Les frais de déplacements des personnels Cette page traite des remboursements des frais de déplacements des personnels (et de ceux qui interviennent pour le compte des EPLE). La page suivante traite des remboursements des frais de stages des élèves. I - Base réglementaire. Décret 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié par le décret n°2019-139 du 26 février 2019 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat. - Arrêté du 26 février 2019 pris pour l’application de l’article 11-1 du décret pré-cité. - Arrêté du 3 juillet 2006 modifié par l’arrêté du 26 février 2019 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat, et par l’arrêté du 11 octobre 2019 fixant le nouveau taux des indemnités de repas à partir de 2020. - Arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités de stage prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat. - Arrêté du 20 décembre 2013 , modifié par l’arrêté du 17 juin 2019, pris pour application du décret 2006-781 du 03 juillet 2006 modifié portant politique des voyages des personnels civils des ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche. - L’annexe de l’arrêté modifié du 3 juillet 2006 définit les indemnités journalières de mission temporaire à l’étranger. - Circulaire n° 2015-228 du 13 janvier 2016 précisant certains points de droit concernant l’indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l’Education nationale. Pour avoir une étude complète des frais de déplacements pour les EPLE on peut utilement consulter le vadémécum qui détaille les procédures. Les différents points évoqués ci-dessous sont développés plus en détail dans ce document. II - Personnels et déplacements concernés. En application de son article 1, le décret du 3 juillet 2006 s’applique aux frais de déplacements temporaire des personnels à la charge des EPLE et aux personnes qui interviennent pour son compte. Ce décret s’applique donc aussi à nos « intervenants extérieurs » et aux personnes qui interviennent pour le compte ou à la demande d’un EPLE, notamment dans le cadre des activités éducatives ou péri-éducatives. La notion « d’intervention pour le compte de l’EPLE » permet donc d’utiliser les dispositions découlant du décret de 2006 et des textes connexes pour la plupart des cas de demandes de frais de déplacements quel que soit le statut de la personne du moment que la dépense est à la charge du budget de l’établissement. Pour prétendre à un remboursement, il faut (article 2 du décret) que l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission. Ces notions de résidence administrative et de résidence familiale sont importantes dans la mesure où il ne peut y avoir de remboursement entre le domicile et le lieu de travail même si cela est justifié par les nécessités du service ; le comptable devra être particulièrement attentif sur ce point. Autre point de vigilance, l’agent ne peut prétendre au remboursement de frais de mission pour des déplacements à l’intérieur de sa commune de résidence familiale, ni à l’intérieur de sa commune de résidence administrative. Concernant la notion de commune, il conviendra également d’être attentif à l’alinéa 8 de l’article 2 qui stipule « Constituant une seule et même commune : toute commune et les communes limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs » ; il faut donc se renseigner le cas échéant sur la liste des agglomérations multi-communales concernées. En effet, il est fréquent que les transports en commun assurent une desserte dans un rayon de plusieurs kilomètres englobant de nombreuses localités. A noter cependant qu’une décision du conseil d’administration de l’EPLE peut mettre en place une dérogation et autoriser la prise en charge entre la ville principale et une localité autre desservie par les transports en commun. III - Frais de transport. Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre, sous réserve de pouvoir justifier du paiement auprès du seul ordonnateur à la prise en charge de ses frais de transport (article 3 du décret). Les déplacements effectués par l'agent entre son domicile et son lieu de travail ne donnent lieu, sous réserve des dispositions du décret du 1er juillet 1983 et du décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, à aucun remboursement (article 9 du décret). Le choix entre la résidence administrative ou personnelle comme points de départ et de retour doit correspondre au déplacement effectif. L’article 5 du décret du du 03 juillet 2006 modifié prévoit que l’EPLE peut fournir directement au personnel en mission les titres de transport (billets SNCF par exemple). L’arrêté du 20 décembre 2013 en fait même la règle puisqu’il précise dans son article premier : « Le recours au titulaire du marché de voyagiste est obligatoire pour les transports, sous réserve des exceptions ci-après : 1° Imprévisibilité de la mission. Dans cette circonstance, lorsque l'agent fait l'avance des frais, il est remboursé sur présentation de justificatifs, dans les conditions prévues au présent arrêté ; 2° Existence de conditions tarifaires plus avantageuses, et non accessibles au prestataire ». Le service qui autorise le déplacement choisit le moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l'intérêt du service l'exige, le plus adapté à la nature du déplacement (article 9 du décret). Les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de leur chef de service, quand l'intérêt du service le justifie. En métropole et outre-mer, l'agent autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d'indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par un arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique, du ministre chargé du budget et du ministre chargé de l'outre-mer (article 10 du décret). L'indemnisation s'effectue sur la base de ces indemnités kilométriques lorsque l'agent est contraint d'utiliser un véhicule personnel pour l'exercice de ses fonctions, en l'absence de moyen de transport adapté au déplacement considéré. L'agent qui souhaite utiliser son véhicule pour l'exercice de ses fonctions, pour convenances personnelles, doit obtenir l'autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement. Il est alors indemnisé sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux. Il ne peut, dans ce cas, prétendre à aucun remboursement de frais de péage ou de parking. L'indemnisation s'effectue sur la base du trajet le plus court. Une indemnisation sur la base du trajet le plus rapide peut être accordée, sur décision de l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque les besoins du service le justifient (article 5 de l’arrêté du 20 décembre 2013). C’est donc à l’ordonnateur de l’EPLE qu’il revient de décider des modalités de remboursement des frais de déplacement en précisant sur l’ordre de mission le moyen de transport autorisé, la tarification retenue et les frais annexes pris éventuellement en charge. Il peut ainsi prévoir le remboursement au tarif réel des transports en commun (billets SNCF notamment). Il peut également autoriser l’utilisation du véhicule personnel ; et dans ce cas il peut limiter le remboursement au tarif SCNF 2ème classe, ou autoriser le remboursement au tarif des indemnités kilométriques applicable aux véhicules automobiles (ou deux roues) en fonction de la cylindrée. L’attention des gestionnaires et des comptables est attirée sur le fait que l’ordre de mission doit clairement indiquer le moyen de transport autorisé et la base du remboursement. Actuellement le tarif des indemnités kilométriques voiture est fixé par l’arrêté du 26 février 2019 : Le chef d’établissement et le gestionnaire devront par ailleurs veiller à informer l’agent en mission des dispositions suivantes qui pourront utilement figurer sur l’ordre de mission : l'agent qui utilise son véhicule terrestre à moteur n'a pas droit au remboursement des impôts, taxes et assurances qu'il acquitte pour son véhicule. Il doit avoir souscrit au préalable une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l'utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. (article 10 du décret du 03 juillet 2006) L'agent qui a utilisé son véhicule personnel est remboursé, sur autorisation du chef de service, des frais de stationnement et de péage sur présentation des pièces justificatives au seul ordonnateur, quand l'intérêt du service le justifie (le cas échéant cela doit figurer clairement sur l’ordre de mission). En toute occurrence, l'agent n'a droit à aucune indemnisation pour les dommages subis par son véhicule. IV - Frais de mission : repas et hébergement. Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre, sous réserve de pouvoir justifier du paiement auprès du seul ordonnateur, à des indemnités de mission qui ouvrent droit, cumulativement ou séparément, selon les cas, au remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas, au remboursement forfaitaire des frais et taxes d'hébergement et, pour l'étranger et l'outre-mer, des frais divers directement liés au déplacement temporaire de l'agent (article 3 du décret). IV.1 - Pour les repas. Pour la métropole, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas est fixé un arrêté du 3 juillet 2006 modifié à la somme de 15,25 € par repas jusqu’au 31 décembre 2019 ; déjeuner ou dîner. A compter du 1 janvier 2020 le taux passe à 17,50 €. Il s’agit d’un taux de remboursement forfaitaire qui est du à l’agent quel que soit le montant qu’il a réellement payé. Ainsi, le fonctionnaire en mission qui aura déjeuné ou dîné pour un prix inférieur au montant du forfait de 17,50 euros, ne pourra pas être remboursé par l’administration au montant réel du repas attesté par une facture (par exemple 11 €) mais uniquement au forfait réglementaire de 17,50 euros par repas. Cette 'indemnité de repas allouée à l'occasion d'une mission est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé, à savoir tout restaurant qui reçoit des subventions de l'Etat, d'une autre collectivité publique ou de l'un de leurs établissements publics. L'agent ne perçoit pas d'indemnité forfaitaire pour frais supplémentaires de repas pour les déplacements effectués à l'intérieur de la commune de résidence administrative ou de résidence familiale. Le droit aux indemnités de repas dépend de la période durant laquelle l’agent se trouve en mission. L'agent perçoit l'indemnité forfaitaire pour frais supplémentaires de repas s'il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir, et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement (article 9 de l’arrêté de 2013). Dès lors que l’agent se trouve en mission durant les intervalles horaires indiqués par cet article (ou par une délibération du conseil d’administration) il a droit de bénéficier de l’indemnité forfaitaire de repas sans avoir de justificatif à fournir. L’ordre de mission doit donc clairement comporter la durée de la mission qui est déterminée en fonction de la date et heure de départ de la résidence administrative (ou de la résidence familiale), et de la date et de heure de retour à la résidence administrative (ou à la résidence familiale). IV.2 - Pour l’hébergement. Par hébergement il faut entendre nuitée et petit-déjeuner. Un arrêté du 26 février 2019 a modifié les montants de l’indemnité d’hébergement prévue à l’article 3 du décret de 2006 modifié. Pour les missions ou intérims en métropole et en outre-mer, le taux du remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas et le taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement, incluant le petit-déjeuner, sont fixés comme suit : Nota : pour les montants figurant dans le tableau suivant le tarif d’hébergement est valable à partir du 1 mars 2019 et le tarif de repas à partir du 1 janvier 2020. Le taux maximal du remboursement des frais d'hébergement change à partir du 1 mars 2019; il était auparavant de 45 € en province et de 60 € à Paris. Le taux forfaitaire est de 70 € ; il est de 110 € pour la commune de Paris et de 90 € pour les villes dont la population est égale ou supérieure à 200 000 habitants, ainsi que pour les villes du « Grand Paris » . Il appartient donc désormais au gestionnaire de savoir quelle est la population de la ville dans laquelle s’effectue la nuitée, et au comptable de vérifier ce point. A noter une disposition qui fixe le taux d'hébergement dans tous les cas à 120 € pour les agents reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite. Pour le contrôle du comptable il semble nécessaire que l’ordre de mission mentionne clairement la qualité d’handicapé du missionné et que l’ordonnateur ait en sa possession un justificatif. En application de l’article 7-1 du décret il est possible de déroger pour une durée limitée à ces montants avec un acte du conseil d’administration. Comme pour les repas il s’agit d’un remboursement forfaitaire « sous réserve de pouvoir justifier du paiement auprès du seul ordonnateur». Le droit à aux indemnités d’hébergement dépend de la période durant laquelle l’agent se trouve en mission. C’est la délibération du conseil d’administration ou à défaut l’arrêté du 20 décembre 2013 modifié qui définissent les plages horaires. Pour l’hébergement (article 8 de l’arrêté du 20 décembre 2013), pour prétendre au remboursement de l'indemnité d'hébergement, l'agent doit se trouver en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 5 heures et fournir un justificatif de paiement. A noter que l’article 4 précise que le temps passé à bord des avions n'ouvre droit à aucune indemnité de nuitée ou de repas, sauf dans le cas où le prix du voyage ne comprend pas le prix du repas. Le justificatif de la dépense devra être fourni. La nuitée précédant la mission peut être prise en charge, sur autorisation préalable de l’ordonnateur, lorsque les horaires de transport ne permettent pas à l’agent d’arriver dans un délai raisonnable avant le début de la mission. V - Mission à l’ étranger . Les modalités pour les missions à l’étranger ne différent pas vraiment de celles pour la métropole. On applique cependant des indemnités forfaitaires journalières qui sont fixées par pays dans l’ annexe de l’arrêté du 3 juillet 2006 modifié, à transformer avec si besoin le taux de change en euros de la chancellerie. Voir le site pour la conversion . L’article 22 de l’arrêté de 2013 complète l’article 3 du décret en précisant que l'indemnité forfaitaire peut être fractionnée dans les conditions suivantes. Sur présentation du justificatif d'hébergement, 65 % du taux de l'indemnité au titre de la nuitée si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 0 heure et 5 heures et s'il n'engage aucun frais de repas ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas de midi si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 11 heures et 14 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement ; 17,5 % du taux de l'indemnité pour le repas du soir si l'agent est en mission pendant toute la période comprise entre 18 heures et 21 heures et s'il n'engage pas de frais d'hébergement. Pour les missions à l’étranger la lecture du Titre III, Chapitre 1 de l’arrêté du 20 décembre 2013 s’impose pour connaître toutes les modalités. VI - Modalités de prise en charge. Les administrations peuvent conclure dans le respect du code des marchés publics, directement avec des compagnies de transport, des établissements d'hôtellerie ou de restauration, des agences de voyages, et autres prestataires de services, des contrats ou conventions, pour l'organisation des déplacements. Elles peuvent, le cas échéant, mutualiser entre elles leurs achats. VI.1 - Pièces justificatives. Conformément aux articles 3, premier alinéa, 10, sixième alinéa, et 11-1 du décret du 3 juillet 2006, les pièces justificatives des dépenses exposées par l'agent sont produites au seul ordonnateur qui veille en particulier à ce que les factures soient acquittées par l'agent. L’autorisation d'utiliser le véhicule personnel et les conditions d'assurance requises à l'article 10, cinquième alinéa, procèdent de la responsabilité du seul ordonnateur qui conserve les pièces considérées. L’ordonnateur conserve également, en cas d’utilisation d’un moyen de transport en commun, titre de transport (billets SNCF par exemple) ou facture pour les frais de transport (article 3 du décret), y compris les frais liés à l’utilisation d’un taxi ou d’un véhicule de location, après accord de l’ordonnateur (article 11 du décret). Il conserve la facture pour les indemnités d’hébergement (article 3 du décret) ; et en métropole, après accord de l’ordonnateur, ticket ou facture pour les frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute engagés par l’agent autorisé à utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service (article 10 du décret). Pour les pièces justificatives à transmettre au comptable il faut se référer au décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives et notamment à la rubrique 2171. L’annexe A du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016, reproduit ci-dessous, précise dans le détail les mentions obligatoires devant figurer sur l’état de frais. Il convient de s’y référer pour vérifier si les documents utilisés dans votre établissement sont bien conformes et actualisés. L’annexe A du décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016, précise dans le détail les mentions obligatoires devant figurer sur l’état de frais. Vous trouverez en haut de cette page un exemple d’imprimé de demande de remboursement de frais de déplacement reprenant les diverses mentions exigées. Un exemple d’imprimé d’ordre de mission est également disponible. VI.2 - Avances. Le paiement des indemnités pour frais de déplacements temporaires est effectué normalement à la fin du déplacement ou mensuellement, à terme échu. Cependant des avances peuvent être consenties aux agents qui en font la demande en application de l’article 3-2 du décret de 2006 modifié, et dans la limite de 75 % des sommes présumées dues à la fin du déplacement ou en fin de mois, selon le cas. L’avance est versée au vu de la présentation d’un état de frais provisoire accompagné de l’ordre de mission. Sur le paiement des avances sur frais de déplacement on pourra se référer à l’ instruction n° 07-021-B1-O-M9 du 6 mars 2007 qui donne tous les détails et la procédure sur les avances en matière de frais de déplacement. VI.3 - Points de vigilance. * L’ordre de mission pour un déplacement du chef d’établissement dont les frais seront supportés par le budget de l’EPLE est normalement signé par ce dernier en sa qualité d’ordonnateur, sans qu’il soit besoin d’un autre visa. * L'ordre de mission doit comporter des indications suffisamment précises pour permettre de déterminer la nature exacte et la réalité de la mission. Ne sont pas appropriés par exemple : la simple indication « séminaire » ou « mission » ; un simple bon de commande au contenu imprécis, ne comportant ni les dates et la nature des trajets effectués, ni l'identité du ou des voyageurs ; des ordres de missions comportant la durée et le lieu de la mission mais sans en préciser l'objet ; des ordres de mission ne comportant ni date, ni horaire, ni lieu d'exécution, rendant impossible la liquidation des frais de séjour. * L'ordre de mission doit correspondre aux états de frais présentés (mêmes destination, date, etc.). En toute hypothèse, l'absence de mention de l'objet et de la date du déplacement doit conduire le comptable à suspendre le remboursement des frais de déplacement. * Lorsque l'ordonnateur n'a autorisé, sur l'ordre de mission, que la prise en charge de certaines dépenses, le comptable doit limiter le paiement aux seules dépenses autorisées. Ainsi, par exemple, les tickets de péage ne sont remboursés que si l’ordre de mission le prévoit expressément. * Les déplacements effectués en véhicule personnel doivent être autorisés par l’ordre de mission signé de l'ordonnateur. * Les états de remboursements de frais de déplacements doivent être accompagnés des ordres de mission correspondants. II peut cependant être suppléé à l'absence d'ordre de mission dès lors que l'état de frais est signé par l'autorité compétente pour délivrer les ordres de mission et qu'il comporte toutes les mentions et justifications qui doivent normalement figurer sur ledit ordre. * Au besoin, le comptable refera le calcul kilométrique des distances effectives séparant les points d'arrivée et de départ et n'indemnisera que les kilomètres réels et non ceux déclarés. * L’ordre de mission doit être établi préalablement à la mission ; mais il n’appartient pas au comptable d’en vérifier la régularité interne, et il n’est donc pas tenu de s’assurer du caractère préalable des ordres de mission. * L'inscription des crédits au budget et approuvée par le vote de celui-ci ne peut constituer une pièce justificative remplaçant celles exigées par la réglementation. Voir page suivante les indemnisations dans le cadre des stages en entreprises des élèves