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FAQ Voyages scolaires (2)
La Foire Aux Questions du bureau DAF A3 du ministère, arrêtée à la date de juin 2017, comporte de nombreuses précisions sur les voyages et sorties scolaires. Extrait : Un voyage qui se déroule sur une journée et qui inclut la pause méridienne doit il être considéré comme facultatif ou comme obligatoire ? La circulaire no 2011-116 (modifiée par la circulaire no 2013-106 du 16 juillet 2013précise que «les sorties scolaires obligatoires sont celles qui s'inscrivent dans le cadre des programmes officiels d'enseignement ou des dispositifs d'accompagnement obligatoires et qui ont lieu pendant les horaires prévus à l'emploi du temps des élèves. Les sorties scolaires facultatives sont celles qui s'inscrivent plus largement dans le cadre de l'action éducative de l'établissement. Organisées par le chef d'établissement, elles ont lieu en totalité ou en partie pendant le temps scolaire. Elles incluent notamment les voyages scolaires, qui sont des sorties scolaires facultatives comprenant une ou plusieurs nuitées. Les voyages scolaires se déroulant en totalité pendant la période des vacances mais qui sont organisés dans les mêmes conditions par le chef d'établissement sont également considérés comme des sorties scolaires». Une participation peut-elle être demandée aux familles pour une sortie pédagogique programmée pendant le temps scolaire ? Dès lors que la sortie pédagogique est programmée pendant le temps scolaire, elle acquiert un caractère obligatoire. Le principe de gratuité, énoncé par l'article L.132-2 du code de l'éducation, trouve alors pleinement à s'appliquer. Dans le cadre d'un voyage facultatif, l'établissement scolaire peut-il, avec accord du CA, pratiquer la gratuité pour les familles ? N'y a-t-il pas contradiction entre gratuité et caractère facultatif ? Le principe de la gratuité doit être impérativement respecté dans le cadre des voyages scolaires obligatoires. Mais rien n'empêche d'appliquer ce principe aux voyages et sorties facultatifs, du moment que le CA donne son accord et prévoit que le voyage sera financé sur le budget de l'EPLE, sans participation des familles. D'ailleurs, dans le cadre d'un voyage scolaire facultatif, la contribution qui peut être demandée aux familles ne doit pas revêtir de caractère discriminatoire (article L 551-1 du Code de l'éducation) et doit rester raisonnable, aucun élève ne devant être écarté pour des raisons financières. Dans le cadre d'un voyage scolaire peut-on laisser aux familles le soin d'acquérir eux-mêmes leur titre de transport ? Dans le cas d'espèce, l'achat du billet de transport est un élément déterminant à la réalisation du voyage et sonacquisition par une autre personne que l'EPLE pourra être assimilé à une gestion de fait. Ce raisonnement vaut également pour l'achat des billets de RATP pour une sortie parisienne qui est également du strict ressort de l'EPLE. En revanche, l'EPLE peut tenir compte des abonnements personnels dont bénéficient déjà les élèves pour sedispenser d'une dépense qui ne sera pas nécessaire. A ce titre, il revient à l'EPLE de négocier d'éventuelles conditions avantageuses en matière de tarification avec les sociétés qui organisent des voyages, bénéficiant à l'ensemble des participants. Direction des Affaires Financières • DAF A3 D’autres questions-réponses : Le Conseil d’Administration peut-il voter le principe d’une participation maximale des familles ou fixe un montant forfaitaire pour les voyages et sorties ? Tout ordre de recettes doit comporter les bases de la liquidation » de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe. Le vote par le CA d’un montant maximum pour la participation des familles à l’ensemble des voyages et sorties scolaires reviendrait à déléguer au chef d’établissement ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire. Cette délégation, non prévue par les textes, n’est pas autorisée. Le comptable dans ce cas de figure ne disposerait pas de la pièce nécessaire (délibération du CA) pour exercer un contrôle dans les conditions prévues par chaque organisme public, par les lois et règlements, de l’autorisation de percevoir la recette. Un CA peut-il accepter du foyer socio-éducatif un don destiné uniquement aux élèves adhérents au FSE afin de financer un voyage scolaire facultatif ; ou fixer un tarif différencié pour les membres d’une association ? L'EPLE se doit de respecter les principes qui régissent le service public de l'enseignement, parmi lesquels se trouve le principe d'égalité. Un établissement scolaire ne peut y porter atteinte qu'en se fondant sur des critères sociaux. Il est possible d'instaurer une discrimination entre les élèves concernant le montant d'un voyage scolaire à condition de la justifier par la situation financière de la famille. Proposer un tarif préférentiel aux seuls adhérents d'une association revient à établir un critère de discrimination qui n'est pas admis dans l'enseignement public du second degré se déroulant sur le temps scolaire ? Un agent comptable peut-il accepter le paiement par un tiers d'une partie des frais facturés à une famille au titre d'un voyage scolaire ? Rien dans la réglementation financière et comptable des EPLE n'interdit d'accepter le paiement de tout ou partie d'une créance par une autre personne, morale ou physique, que le débiteur lui-même. Il convient de distinguer cette procédure (paiement au comptable par un tiers de tout ou partie de la somme due), qui n'est pas contraire à la réglementation, du versement à l'établissement par un organisme d'une subvention destinée à diminuer la tarification pour certains usagers seulement, identifiés par l'organisme. Dans le cadre d'un voyage scolaire, le FSE de l'établissement peut-il offrir à l’EPLE les billets de train sous forme de don en nature ? (2011) Les statuts du FSE lui permettent d'effectuer un don en nature. Toutefois, dans le cas d’espèce ce don sous forme de billets de train, s'apparente à une gestion de fait, l'EPLE ayant en effet délégué pour partie sa gestion du voyage scolaire au FSE, qui par le biais de son don en nature (les billets de trains) assure finalement la partie transport de ce dernier. Or Les voyages et sorties scolaires participent par nature à la mission de l'EPLE, et ne sauraient être gérés par le FSE. Le FSE d’un EPLE peut-il organiser, à destination des élèves, une vente de «bracelets-messages» commercialisés par une entreprise privée afin de financer des voyages scolaires ou d’autres activités périscolaires ? 1. Sur les modalités de gestion des voyages scolaires Il convient de rappeler les règles régissant le financement des voyages scolaires. Les sorties et voyages scolaires organisés dans le cadre des programmes d’enseignement et qui sont obligatoires pour les élèves (circulaire n° 79-186 du 12 juin 1979) entraînent l’application du principe de gratuité. Aucune participation financière ne peut donc être demandée aux familles. Le principe de gratuité interdit en outre que les élèves soient impliqués dans des actions menées par le FSE au sein de l’établissement, quelle que soit leur nature, ayant pour objet de financer, même partiellement, ces voyages ou une activité pédagogique obligatoire. Par conséquent, seuls les voyages facultatifs ou les activités périscolaires qui viennent en complément des missions du service public de l’enseignement assurées par l’établissement, peuvent être financés, pour partie, par une contribution du FSE, qui provient du produit de ces activités. 2. Sur les activités menées par le FSE Le FSE, qui a pour objet de contribuer à la mission éducative des établissements, peut organiser différentes actions afin de limiter le coût de ces voyages facultatifs. Toutefois, les activités menées par les associations au sein de l’EPLE sont réglementées. Il revient au chef d’établissement, en tant que représentant de l’Etat, d’autoriser celles-ci et de s’assurer qu’elles sont compatibles avec le bon fonctionnement de l’EPLE. Selon la circulaire n° 96-249 du 25 octobre 1996, ces activités organisées au sein de l’établissement doivent notamment: - être conformes à l’objet statutaire du FSE, - être distinctes des missions de l’EPLE, - respecter le principe de la neutralité commerciale et les règles de fonctionnement de l’EPLE Concernant l’application de ce principe de neutralité, la circulaire 2001-053 du 28 mars 2001 interdit les pratiques commerciales dans les EPLE. Elle exclut en particulier les démarches publicitaires, en indiquant « qu’il ne saurait être toléré en aucun cas et en aucune manière que les maîtres et les élèves servent directement ou indirectement à quelque publicité commerciale que ce soit ». En l’espèce, il s’agit bien pour le FSE de proposer à la vente des produits qui sont commercialisés par une entreprise privée. Par conséquent, il revient au chef d’établissement d’autoriser ou non une telle pratique, en s’assurant du respect des conditions rappelées ci-dessus. S’il accepte une telle démarche, il devra notamment informer les élèves du caractère facultatif et volontaire de l’opération et qu’elle tend à contribuer au fonctionnement du FSE ou à favoriser des activités facultatives. Enfin, il devra veiller à ce que cette action ne s’accompagne pas d’une publicité de l’entreprise à destination des élèves et que les bracelets ne représentent pas un vecteur publicitaire pour celle-ci (absence de mentions ou de références sur les produits). Lors d'un voyage constitué de 54 élèves et 5 accompagnateurs, un voyagiste consent 3 hébergements gratuits pour 5 accompagnateurs. L'enseignant responsable du voyage estime que la charge « Hébergement » ne correspond qu'à 2 unités car dans ce cas l'avantage commercial doit être affecté seulement aux accompagnateurs. Cette analyse se justifie-t-elle ? (2011) On précisera que les éventuels rabais ou remises consentis viennent en diminution de la facture du voyagiste et ne peuvent s'analyser comme des ressources destinées au financement d'une catégorie de participants comme par exemple les accompagnateurs. Par ailleurs, conformément aux dispositions de la circulaire DGESCO n°2011- 117 du 3 août 2008 relative aux sorties et voyages au collège et au lycée, le financement des frais liés aux accompagnateurs doit être prévu au budget de l'établissement .On notera que les dépenses totales du projet constituent un tout qu'il convient de diviser par le nombre de participants pour atteindre le coût individuel. L'ensemble de ces dépenses doit être financé par l'ensemble des ressources, issus de la participation des différents financeurs. Le coût lié aux accompagnateurs ainsi déterminé sera financé par l'EPLE. Est-il possible que le conseil d'administration décide d'affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis pour leur propre enfant ? Le conseil d'administration ne peut effectivement pas décider d'affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis et pour leur propre(s) enfant(s). Il n'est en conséquence pas possible de conserver ces sommes pour un autre voyage, ni de les verser à la caisse de solidarité ou équivalent. En revanche, la solution consistant à de mettre en œuvre les dispositions prévues par l'article 21 de la loi de finances 66-948 du 22 décembre 1966, modifié par la loi de finances 84-1208 du 29 décembre 1984 et par la loi de finance rectificative n°2001-1276 du 28/12/01, est appropriée, dans la mesure ce reliquat ne dépasserait pas les 8 euros prévus à cet article. Il n'en demeure pas moins que l'existence de ce reliquat doit être dûment notifiée aux familles concernées, la loi prévoyant que la créance est définitivement acquise à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sa notification au créancier. Dès lors, le conseil pourra valablement délibérer de l'affectation de ces sommes. Le transport des élèves lors d’un voyage scolaire peut-il être assuré par un véhicule de location conduit par un enseignant ? (2011) Pour des raisons évidentes de sécurité il convient de respecter les dispositions de la lettre de la DAJ A1 09-083 du 2 mars 2009 qui précise : "le transport d'élèves et des accompagnateurs, en particulier à l'étranger, doit être assuré par un conducteur professionnel. Il n'entre pas dans les obligations statutaires des enseignants de conduire des véhicules, qu'ils soient personnels, de location ou de service, pour ce type d'activité. Une note de service 86-101 du 5 mars 1986 précise qu'un chef d'établissement ne peut autoriser un enseignant à conduire un véhicule personnel qu'à titre exceptionnel et uniquement pour les activités scolaires obligatoires et certaines activités périscolaires en cas d'absence momentanée de personnels qualifiés ou d'urgence. En tout état de cause, ce dispositif dérogatoire et exceptionnel ne paraît pas du tout adapté au cas des enseignants qui transportent des élèves à l'occasion d'un voyage scolaire à l'étranger, au moyen d'un véhicule de location." Un voyage scolaire peut-il être est pris en charge intégralement par un prestataire extérieur ? (2011) Au regard des éléments communiqués, et de la réglementation en matière de sorties et voyages scolaires, qui précise que les voyages et sorties scolaires participent par nature à la mission de l'EPLE, ce qui suppose par conséquent que la gestion financière de ces activités soit assurée par l'établissement. Le non respect de ce principe équivaut à une gestion de fait, pouvant engager la RPP du comptable patent (en charge de comptabilité de l'EPLE), et ce, au sens des termes de Selon les termes de l'article 60-XI de la loi 63-156 du 23 février 1963. Si le voyage est gratuit, dans le cadre d'un échange par exemple,, il n'y a pas lieu d'inscrire les opérations dans la comptabilité des EPLE. Cependant, si les familles ou l'EPLE participent au financement de cette activité, le financement doit être retracé dans la comptabilité de l'EPLE, conformément à la réglementation en vigueur. Par ailleurs, le choix des prestataires éventuels doit s'effectuer, selon les règles définies dans le Code des Marchés publics. Le Conseil d’Administration peut-il autoriser le remboursement à une association de dépenses qu’elle avait engagées dans le cadre d’un voyage ? La CRC sanctionne toute immixtion d’une personne n’ayant pas la qualité de comptable public dans de telles opérations, considérant que cette gestion est constitutive d’une gestion de fait. Sont ainsi visés le recouvrement de recettes, la prise en charge, même provisoire, de dépenses ou la simple détention de sommes d’argent destinées à ce type d’activités. Le CA peut-il décider de conserver un reliquat important de voyage pour une sortie ultérieure ? « Toute créance inférieure à 8 constatée dans les écritures d’un comptable public et provenant de trop-perçus (…) ou recouvrements pour le compte de tiers, sera définitivement acquise à la collectivité débitrice à l’expiration d’un délai de 3 mois, à compter de la date de sa notification au créancier. » Si les reliquats sont supérieurs ou égaux à 8 €, ils doivent être obligatoirement reversés aux famille. Un établissement a-t-il l’obligation de fournir le repas du chauffeur d’autocar à l’aller et au retour de sorties ou voyages ? Il n’existe aucun texte mettant cette obligation à la charge du client. La fourniture des repas relève plutôt des rapports juridiques entre l’employeur et son salarié. Cela incombe donc en principe au transporteur en sa qualité d’employeur. La fourniture des repas ne pourrait être mise à la charge du client qu’à la condition que cela soit prévu expressément dans le contrat le liant avec le transporteur. Le contrat passé entre un voyagiste et un EPLE dans le cadre d'un voyage facultatif précise qu'une caution de 10 à 15 par élève sera demandée à l'arrivée à l'hôtel. Cette clause est-elle légale ? (2011) Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités facultatives rien ne s'oppose au versement d'une caution si le contrat le prévoit et si le conseil d'administration l'autorise, il devra néanmoins s'agir d'un tarif fixe et non flottant. Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et l'EPLE, c'est à celui-ci de payer la caution qui sera gérée retracée dans les écritures comptables conformément aux règles de la comptabilité publique. On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une caution par les familles ne peut être admis que pour s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé de chambre par exemple) et non dans le but de couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement et le cas échéant celui des sorties et voyages scolaires concernés. Dans le cadre d'un voyage scolaire un professeur peut-il régler des menues dépenses au moyen d'une carte pré-payée fournie par le prestataire ? (2012) On rappellera que l'EPLE doit clairement faire apparaître la totalité des recettes et des dépenses relatives aux sorties et voyages qu'il organise. Cela suppose que la gestion de ces activités soit assurée par l'ordonnateur et prise en charge par l'agent comptable. Ainsi, dans le cas d'espèce afin d'éviter qu'il y ait gestion de fait, il est recommandé de mettre en place une régie temporaire d'avances. La prise en charge des dépenses concernées interviendra selon les modalités fixées par l'acte constitutif de la régie d'avance, en espèces ou par carte bancaire. Ce dernier mode de paiement suppose l'ouverture d'un compte DFT au profit du régisseur afin d'effectuer des dépenses avant ordonnancement dans les limites autorisées par la réglementation en vigueur. Ainsi, dans le cadre d'une activité gérée par l'EPLE, une carte bancaire sous quelque forme que ce soit ne peut en aucun cas être délivrée par un voyagiste. Le Conseil d’Administration peut-il voter le budget d’un voyage avec comme seules recettes la participation des familles ? En vertu du principe de gratuité, l’encadrement des voyages ne peut être mis, même indirectement, à la charge des élèves. Les remises accordées par certains voyagistes sont à répercuter sur le coût global de l’activité pour l’ensemble des participants et non sur la seule part relative aux accompagnateurs. CRC de Lorraine de février 2001 et avril 2002. Un prélèvement sur les réserves de l'établissement peut-il financer la part des accompagnateurs participant à un voyage scolaire ? (2011) Il est possible, pour l'EPLE de décider de la prise en charge par l'établissement du financement du voyage des accompagnateurs (et éventuellement des élèves) par prélèvement sur le fonds de réserves dans la limite des contrôles prévus à l'article L 421-11 du code de l'éducation pour les DBM soumises au vote. Cette participation intervient soit dans le cadre du budget initial soit dans celui de décisions budgétaires modificatives, ces dernières nécessitant une délibération du CA. On rappellera enfin, que les autorités de contrôle ne sont pas fondées à s'opposer à un prélèvement sur les fonds de réserves des EPLE à condition qu'il ne prive pas l'établissement des moyens nécessaires à son bon fonctionnement.