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Chaque mois cette page vous proposera un article de fond sur un des sujets importants pour le gestionnaire dans son quotidien.
11/2023
Le SRH en mode Opale
Les
reversements
entre
services
sont
supprimés
dans
le
nouveau
logiciel
Op@le.
Dès
sa
mise
en
service
il
ne
sera
donc
plus
possible
de
reverser
une
partie
des
sommes
perçues
au
titre
du SRH à destination du service ALO pour tenir compte des charges du service de restauration et d’hébergement non mandatées directement à ce service.
Il
est
important
que
les
établissements
étudient
sans
attendre
les
répercutions
budgétaires
que
cette
disparition
du
reversement
entre
services
va
avoir
dans
l’équilibre
budgétaire
en
fonctionnement
général
et
pour
la
gestion
de
la
restauration.
Il
est
indispensable
en
effet
d’anticiper
ce
changement
pour,
le
cas
échéant,
alerter
la
collectivité
de
rattachement
sur
les
difficultés parfois considérables que cela va impliquer pour l’un ou l’autre des services concernés.
Vers la gestion autonome du SRH.
Outre
la
résistance
au
changement
des
habitudes
et
les
répercussions
sur
l’équilibre
budgétaire,
la
principale
explication
qui
est
apportée
pour
justifier
le
maintien
de
cette
pratique
du
reversement
tient
à
l’absence
de
compteurs
spécifiques
pour
les
consommations
propres
au
SRH
;
ce
qui
rendrait
impossible
l’évaluation
exacte
du
coût
de
la
viabilisation
qui
représente
la
majeure partie des charges.
Mais
avec
l’arrivée
d’Op@le,
bon
gré
mal
gré,
il
faudra
bien
abandonner
ces
reversements
entre
ALO
et
SRH
et
mandater
directement
dans
le
service
les
charges
du
SRH.
Il
est
donc
souhaitable que cette répartition des factures soit faite sur des bases cohérentes qui reflètent la réalité des coûts.
Depuis
déjà
des
années
nombre
d’établissements
ont
trouvé
la
solution
en
utilisant
des
clés
de
répartition
qui
permettent
de
calculer
les
coûts
imputables
au
fonctionnement
du
service
de
restauration et donc de répartir sur des bases réalistes le montant d’une facture entre ALO et SRH.
Pour les dépenses de viabilisation on utilise des clés de répartition en fonction des m² des divers locaux ou sur des bases de calcul individuelles.
Pour
connaître
par
exemple
le
coût
de
l’eau
relevant
du
fonctionnement
du
SRH
on
prend
en
compte
la
consommation
estimée
par
utilisateur.
On
trouve
sur
internet
les
consommations
moyennes
d’eau
par
personne,
par
type
de
structure
et
par
usage
(2).
Ainsi
la
consommation
quotidienne
moyenne
est
de
150
litres
par
personne
dont
7%
pour
l’alimentation,
20
%
pour
les
sanitaires,
39
%
pour
les
bains…
Dans
le
tableau
annexe
de
cet
article,
un
DP
est
compté
pour
une
consommation
journalière
de
6,5
litres
et
un
interne
de
100
litres
(boisson,
cuisine,
vaisselle,
toilette,
douches)
;
ce
qui
donne
à
l’année
30%
de
la
consommation
totale
du
lycée.
On
rajoute
la
consommation
calculée
en
fonction
de
la
surface
des
locaux
de
la
restauration
et
de
l’internat
par
rapport
à
la
surface
totale
de
l’établissement
(autres
utilisations,
sanitaires,
nettoyage)
soit
17
%.
Ce
qui
donne
une
clé
de
répartition
ALO/SRH
de
53/47
en
pourcentage
qui
sera
appliquée
sur
chaque
facture
pour
l’imputation
directe
à
chaque
service.
Bien
entendu
c’est
une
clé
à
adapter
à
chaque
établissement
en
fonction
de
son
fonctionnement
et
de
ses
spécificités.
Pour
les
dépenses
de
chauffage
le
même
calcul
à
partir
des
surfaces
est
appliqué
avec
une
pondération
pour
tenir
compte
que
l’internat
est
chauffé
sur
une
plus
longue
période
que
le
reste
du
lycée
(voir
exemple
dans
le
tableau
en
annexe).
Idem
pour
l’électricité
dont
le
calcul
pourra
être
pondéré
le
cas
échéant
en
fonction
de
machines
pédagogiques
énergivores
ou
d’éclairage des salles de classes sur une durée plus longue lorsqu’il n’y aura pas d’internat pour compenser.
Pour le gaz (hors chauffage) on tient compte de l’usage qui, dans l’exemple, est majoritairement destiné à la cuisine.
Pour
les
autres
dépenses
nécessaires
au
fonctionnement
du
SRH,
ce
n’est
pas
plus
compliqué.
L’individualisation
des
dépenses
d’entretien,
de
réparation
ou
de
produits
de
nettoyage
est
en
général
facile
à
réaliser
connaissant
le
service
de
destination
et
les
produits
qui
lui
sont
destinés.
Une
facture
de
réparation
sur
des
matériels
dédiés
à
la
restauration
ou
à
l’hébergement
sera
directement
mandatée
au
SRH
;
idem
pour
des
travaux
ou
contrats
concernant
spécifiquement
les
appareils
ou
locaux
de
ce
service.
Pour
les
fournitures,
il
y
en
a
un
certain
nombre
qui
sont
facilement
identifiables
pour
être
à
destination
du
SRH
(produit
pour
la
plonge,
vaisselle,
literie,
vêtements
pour
cuisiniers,
etc…).
Et
lorsque
l’identification
du
service
destinataire
ne
sera
pas
évidente,
on
pourra
utiliser
là
aussi
des
clés
de
répartition
(exemple
au
m²
pour
les
produits
de
nettoyage)
ou
procéder
à
une
analyse
pour
déterminer
un
pourcentage
de
répartition
(exemple
nombre
d’extincteurs
dans
les
locaux
du
SRH
pour
la
répartition
du
contrat
de
maintenance).
Pour
les
charges
générales,
un
gestionnaire
a
généralement
une
bonne
connaissance
du
fonctionnement
de
son
établissement
et
est
en
mesure
de
fixer
des
règles
de
répartition
après
analyse
globale
des
dépenses.
A
titre
d’exemple,
les
pourcentages
de
répartition suivants ont été utilisés par la plupart des lycées de l’ancienne région Auvergne lorsque ce système a été mis en place :
-
Assurance, affranchissements et téléphonie : 5,00 % des factures concernées
-
Contrats et contrôles obligatoires non individualisables : 5,00 % des factures concernées
-
Déchets : 65,00 % des factures concernées (il est évident que le SRH est généralement le plus gros producteur de déchets de l’établissement).
-
Autres services non individualisables : 5,00 % des factures concernée.
Bien
entendu
chaque
établissement
étant
différent
il
est
souhaitable
que
ces
clés
de
répartition
soient
fixées
EPLE
par
EPLE,
et
qu’elles
le
soient
dans
le
simple
but
de
refléter
la
réalité
des
charges du SRH et non pour équilibrer le budget global de l’établissement.
Afin
que
le
comptable
puisse
exercer
les
contrôles
qui
lui
incombent,
notamment
celui
de
la
correcte
imputation
budgétaire,
il
est
nécessaire
d’avoir
un
acte
qui
retrace
ces
différentes
clés
de
répartition.
Puisque
le
SRH
est
de
la
compétence
des
départements
et
régions,
cet
acte
peut
émaner
de
la
CT
après
proposition
du
CA
ou
être
voté
par
le
CA
si
la
collectivité
lui
laisse
cette
possibilité.
Quoiqu’il
en
soit
un
tel
acte
sera
indispensable
comme
l’était
celui
qui
définissait
auparavant
les
modalités
du
reversement
entre
services
et
devra
être
joint
au
premier
mandat concerné par une répartition.
Les perspectives de gestion budgétaire.
Même
si
la
mise
en
service
du
nouveau
logiciel
Op@le
est
prévue
pour
la
majorité
des
établissement
en
2023,
il
convient
de
ne
pas
attendre
pour
se
pencher
sur
le
futur
budget
autonome
de votre SRH afin d’anticiper les problèmes que ce changement induira automatiquement en matière de gestion budgétaire.
Pour
ceux
qui
sont
encore
en
matière
de
préparation
budgétaire
avec
un
reversement
calculé
avec
un
pourcentage
sur
les
sommes
payées
par
les
utilisateurs
du
service
(familles
et
commensaux),
il
y
a
toutes
les
chances
que
ce
montant
de
reversement
soit
très
différent,
à
la
hausse
comme
à
la
baisse,
de
celui
qui
sera
obtenu
en
additionnant
les
charges
«
réelles
»
à
retranscrire au SRH.
Il
est
donc
nécessaire
de
procéder
sans
attendre
à
une
analyse
réaliste
des
charges
imputables
à
votre
service
de
restauration
et
d’hébergement
afin
d’en
mesurer
l’impact
budgétaire.
En
effet,
en
fonction
des
charges
réelles
de
votre
SRH
vous
pouvez
vous
trouver
en
grande
difficulté
pour
équilibrer
le
service
compte
tenu
de
recettes
nettement
insuffisantes
;
à
l’inverse
vous
pouvez constater également que votre SRH est structurellement excédentaire.
Il
faudra
également
analyser
l’impact
que
ce
nouveau
mode
de
calcul
aura
sur
votre
service
ALO.
Si
le
reversement
était
supérieur
aux
charges
réelles
du
SRH
comptabilisées
en
ALO,
ce
sera
une
perte
de
recettes
pour
le
fonctionnement
général
de
l’établissement,
et
dans
le
cas
contraire
on
aura
une
marge
de
manœuvre
financière
plus
grande
pour
le
fonctionnement
général.
Exemples de répercutions budgétaire du changement de mode de calcul des charges du SRH :
Reversement forfaitaire actuel SRH / ALO : 20 000 €.
Estimation des charges « réelles » du SRH comptabilisées dans ALO : 12 000 € (prise en compte de toutes les factures relevant du SRH avec application des clés de répartition définies).
-Perte de recettes au futur budget pour le fonctionnement général : 8 000 € (qu’il faudra compenser par d’autres recettes, des économies, une augmentation de la DGF ou du FdR).
-Gain pour le SRH : 8 000 €.
----------
Reversement forfaitaire actuel SRH / ALO : 20 000 €.
Estimation des charges « réelles » du SRH comptabilisées dans ALO : 25 000 € (prise en compte de toutes les factures relevant du SRH avec application des clés de répartition définies).
-Gain au futur budget pour le fonctionnement général : 5 000 € (possibilité d’augmenter les dépenses en AP et ALO à recettes constantes).
-Diminution de « recettes » pour le SRH : 5 000 € (risque pour le SRH de ne pas pouvoir être en équilibre en fin d’exercice sans subvention complémentaire ou recours au FdR).
Comme
on
le
voit
sur
cet
exemple,
le
nouveau
mode
de
calcul
imposé
par
Op@le
va
avoir
des
répercussions
importantes
sur
l’équilibre
global
du
futur
budget
pour
tous
ceux
qui
pratiquent
encore
le
reversement
SRH/ALO.
Mais
il
va
aussi
avoir
un
effet
bénéfique
en
mettant
fin
à
toutes
les
manipulations
qui
consistaient
à
jouer
sur
le
calcul
de
ce
reversement
pour
faire
un
budget qui soit le plus présentable possible au mépris de sa sincérité.
Si
les
modalités
de
répartition
des
factures
ne
donnent
pas
lieu
à
de
nouveaux
errements
on
pourra
enfin
respecter
le
principe
qui
veut
que
le
SRH
couvre
par
ses
ressources,
la
totalité
des
charges qu’implique son fonctionnement ; et on pourra enfin parler d’un vrai service annexe de restauration et d’hébergement.
L’enjeu
est
important
aussi
bien
pour
l’établissement
que
pour
les
collectivités.
Ce
nouveau
mode
de
calcul
permettra
de
connaître
la
situation
financière
exacte
des
SRH
des
établissements scolaires ; de connaître le coût réel de fonctionnement et de le mettre en parallèle avec le tarif des repas défini par la collectivité.
La notion « d’équilibre structurel ».
Il
apparaîtra
que
certains
SRH
ne
pourront
être
à
l’équilibre
sans
une
aide
de
la
collectivité
qui
en
a
la
responsabilité
;
et
que
d’autres
dégageront
des
marges
de
manœuvre
financières
qui
leur permettront une restauration de qualité supérieure et de l’investissement.
En effet, chaque SRH a ce qu’on peut appeler « son point d’équilibre structurel » en-deçà duquel la gestion devient problématique et l’équilibre financier plus qu’incertain.
Si
le
montant
des
dépenses
de
denrées
alimentaires
varie
forcément
avec
le
nombre
de
rationnaires,
il
est
d’autres
charges
sur
lesquelles
le
nombre
de
DP
ou
d’internes
n’a
pas
ou
très
peu
d’incidence.
Ainsi
le
chauffage
des
locaux
du
restaurant
et
de
l’internat
sera
identique
quel
que
soit
le
nombre
d’élèves
accueillis
au
SRH,
idem
pour
d’autres
dépenses
peu
sensibles
aux
fluctuations
des
effectifs
:
électricité,
nettoyage,
vérifications,
maintenance,
etc….
Ces
charges
représentent,
hors
nourriture,
la
majeure
partie
des
dépenses
du
SRH,
et
pour
les
financer il faut un nombre minimum de rationnaires.
Une
étude
de
différents
comptes
financiers
montre
que
la
part
du
6011
par
rapport
aux
recettes
du
7062
fluctue
entre
46
et
54
%
et
que
la
moyenne
est
de
49
%
;
ce
qui
fait
qu’il
reste
51
%
pour financer les autres charges.
Prenons
l’exemple
d’un
établissement
dont
les
charges
«
incompressibles
»,
fixes
ou
structurelles
(viabilisation,
contrats
obligatoires,
etc…)
seraient
de
l’ordre
de
50
000
€
(montant
calculé
sur
la
moyenne
des
dépenses
des
trois
derniers
exercices
avec
application
des
clés
de
répartition),
et
qui
aurait
un
tarif
de
demi-pension
annuel
de
500
€.
Si
on
se
base
sur
un
pourcentage
de
50%
des
recettes
du
7062
utilisées
pour
l’achat
de
denrées,
il
faut
200
demi-pensionnaires
pour
équilibrer
le
budget
du
SRH
sur
les
charges
structurelles.
En
dessous
de
ce
chiffre
de
200,
pour
équilibrer
le
SRH
il
faudra
faire
des
économies
notamment
aux
niveaux
des
denrées,
et
avec
100
DP
il
sera
impossible
d’arriver
à
l’équilibre
sans
subvention
de
la
collectivité
ou
une
hausse
importante
des
tarifs.
Par
contre,
au-delà
de
ce
chiffre
de
200
DP,
comme
les
charges
structurelles
seront
couvertes,
l’argent
qui
ne
sera
pas
utilisé
à
cette
fin
pourra
favoriser
une amélioration sensible de la qualité des denrées, des achats d’équipements et des améliorations du service.
On
voit
donc
que
si
on
retranscrit
de
la
manière
la
plus
sincère
possible
la
totalité
des
charges
relevant
de
la
restauration
et
de
l’internat
au
SRH,
le
nombre
de
demi-pensionnaires
et
d’internes
est
une
composante
majeure
pour
équilibrer
ce
service.
En-deca
d’un
certain
effectif
l’équilibre
sera
inatteignable
sans
une
hausse
importante
des
tarifs
ou
sans
une
subvention
spécifique
de
la
CT.
Cette
étude
devrait
conduire
à
une
analyse
complète
des
charges
de
fonctionnement
et,
le
cas
échéant,
à
saisir
la
collectivité
en
cas
de
«
déficit
structurel
»
sur
les
solutions
qu’elle
entend
apporter
pour
assurer
l’équilibre
du
SRH
avec
la
nouvelle
perspective
budgétaire
apportée
par
Op@le.
De
même
les
établissements
qui
utilisent
encore
des
pourcentages
de
reversement
dictés
par
leurs
collectivités
sans
lien
avec
la
réalité
des
dépenses
ont
tout
à
gagner
à
les
alerter
sur
la
modification
budgétaire
à
venir
afin
que
des
groupes
de travail se réunissent pour en anticiper les conséquences, et fournir aux EPLE des consignes claires en matière de clés de répartition.
Comment savoir si votre SRH est à l’équilibre ?
En
mode
autonome
sans
reversement
en
ALO
le
budget
du
SRH
se
construit
en
calculant
d’abord
les
charges
de
fonctionnement
en
utilisant
des
clés
de
répartition
et
une
évaluation
des
dépenses
identifiables
;
il
s’agit
de
toutes
les
dépenses
nécessaires
au
fonctionnement
du
service
(y
compris
les
reversements
du
FARPI
ou
FCSH).
Une
fois
ce
montant
évalué
la
différence
avec
le
total
des
recettes
prévues
représentera
la
part
restante
pour
l’achat
des
denrées.
Une
étude
réalisée
avec
ce
nouveau
calcul
sur
un
ou
plusieurs
des
exercices
antérieurs
de
l’établissement
mettra
rapidement
en
évidence
si
la
part
restante
pour
les
denrées
était
suffisante
ou
pas
pour
couvrir
les
dépenses
apparaissant
au
6011,
et
si
cette
part
était
compatible, moyennant le cas échéant quelques économies, avec les besoins en denrées pour assurer la restauration.
S’il
apparait
que
la
part
restante
était
largement
insuffisante
pour
permettre
l’achat
des
denrées
tel
qu’apparaissant
au
compte
financier,
vous
avez
un
établissement
pour
lequel
l’équilibre
du SRH ne pourra être réalisé sans augmentation des recettes, et plus vraisemblablement sans des subventions d’équilibre de la part de la collectivité.
Si
cette
part
restante
est
supérieure
à
vos
anciens
achats
de
denrées
vous
aurez
avec
le
nouveau
mode
de
calcul
des
charges
de
nouvelles
marges
de
manœuvre
financières
qui
vous
permettront d’investir pour améliorer l’équipement, le cadre ou la qualité des repas de votre service de restauration.
Pour
estimer
l’équilibre
d’un
futur
budget
du
SRH
avec
prise
en
compte
des
charges
réelles
on
pourra
se
baser
sur
le
montant
du
6011
de
l’exercice
précédent
divisé
par
le
nombre
de
repas
servis.
On
aura
ainsi
un
coût
de
denrées
par
repas
qu’il
faudra
rapporter
au
nombre
de
repas
estimé
d’après
les
effectifs
de
rationnaires
pris
en
compte
pour
le
futur
budget,
et
le
comparer à la part restante des recettes disponible pour l’achat de denrées alimentaires une fois les charges de fonctionnement déduites.
La
disparition
des
reversements
entre
services
est
une
remise
en
cause
importante
des
habitudes
qui
va
causer
des
difficultés
à
nombre
d’établissements.
Mais
plus
qu’une
contrainte
supplémentaire
il
faut
y
voir
une
opportunité
de
mettre
les
choses
à
plat
et
de
repartir
sur
une
base
saine
afin
de
connaître
le
vrai
coût
de
la
restauration.
L’occasion
aussi
de
mettre
les
collectivités
face
à
leurs
responsabilités
et
leur
demander
d’assumer
financièrement
leur
choix
en
matière
de
tarifs
et
d’exigence
qualitative
pour
un
service
relevant
de
leur
compétence
propre.