de légalité ; recueil des signatures et transmissions des pièces ; - Vérification des accusés de réception ou preuves de l’envoi, de manière à ce que le chef d’établissement puisse certifier le caractère exécutoire des actes et déterminer leur date de prise d’effet. Lorsque la date du conseil d’administration est arrêtée par le président, le gestionnaire participe à : - L’établissement de l’ordre du jour, - La préparation des documents s’y rapportant, - L’envoi des convocations à tous les membres, 10 jours au moins avant cette date. - Le gestionnaire doit veiller à la préparation de la salle où se déroulera le conseil d’administration. VII.4 - Passation de service entre gestionnaires. Une procédure trop souvent négligée car non obligatoire et pourtant, le gestionnaire entrant comme le comptable ont tout à gagner à formaliser cette étape : le document en fichier PDF de l’académie de Renne (2005). Le référentiel de la passation de service de l’académie de Clermont-Fd (2014) ; le référentiel de Limoges (2016) Un article paru dans la revue « Intendance » qui donne des conseils aux nouveaux gestionnaires sur la prise de poste au niveau budgétaire : un audit de la situation financière de l’établissement. Dans le cadre d’une passation de service entre gestionnaires, l’idéal est de prendre contact fin août avec le collègue en partance pour faire un point de la situation de son nouvel établissement. Des documents permettant de formaliser cette passation existent et constituent une trame pour ne rien oublier des éléments à transmettre. On pourra notamment se référer au « Vade-mecum du gestionnaire d’EPLE » qui traite ce sujet dans ses premières pages et se servir d’un référentiel de passation de service entre gestionnaires disponible dans plusieurs académies. A noter que ces deux documents sont également riches de conseils et d’informations pour la prise de fonctions au niveau de la gestion matérielle ou administrative Bien entendu dès la prise de fonctions, des entrevues avec le chef d’établissement et l’agent comptable sont indispensables pour avoir une première analyse de la santé financière de l’établissement et des points qui nécessitent une attention particulière, voir des mesures correctives rapides qui s’imposent. Mais dans la réalité du terrain, il arrive, pour diverses raisons, que ces contacts pourtant naturels et indispensables ne soient pas possibles ou ne se révèlent pas suffisamment riches d’enseignements pour donner à eux seuls une image correcte et précise de la situation budgétaire de l’EPLE. Dans ce cas le nouveau gestionnaire devra se rabattre sur divers documents qu’il trouvera à l’intendance pour réaliser lui-même l’audit nécessaire au bon pilotage de l’établissement. Cet article détaille ces documents. VII.5 - Délégation de l’ordonnateur au gestionnaire. Article R.421-13 du code de l’Education, alinéa III : « Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à chacun de ses adjoints. (…)» Voir page suivante . VIII - L’agent comptable . Certains gestionnaires peuvent être nommés agent comptable d'un regroupement comptable, tout en demeurant gestionnaire de leur établissement d'affectation. Dans l'exercice d'une telle attribution, en application du principe de séparation des ordonnateurs et des comptables, le gestionnaire-agent comptable, dans la limite de sa responsabilité personnelle et pécuniaire, n'est pas placé sous l'autorité de l‘ordonnateur. L’agent comptable d’EPLE est notamment chargé : - de la prise en charge et du recouvrement des ordres de recettes qui lui sont remis par le chef d’établissement, ordonnateur, des créances constatées par un contrat ou un titre de propriété, ainsi que de l’encaissement des droits et des recettes que l’établissement est habilité à recevoir, tels que la contribution des familles pour le service annexe d’hébergement ; - du paiement des dépenses, sur ordre émanant de l’ordonnateur ; - de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l’établissement ; - du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilité ; - de la tenue de la comptabilité générale ; - de la conservation des pièces justificatives des opérations et des documents de comptabilité ; - de la préparation du compte financier. L’agent comptable a également un rôle de conseil auprès des ordonnateurs et des gestionnaires sans responsabilité comptable appartenant au groupement, notamment pour ce qui concerne la tenue de la comptabilité matière, les inventaires et les régies. VIII.1 - Documentation. - Articles 17 à 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique . - Vadémécum du comptable ou du régisseur : un ouvrage de 2020 de l’académie d’Aix-Marseille sur la fonction comptable et régisseur ; une bible de 300 pages. - Décret n°79-124 du 5 février 1979 modifié relatif à la signature des comptes de gestion des comptables publics. - A actualiser avec l’ arrêté du 11 avril 2018 relatif à l'organisation du service des comptables publics : installation, intérim, remise de service. L’instruction codificatrice M9-6 , pages 25 et suivantes. - Un guide ‘’ La comptabilité de L’EPLE ‘’ fait par l’académie d’Aix-Marseille (2018) explique les mécanismes comptables nécessaires à la gestion des établissements publics locaux d’enseignement. Il revient donc sur les éléments essentiels de la gestion financière d’un EPLE en abordant successivement les éléments fondamentaux de la comptabilité générale, les opérations courantes réalisées tout au long de l’exercice comptable et les opérations de fin d’exercice. Il aborde les principes de l’analyse financière, compte de résultat, soldes intermédiaires de gestion, (SIG), capacité d’autofinancement (CAF), bilan fonctionnel, tableau de financement, tableau des flux de trésorerie, fonds de roulement mobilisable et vise à donner les clés de lecture des documents financiers. Les annexes de ce guide reprennent trois annexes de l’instruction codificatrice des EPLE, l’instruction M9-6 : la nomenclature comptable, la justification des comptes, les planches comptables. Des rapports intéressants et instructifs : - Rapport 2008 de la Cour des Comptes sur les difficultés des comptables de l’EN. Un rapport basé sur des cas extrêmes dans une région parisienne qui subit les rotations rapides des personnels. - Un rapport de février 2012 : la qualité de la fonction comptable en EPLE.. - Un rapport de novembre 2016 de l’IGAENR analyse l'évolution du fonctionnement de la gestion comptable et financière des établissements scolaires du second degré. Il met également l'accent sur les problématiques de gestion de ressources humaines, au travers du besoin de renouvellement des agents comptables, qui va nécessiter de constituer un vivier de personnels. Un bilan instructif et des propositions à suivre. VIII.2 - Les missions du comptable. Les missions du comptable : article 18 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 Dans le poste comptable qu'il dirige, le comptable public est seul chargé : 1° De la tenue de la comptabilité générale ; 2° Sous réserve des compétences de l'ordonnateur, de la tenue de la comptabilité budgétaire ; 3° De la comptabilisation des valeurs inactives ; 4° De la prise en charge des ordres de recouvrer et de payer qui lui sont remis par les ordonnateurs ; 5° Du recouvrement des ordres de recouvrer et des créances constatées par un contrat, un titre de propriété ou tout autre titre exécutoire ; 6° De l'encaissement des droits au comptant et des recettes liées à l'exécution des ordres de recouvrer ; 7° Du paiement des dépenses, soit sur ordre émanant des ordonnateurs, soit au vu des titres présentés par les créanciers, soit de leur propre initiative ; 8° De la suite à donner aux oppositions à paiement et autres significations ; 9° De la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés aux personnes morales mentionnées à l'article 1er ; 10° Du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités ; 11° De la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité. VIII.3 - Les contrôles du comptable. Articles 19 à 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Article 19 : Le comptable public est tenu d'exercer le contrôle : 1° S'agissant des ordres de recouvrer : a) De la régularité de l'autorisation de percevoir la recette ; b) Dans la limite des éléments dont il dispose, de la mise en recouvrement des créances et de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recouvrer ; 2° S'agissant des ordres de payer : a) De la qualité de l'ordonnateur ; b) De l'exacte imputation des dépenses au regard des règles relatives à la spécialité des crédits ; c) De la disponibilité des crédits ; d) De la validité de la dette dans les conditions prévues à l'article 20 ; e) Du caractère libératoire du paiement ; 3° S'agissant du patrimoine : a) De la conservation des valeurs inactives ; b) Des droits, privilèges et hypothèques. Article 20 : Le contrôle des comptables publics sur la validité de la dette porte sur : 1° La justification du service fait ; 2° L'exactitude de la liquidation ; 3° L'intervention des contrôles préalables prescrits par la réglementation ; 4° Dans la mesure où les règles propres à chaque personne morale mentionnée à l'article 1er le prévoient, l'existence du visa ou de l'avis préalable du contrôleur budgétaire sur les engagements ; 5° La production des pièces justificatives ; 6° L'application des règles de prescription et de déchéance. VIII.3.1 - Le contrôle des pièces justificatives de la dépense. Un point fondamental que le comptable doit parfaitement maîtriser pour éviter tout souci. Ce point est traité en détail à la page « Les pièces justificatives ». VIII.3.2 - Le contrôle de l ’imputation budgétaire. Un arrêt du Conseil d’État n°376324 du 23 décembre 2015, Caisse de la commune de Bulgnéville, vient, dans un considérant important, d’apporter des précisions sur la nature et l’étendue du contrôle que doit exercer le comptable en matière d’imputation des dépenses. Un article du bulletin d’Aix-Marseille de février 2016 présente cet arrêt et les règles en matière d’imputation. VIII.3.3 - Le contrôle du comptable sur les contrats. Un article (AJI) sur le contrôle que le comptable doit exercer sur les contrats qui lui sont transmis en PJ des mandats. Le comptable doit exercer un contrôle complet sur la PJ que constitue un contrat : présence d’un contrat autorisé par le CA, signé, valide, actuel, conforme aux facturations, etc… VIII.3.4 - Le contrôle du comptable sur les bourses. Une question réponse de la DAF sur le contrôle du comptable en matière de bourse. « Un agent comptable s'est rendu compte, au cours de ses contrôles, qu'une famille s'était vu attribuer une bourse de collège alors qu'elle ne remplissait pas les conditions de ressources. Il a suspendu le paiement. Réponse DAF A3: Cette question doit être envisagée à l’aune des contrôles qui incombent à l’agent comptables et qui sont précisés dans le décret DGCP 2016. Conformément aux dispositions de ce texte il doit notamment doit exercer son contrôle sur l’exactitude des calcul de la liquidation et sur la production des pièces justificative visées au § 622 – Bourses du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 énumérées ci-dessous : - décision fixant les modalités d'attribution. - décision individuelle ou état collectif. - état de liquidation des bourses. Ces pièces certifiées par l’ordonnateur et transmises avec le mandatement sont les seules que l’agent comptable devra exigées. On rappellera à ce propos que le dossier de demande de bourse ne fait pas partie des pièces énumérées soumises au contrôle du comptable. Par ailleurs, si l’agent comptable vérifie la régularité et la forme des PJ il n’est juge ni de la légalité externe ni de l’opportunité des décisions. Ainsi, la suspension du paiement d’une bourse par le comptable au motif qu’elle ne remplit pas les conditions de ressources est assimilable à un contrôle sur la légalité interne de l’acte, ce qui n’est pas du ressort de l’agent comptable (CE n° 232430 du 30 juillet 2003 - Arrêt Marty) ». VIII.4 - Service des comptables publics - nouvel agent comptable. L’instruction codificatrice M9-6 , pages 25 et suivantes. Arrêté du 11 avril 2018 relatif à l'organisation du service des comptables publics : installation, intérim, remise de service. Ce texte abroge l’instruction générale modifiée du 16 août 1966 sur l'organisation du service des comptables publics et fixe les nouvelles modalités de la fonction de comptable public relatives à l’installation, aux remises de service et à l’intérim du poste comptable. Une fiche de la DAF pour un nouvel agent comptable : les indispensables à la prise de poste. Cette fiche, à actualiser avec l’arrêté de 2018, ne se prétend pas exhaustive, elle permettra toutefois à un nouvel agent comptable de prendre un poste dans les meilleures conditions possibles. Les contrôles précisés au point 5 sont limités aux comptes les plus généralement utilisés dans la comptabilité d’un EPLE. Il convient naturellement de les adapter à la comptabilité des établissements qui gèrent des paies, de la formation continue ou de l’apprentissage par exemple. . En application de l'instruction du 3 mars 2004 modifiant l'instruction générale du 16 août 1966 sur l'organisation du service des comptables publics, les comptables ne prêtent serment qu'une seule fois, celui-ci restant valable quelle que soit la CRC dont ils dépendent. VIII.4.1 - Remise de service entre comptables publics. Le comptable nouvellement désigné ne peut exercer ses fonctions sans avoir été au préalable installé dans le poste comptable qui lui est confié. Lors de l’installation, le comptable doit produire l'acte de nomination dans le poste où il doit être installé, le procès-verbal de prestation de serment et la justification des garanties qu'il est tenu de constituer. L'installation fait l'objet d'un procès-verbal qui constate la remise au comptable entrant du numéraire, des valeurs diverses et des pièces justificatives des opérations effectuées. Il est accompagné notamment d'un état des restes à recouvrer et des restes à payer, d'une balance générale des opérations et de l'inventaire du poste. Le procès-verbal d'installation du comptable sera joint au premier compte financier produit par le comptable après la date de son installation. Le comptable entrant peut émettre des réserves sur les opérations prises en charge lors de la remise de service, portant essentiellement sur les créances à recouvrer ou sur des anomalies comptables. Le comptable sortant peut donner procuration à son (ses) successeur(s) pour signer les comptes de gestion et répondre aux charges qui pourraient être prononcées à son encontre ; en application de l’article 2 du décret n°79-124 du 5 février 1979 modifié relatif à la signature des comptes de gestion des comptables publics. Un exemple de procuration entre comptables sortant et entrant. Des documents, parfois anciens, mais riches d’enseignements pour une passation entre comptables ; à actualiser avec l’ arrêté du 11 avril 2018 relatif à l'organisation du service des comptables publics : Un document (2012) sur la prise de fonction des comptables. Un document de synthése de l’Académie de Nantes actualisé en janvier 2006. Un autre document de synthése de l’I.A. De l’Orne (2008). Guide pour la passation de service entre agents comptables fait par l’académie de Poitiers (2010) : voir le guide. VIII.4.2 - Réserves du comptable entrant. Instruction n°01-002-M9 du 8 janvier 2001 : formulation de réserves par les agents comptables d'EPLE sur la gestion de leurs prédécesseurs. Vadémécum du comptable ou du régisseur de l’académie d’Aix-Marseille : voir page 231 et suivantes. Un document sur les réserves que doit faire un comptable entrant face à une situation comptable susceptible d’engager sa responsabilité La responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics s'exerce dans le temps, de la date de prise de fonction du comptable à celle de la remise de service et s'étend à toutes les opérations prises en charge à l'occasion des formalités d'installation dans le poste comptable (article 60-III de la loi de finances n° 63-156 du 23 février 1963).En atténuation de ce principe de responsabilité unique, le comptable entrant peut contester certaines opérations effectuées par son ou ses prédécesseurs en formulant par écrit des réserves dans un délai fixé à 6 mois par l'article 17du décret n° 64-1022 du 29 septembre 1964. VIII.4.3 - Cautionnement et assurance du comptable. - Un décret n° 2014-311 du 7 mars 2014 a eu pour objet de mettre à jour certaines dispositions du décret n° 64-685 du 2 juillet 1964 modifié relatif à la constitution et à la libération du cautionnement des comptables publics. Afin de simplifier la procédure de délivrance du certificat de libération du cautionnement au comptable principal, ce décret prévoit que ce dernier n'a plus l'obligation d'apporter la preuve que l'ordonnateur n'a pas formulé de réclamation sur sa gestion ; et il ajoute à la liste des autorités compétentes pour délivrer le quitus ou le certificat de libération les chefs des pôles d'apurement administratif. - Arrêté du 13 octobre 2014 modifiant l'arrêté du 24 novembre 2000 organisant les modalités de fixation du cautionnement des comptables des établissements publics locaux d'enseignement et des établissements dont la responsabilité et la charge incombent entièrement à l'Etat. Avant d'être installés dans leur poste, les comptables publics sont tenus de constituer des garanties, concrétisées par l’affiliation à une association de cautionnement mutuel. L’arrêté du 24 novembre 2000 modifié par l’arrêté du 24 juin 2010, fixe le montant du cautionnement des agents comptables qui fait l’objet d’une révision triennale. Le cautionnement permet de garantir à l’EPLE le versement du montant total ou partiel d'un débet qui serait mis à la charge du comptable. Il ne doit donc pas être confondu avec l'assurance que le comptable peut et doit, c’est vivement conseillé) contracter à titre personnel, assurance destinée à rembourser, le cas échéant, le montant des débets mis à sa charge après épuisement des voies de recours. Les frais de constitution des garanties et de souscriptions des contrats d’assurance sont une charge personnelle du comptable, ils ne peuvent pas être supportés par l’EPLE. Les comptables intérimaires qui ne sont pas par ailleurs titulaires d’un poste comptable ne sont pas astreints à cautionnement. Cautionnement : Association Française de Cautionnement Mutuel - 36, avenue Marceau - 75381 PARIS Cedex 08 / Tél : 01 44 43 93 30 - Fax : 01 44 43 93 40 Assurance : AMF - 111 rue du Château des Rentiers, 75 214 PARIS Cedex 13. VIII.5 - Suppression ou modification, regroupement de la composition d’une agence comptable. Avec les regroupements, on voit - et on verra - de plus en plus de disparition d’agences comptables ; il s’agit d’une volonté ministérielle basée sur les rapports de l’IGAENR qui risque de se concrétiser avec l’arrivée de nouveaux logiciels de gestion. Un document ancien (2005) de l’académie de Rennes qui liste les opérations à effectuer dans le cas de modification ou suppression d’agence comptable. Un document del’académie de Lille (mars 07) pour la modification de la composition d’une agence comptable. Un document de septembre 2008 de la DAF de l’IA de l’Orne sur la procédure de dissolution et transfert d’une agence comptable. Un autre document récapitulatif très complet de l’académie de Reims de mai 2008. Sans oublier les pages dédiées de l’instruction codificatrice M9-6 . Voir page suivante le comptable (suite), le régisseur, etc…