La comptabilité des EPLE I - Fondamentaux sur la comptabilité publique des EPLE. I.1 - Textes de base. Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Publics concernés. Ce décret regroupe et actualise un ensemble de textes relatifs à la gestion budgétaire et comptable publique dont le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique ainsi que le décret n° 2005-54 du 27 janvier 2005 relatif au contrôle financier au sein des administrations de l'Etat. A noter que les EPLE ne sont concernés que par la première partie de ce décret (Titre I Les principes fondamentaux). Décret n° 2012-1247 du 7 novembre 2012 portant adaptation de divers textes aux nouvelles règles de la gestion budgétaire et comptable publique. Ce décret actualise les textes renvoyant ou faisant référence aux décrets abrogés par le décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Il distingue les textes codifiés des textes non codifiés. Un dossier (03/16) de l’académie d’Aix-Marseille sur l’objet de la comptabilité, les principes et la comptabilisation. Un guide (01/2019) de l’académie d’Aix-Marseille intitulé « La comptabilité de l’EPLE : Eléments de comptabilité publique en EPLE ». Ce guide explique les mécanismes comptables nécessaires à la gestion des établissements publics locaux d’enseignement en abordant successivement les éléments fondamentaux de la comptabilité générale, les opérations courantes réalisées tout au long de l’exercice comptable, les opérations de fin d’exercice ainsi que les principes de l’analyse financière. I.2 - Pièces justificatives des dépenses. Nouveau décret sur les PJ de la dépense : Le décret n° 2022-505 du 23 mars 2022 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses remplace le décret de 2016 ; il est applicable depuis le 9 avril 2022. La liste de ce décret est une actualisation du texte de 2016, compte tenu des évolutions du droit positif. I.3 - L’instruction codificatrice M9-6. L' instruction codificatrice M9.6 (version 2015) présente la réglementation budgétaire, financière et comptable applicable aux établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) relevant du ministère de l'éducation nationale, aux établissements régionaux d'enseignement adapté (EREA), et aux établissements régionaux du premier degré (ERPD). Elle s'applique également aux établissements publics locaux d'enseignement maritimes (EPLE Mer) relevant du ministre chargé de la mer. A noter qu’il n’y a pas eu de mise à jour de cette instruction depuis 2015 et que certains points sont devenus obsolètes. Il faudra attendre la nouvelle instruction avec la mise en service du nouveau logiciel Op@le. II - Les comptes en EPLE. II.1 - Nomenclature des comptes, sens et utilisation. Plan comptable avec détails comptes des classes 6 et 7. La nomenclature des comptes utilisés en EPLE : plan comptable et sens des soldes. Un document sur le sens des soldes des comptes de la nomenclature (Marseille 2004). Les comptes de la nomenclature avec leur justification. Fiche de procédure de suivi des comptes et de développement des soldes (DAF 2016). L’utilisation des comptes de la classe 6 : règles d’imputation avec le vadémécum . Un document extrait de la M9-6 qui donne un tableau de concordance entre les divers comptes pour les écritures comptables (concordance 6 et 4, 7 et 4, etc…). II.2 - La balance comptable. La balance, instrument d’informations, instrument de contrôle et instrument de gestion, est un document de synthèse qui regroupe périodiquement la situation de chacun des comptes du bilan et de gestion et qui permet de retracer la situation financière et comptable de l’établissement à un moment donné :ÿà chaque fin de mois, après avoir arrêté les écritures : cette balance mensuelle est obligatoire. Elle sera transmise au Chef d’établissement qui y apposera sa signature attestant ainsi la régularité de la balance. au 31 décembre, la balance définitive constituera le cadre 1 du compte financier. à une remise de service, la balance des comptes du grand-livre établie le jour de la mutation. En remettant un exemplaire de la balance des comptes du grand livre, l'agent comptable rend compte à l'ordonnateur de la situation financière et comptable de l'établissement. La balance est en effet un document qui indique à un moment donné les bilans d'entrée, les débits et les crédits comptabilisés au titre de l'exercice et les soldes débiteurs et créditeurs de tous les comptes de l'établissement. Pour être cette image fidèle, toutes les écritures comptables doivent avoir été passées. La balance peut se présenter soit sous forme simple soit sous forme détaillée. La balance de fin d'année permet d'établir le compte de résultat et le bilan. Elle regroupe l'ensemble des comptes et sous comptes utilisés, au niveau le plus fin de la nomenclature. Dans le cadre de sa mission de conseil auprès de l’ordonnateur, l'agent comptable développe et explique le solde des comptes. Par ailleurs, il doit déférer à toutes les demandes de renseignements comptables que l'ordonnateur pourrait formuler. Outil de base du comptable, la balance doit être contrôlée périodiquement avec le plus grand soin ; le guide de la balance comptable 2014 d’Aix-Marseille permet de vérifier, contrôler et analyser une balance. II.3 - Etude de divers comptes . Le compte 165 « dépôts et cautionnements reçus ». Il est crédité lors du versement et débité lors du remboursement par le débit ou le crédit d'un compte de trésorerie après des opérations d’ordre de paiement ou d’encaissement. Technique comptable : Constitution du dépôt - Débit du compte de disponibilités ; - Crédit du compte 165 - Dépôts et cautionnements reçus. Remboursement de la caution - Débit du compte 165 - Dépôts et cautionnements reçus ; - Crédit du compte de disponibilité. Le compte 275 « dépôts et cautionnements versés ». Il enregistre les dépôts et cautionnements versés par l'établissement. Ce compte, hors budget, est débité lors de l’émission d’un ordre de paiement correspondant au versement du dépôt ou de la caution et crédité lors de l’enregistrement d’un encaissement du montant du remboursement par le fournisseur. Il est important que le compte 275 soit toujours justifié et que dès que cela est possible la caution soit récupérée. Technique comptable : Versement - débit 275 - dépôts et cautionnement versés ; - crédit du compte financier intéressé. Remboursement - débit du compte financier intéressé - crédit 275 - dépôts et cautionnement versés Compte 4091 : « acompte». Le compte 4091 est débité, lors du paiement par l'établissement d'avances sur commandes passées auprès des fournisseurs, par le crédit d'un compte de trésorerie. En cours d'exercice, les avances et acomptes sur commandes d'immobilisations peuvent être portés au débit du compte 4091 mais ces avances et acomptes doivent, en fin d'exercice, être virés au compte 238. Le compte 4091 est crédité par le débit du compte 4012 - Fournisseurs et éventuellement du compte 4042 - Fournisseurs d'immobilisations après réception de la facture par l'établissement. (Voir planche 13 de la M9-6). La question se pose souvent du paiement des acomptes, notamment pour les voyages, sur un exercice alors que l’opération sera finalisée sur l’exercice suivant. La mécanique comptable est d’une simplicité enfantine et consiste en une opération hors budget se traduisant par un ordre de paiement de l’ordonnateur du montant de l’acompte avec utilisation du compte 4091. Acompte de 1000 € payé en novembre 2007, sur un montant total de la facture de 3000€ pour un voyage effectué en mars 2008. En N (2007) : 4091-5159 : 1000 (paiement de l’acompte) ; bilan de sortie du 4091 justifié au cofi. En N+1 (2008) : 4091- 890 : 1000 (reprise en BE du compte) 6 - 4012 : 3000 ( mandatement de la facture totale due au voyagiste) 4012 - 5159 : 2000 (montant de l’acompte déduit du paiement) 4012- 4091 : 1000 (régularisation de l’acompte) La DAF préconise une autre technique comptable : voir la fiche technique de la DAF sur la gestion des voyages dans GFC, notamment sur deux exercices comptables. Compte 4096 : «consignation». Il faut distinguer la location de la caution et de la consignation qui se traite elle avec le 4096. Le compte 4096 est débité par le crédit du compte 4012 lors de la consignation par les fournisseurs à l'établissement d'emballages ou de matériels, pour le montant de la consignation. Le compte 4096 est crédité : - par le débit du compte 4012 lorsque l'établissement rend les emballages ou le matériel au prix de la consignation ; - par le débit du compte 6028 - Achats d'autres approvisionnements stockés - lorsque l'établissement décide de conserver les emballages ou le matériel consigné; - par le débit du compte 4012 et du compte 613 si la reprise se fait pour un montant inférieur à celui de la consignation Comptes 4117 et 4118. Depuis 2008, les comptes 4117 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice antérieur » et 4118 « familles-participation aux voyages scolaires-exercice courant» sont à utiliser en contrepartie du compte 7067 « contribution des familles aux voyages scolaires ». Le compte 4111 est : - débité au bilan d'entrée par la reprise du solde débiteur du 4111 (- Familles - Frais scolaires - Exercices antérieurs) et du solde débiteur du 4112 (- Familles - Frais scolaires - Exercice courant) de l’exercice précédent - crédité jusqu'au 31 décembre par le débit d'un compte de trésorerie des encaissements effectués ; - jusqu'à la fin de la période d’inventaire, crédité par le débit du compte 4662 de la part des bourses éventuellement affectées au règlement des frais scolaires ; - crédité par le débit du compte 671 - Charges exceptionnelles sur opérations de gestion des créances des exercices antérieurs admises en non-valeurs; - crédité par le débit du compte 4715 - Recettes des régisseurs à vérifier du montant des justifications de recettes des régisseurs. Les comptes 4113, 4115, 4117 fonctionnent sur le même principe. Compte 4411... Ce compte subdivisé enregistre au débit les subventions accordées par les principaux financeurs des EPLE et non encore encaissées par l’EPLE. Selon le critère de rattachement à l’exercice des subventions reçues, le droit est comptabilisé lorsqu’il est acquis et que son montant peut être évalué de manière fiable. Ainsi, lorsque la subvention est accordée sans condition, la recette est enregistrée à la date de l’acte attributif pour son montant total , lorsque la subvention est accordée sous condition de réalisation de dépenses, la recette est comptabilisée au moment de la réalisation des dépenses à hauteur des dites dépenses réalisées au débit des subdivisions 4411 à 4418 et au crédit du compte de subvention concerné (13xx pour une subvention d’investissement ; 74xx pour une subvention de fonctionnement). Lors de l’encaissement de la subvention, le compte 441 est soldé par un compte de trésorerie. Si le droit n’est pas acquis à l’établissement, la subvention est encaissée au crédit d’une subdivision du compte d’avance 4419 - avances sur subventions. Voir aussi cette rubrique . Les subventions globalisées de l’État sont encaissées au crédit des comptes 44113, 44114 et 44116 en fonction du programme auquel elles se rapportent ou sur un compte spécifique lorsqu’elles financent des frais de personnels 44111, des bourses 44112, des investissements 44117 ou d’autres dépenses 44118. Les subdivisions du compte 4411 sont débitées lorsque le droit à subvention est acquis à l’établissement : - par le crédit du compte 7411 - Subventions d'exploitation - Etat, pour les dépenses de fonctionnement ; - par le crédit du compte 1311 - Subventions d'investissement. Les subdivisions du compte du compte 4411 sont créditées :par un compte de trésorerie lors de l’encaissement d’une subvention dont le droit est acquis à l’établissement. La subdivision du compte 44191 correspondante est créditée par le débit d’un compte de trésorerie lorsque le versement de la subvention est antérieur à l’acquisition du droit. Le compte 4411 est débiteur ou nul. Comptes 4686-4687. Sont constatés dans ces comptes les seuls produits à recevoir et charges à payer ne ressortissant pas à un autre compte de tiers. Compte 4686 - «Charges à payer». Le compte 4686 est crédité par le débit des comptes intéressés de la classe 6 du montant évaluatif des dépenses qui n'ont pu être ordonnancées à défaut de production par les créanciers, avant la clôture de l'exercice, des justifications établissant leurs droits à condition que le montant desdites charges soit suffisamment connu et évaluable ; En exercice N+1, ce compte est débité par une contre écriture ou mandat d’extourne par le crédit du compte de charge intéressé. Compte 4687 - «Produits à recevoir». Le compte 4687 est débité en fin d'exercice par le crédit des comptes de la classe 7, des produits acquis à l'établissement, mais dont le montant non définitivement arrêté n'a pas encore fait l'objet d'un ordre de recette. En exercice N+1 ce compte est crédité par une contre écriture par le débit du compte de produit intéressé. Comptes 47. Les opérations qui ne peuvent être imputées de façon certaine ou définitive à un compte déterminé au moment où elles doivent être enregistrées, ou qui exigent une information complémentaire ou des formalités particulières, sont inscrites provisoirement au compte 47. Ce procédé de comptabilisation ne doit être utilisé qu'à titre exceptionnel ; il y a lieu d'imputer au compte définitif dans les meilleurs délais possibles toute opération portée au compte 47. On veillera tout particulièrement à solder les comptes 471, 472 et 478 avant la clôture des comptes. Comptes 6113, 6245 et 6284 et 6285. Pour les voyages et sorties scolaires un petit résumé : Lorsque vous avez recours à un voyagiste pour organiser votre voyage scolaire : compte 6113. Pour le transport pour sorties scolaires (car, train, etc…) : compte 6245. Pour les visites des musées, entrées au théâtre, cinéma, stade : compte 6284. Pour les hébergements (repas, nuitées) lors des sorties et voyages : compte 6285. Comptes 651X. Le compte 6511 enregistre entre autres les redevances pour utilisation de logiciels. Le compte 6516 « droits d’auteur et de reproduction » est destiné au paiement de factures du Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC) ; la circulaire n°2004- 055 du 25 mars 2004 (BOEN n° 15 du 08/04/04) explicite d’ailleurs cette contribution. Ce compte est également utilisé pour les factures d’autres sociétés de droits d’auteur, telles que la SCPA (société civile des producteurs associés) ou que la SACEM (société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique). La SCPA assure la gestion des droits des producteurs dans le domaine de la musique des attentes téléphoniques. La SACEM « autorise » la diffusion publique des œuvres des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique, et perçoit les droits d’auteurs correspondants, notamment dans le cadre d’organisation de spectacles, concerts ou d’attente téléphonique. L’utilisation par le standard de l’EPLE d’une musique d’attente téléphonique peut conduire le cas échéant au paiement de droits à ces deux organismes (musique commercialisée), à la seule SCPA si le producteur y adhère (musique du domaine public) ou à aucun des deux (musique libre de droits, musique synthétique intégrée). Comptes 658 « autres charges de gestion courante » . Le compte 658 comporte quatre subdivisions : Le compte 6583 « charges de gestion courante provenant de l'annulation d'ordres de recette des exercices antérieurs » ne pose d’autre difficulté d’utilisation que celle de savoir en matière d’AOR de l’exercice antérieur ce qui relève de la gestion « courante » et donc du compte 6583, et ce qui relève des charges «exceptionnelles» et donc du compte 671. Le compte 6586 « contributions du service de la formation continue » enregistre les éventuelles dépenses effectuées par le service de la formation continue (Greta). Le compte 6587 « contributions entre budget principal et budget annexe » retrace les participations entre le ou les budgets annexes de l’EPLE et son budget principal. Le compte 6588 « contribution entre services de l'établissement » enregistre les transferts internes à L’EPLE. La contribution entre services de l’établissement se matérialise par un service qui donne et un service qui reçoit. Cette technique est principalement utilisée pour les reversements du SRH vers ALO. La comptabilisation se traduit par un mandat d’ordre au compte 6588 (avec utilisation en budgétaire du code activité «0CINTxxxx ») dans le service qui donne et un ordre de recette au compte 7588 dans le service qui reçoit. A noter qu’il convient de respecter le strict équilibre entre les comptes 6588 et 7588. Le compte 5117 « chèques impayés ». Le compte 5117 est destiné à suivre la régularisation des chèques impayés et des prélèvements refusés qui doit intervenir dans le meilleur délai. S'il n'y a pas régularisation, l'apurement du compte 5117 est effectué dans les conditions suivantes : Le règlement par chèque n'entraînant pas novation, le non-paiement d'un chèque pour défaut de provision laisse subsister la créance originaire avec toutes ses garanties. Cependant, lorsque le chèque a été présenté à l'encaissement en dehors des délais légaux et que la provision a péri du fait du tiré, la partie versante est libérée et seule la responsabilité de l'agent comptable peut être mise en cause. Dans les autres cas, le redevable se trouve placé vis-à-vis de l'établissement dans la même situation que celle dans laquelle il était lors du versement du chèque, sans préjudice des diverses sanctions dont il peut être frappé. En cas de non-paiement d'un chèque, les écritures de régularisation diffèrent selon que l'effet a été remis en règlement de droits constatés, d'objets mobiliers ou de valeurs déjà livrés. Dans le premier cas (droits constatés), il convient d'annuler purement et simplement l'opération en débitant le compte de la classe 4, crédité à tort par le crédit du compte 5117. Cette écriture d'annulation a pour but de rétablir la créance contentieuse sur compte de tiers et de permettre ainsi à l'agent comptable d'en poursuivre le recouvrement, à l'issue du délai accordé au tireur pour régulariser son paiement. En revanche, lorsque des objets mobiliers ou des valeurs au porteur sont délivrés contre remise de chèques, les écritures ne subissent aucune modification. En cas de défaillance du tireur, il appartient à l'agent comptable de demander l'autorisation du ministre de l'Education nationale d'imputer le montant de l'effet au compte 429 - Déficits et débets des comptables et régisseurs et de solliciter la décharge ou la remise gracieuse de la somme dont il reste responsable. Le compte 429 est ensuite apuré dans les conditions prévues ci-dessus. Technique comptable Constatation des effets impayés - Débit du compte 5117 - Effets impayés du montant du chèque ou du prélèvement - Crédit du compte 5151 - Trésor - Crédit du compte 5112 - Chèques bancaires à l’encaissement ou 5116 – prélèvements automatiques. Régularisation des impayés - Débit du compte disponibilités 5151- trésor, 531 – caisse - Débit du compte 5112 - chèques bancaires à l’encaissement si le redevable établit un nouveau chèque, compte 5115 - cartes bancaires à l’encaissement - Crédit du compte 5117 - Effets impayés. Rétablissement de créances - Débit Pour tout savoir sur les chéques impayés, un document de 2006. Le compte 548 «avances pour menues dépenses». Fonctionnant comme le compte 543 (régie), le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses et dont le faible montant ne justifie pas l'institution d'une régie. Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 euros, est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses, confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable. Technique comptable Constitution des avances consenties - Débit du compte 548 - Avances pour menues dépenses - Crédit du compte 531 - Caisse Comptabilisation des dépenses acceptées au vu des pièces justificatives - Débit du compte 472 - Dépenses payées avant ordonnancement - Crédit du compte 548 - Avances pour menues dépenses Comptabilisation de dépenses rejetées - Débit du compte 548 - Avances pour menues dépenses ; - Crédit du compte 472 - Dépenses payées avant ordonnancement Réduction ou suppression d’avances - Débit du compte 531 - Caisse - Crédit du compte 548 - Avances pour menues dépenses Le fonctionnement et les écritures du compte 548 dans un document de l’académie de Lille : voir le document en fichier PDF. III - Les réimputations . Les réimputations : un document d’Aix-Marseille (01/14). IV - Ordres de paiement . Les ordres de paiement sont établis soit à l'initiative de l'ordonnateur, soit à l'initiative de l'agent comptable, en fonction de leurs compétences respectives. Les ordres de paiement constituent la pièce justificative du débit des comptes hors budget mouvementés lors du règlement des opérations indiquées ci-dessous. Il est précisé que les ordres de paiement ne peuvent en aucun cas servir de support pour le paiement de dépenses réglées sans ordonnancement préalable. Les ordres de paiement sont signés par l'autorité à l'origine de leur émission. Nota : un paiement en espèces est possible notamment, pour les secours urgents respectant certaines vérifications et formalités (s’assurer de l’identité, de la qualité et de la capacité des parties prenantes). Hormis les cas d’avances et de régies, ce n’est que sur ordre de paiement de l’ordonnateur que ce type de paiement peut se faire. IV.1 - Les ordres de paiements à l’initiative de l’ordonnateur. Comptes de liaison d’un paiement sans ordonnancement entraînant l’édition d’un ordre de paiement de l’ordonnateur : 165 - 275 - 408 - 4091 - 425 - 4282 - 4286 - 4291 - 4382 - 4386 - 443 - 4455 - 4458 - 447 - 4482 - 4486 - 4668 - 4675 - 4686 - 500. Sont émis à l'initiative de l'ordonnateur les ordres de paiement relatifs : -aux remboursements des dépôts et cautionnements reçus (compte 165) et des avances de l’état et des collectivités publiques (compte 1674) ; -aux dépôts et cautionnements versés (compte 275) ; -aux avances et acomptes versés sur commandes (4091) ; -aux avances versées aux familles (4092) ; -aux rabais, remises, ristournes à accorder et autres avoir à établir (4198) ; -aux avances et acomptes au personnel (compte 425) ; -aux déficits constatés des agents comptables et des régisseurs (comptes 4291) ; -aux opérations particulières avec l'État, les collectivités publiques et les organismes internationaux (compte 443) ; -à la taxe sur le chiffre d'affaires à décaisser (compte 4455) ; -aux remboursements de TVA demandés (compte 4458) ; -à la contribution au remboursement de la dette sociale et autres impôts (comptes 447) ; -aux paiements en espèces à l’appui d’un mandat (compte 4668); -aux placements à court terme de valeurs mobilières (compte 50); -et d'une manière générale, aux créances indivises et à toutes les créances dont le paiement est subordonné à la production par l'intéressé de son titre de créance ou de titres établissant ses droits et qualités. IV.2 - Les ordres de paiements à l’initiative de l’agent comptable. Comptes de liaison d’un paiement sans ordonnancement entraînant l’édition d’un ordre de paiement du comptable : 4012 - 4017 - 4047 - 4663 - 4664 - 4667 - 4671 - 473. Sont émis à l'initiative de l'agent comptable les ordres de paiement relatifs : -aux retenues de garanties et oppositions (comptes 4017 et 4047) ; -aux oppositions (comptes 427 et 4667) ; -aux virements à réimputer (compte 4663) ; -aux excédents de versement à rembourser (compte 4664) ; -aux sommes remises aux élèves (compte 4671) ; -aux autres dépenses à régulariser (compte 4728) ; -aux recettes à transférer (compte 4731) ; -aux dépenses à transférer (compte 4735).