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Pièces justificatives (3)
A - Les pièces justificatives des dépenses (suite) III - Précisions sur certains points particuliers. III.1 - Délai d'exécution de la dépense et transmission des pièces justificatives. Dans le secteur public, le délai global de paiement doit être respecté. Le dépassement de ce délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d’intérêts moratoires, à compter du jour suivant l’expiration du délai selon des modalités d’application fixées par le décret du 21 février 2002. III.2 - Factures proforma . La facture « proforma » est un document établissant le prix d’une marchandise ou d’un service et remise au client avant la livraison afin que celui-ci puisse accomplir certaines procédures, notamment à l’exportation ou à l’importation. C’est en quelque sorte un devis. Il s’agit toujours d’un document provisoire dépourvu de caractère contractuel destiné à être remplacé par la facture définitive qui seule constitue un mode de preuve. De même une facturette ne constitue en aucun cas une facture et ne peut pas servir de pièce justificative. III.3 - Les duplicatas de facture pour le mandatement et la certification des duplicatas. L’instruction codificatrice de 2016 indique que la production d’une copie des pièces justificatives est admise. Une exception : en cas de cession ou de nantissement de créances afférent à un marché public, l’original de l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité (article 106 du Code des marchés publics issu du décret 2006-975 du 1er août 2006) doit impérativement être produit au comptable public par le cessionnaire ou le titulaire du nantissement sans qu’il soit possible de lui substituer une copie. En dehors de cette dernière exception, la production des pièces justificatives peut prendre la forme de copies, duplicatas ou photocopies. C’est notamment le cas pour la justification, dans la comptabilité de la collectivité mandante, des opérations effectuées par un mandataire soumis aux règles de droit privé (société d’économie mixte locale, SEML). Dans cette hypothèse, le comptable de la collectivité doit disposer de l’ensemble des pièces correspondant aux opérations réalisées par la SEML. Or cette démarche conduit cette dernière à se dessaisir de ces pièces. C’est pourquoi il est admis qu’il soit produit au comptable des copies ou photocopies ou duplicatas des pièces justificatives. En outre, le fait que l’ordonnateur atteste le service fait et le caractère exécutoire des pièces justificatives (cf. paragraphe 2.2.1. supra) justifie également que les pièces justificatives puissent être des copies. De même, en environnement dématérialisé, la distinction de l’original et de la copie ne peut s’appréhender de la même façon que pour les pièces sur support papier. De ce point de vue, il est rappelé que le décret 2001-899 du 1er octobre 2001 a supprimé la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives. Par voie de conséquence, l’instruction 02-046-B-M du 3 mai 2002 a supprimé cette certification conforme de documents par les ordonnateurs. Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a confirmé cette mesure pour les pièces justificatives des dépenses des collectivités et établissements publics locaux. III.4 - Certificats administratifs et dépenses. Il faut attirer l’attention des comptables sur le fait que la production de certificats administratifs ne saurait valablement se substituer à une pièce justificative prévue par le décret. La jurisprudence indique que la production d’un certificat administratif en substitution d’une pièce justificative s’analyse comme l’absence de production de cette dernière. Dans ce dernier cas, les comptables doivent suspendre le paiement pour absence ou insuffisance de pièces justificatives. Toutefois, la production de certificats administratifs est admise dans les cas ceux-ci sont prévus, de manière explicite, par la liste des pièces justificatives. De la même manière, le certificat administratif ne peut être utilisé pour compléter ou préciser les énonciations de pièces produites telles qu’elles sont réglementées par la liste. En effet, il est rappelé que la validité (ou la valeur probante) des pièces justificatives est conditionnée par des critères très précis de forme et de contenu. Lorsque ces pièces ne répondent pas à cette exigence, l’ordonnateur doit les rectifier ou les compléter. Pour autant, rien ne s’oppose à ce que l’ordonnateur produise des pièces précisant et complétant, en tant que de besoin, celles prévues à la liste des pièces justificatives. Toutefois, au cas où, par exemple, l’imprécision rencontrée le serait dans le cadre d’un contrat, il serait nécessaire que la clarification intervienne non par simple délibération mais par un avenant à ce contrat matérialisant l’accord des parties. III.5 - Exigence du RIB du fournisseur. Autre point, l’exigence pour le comptable de disposer du RIB sur la facture ou en tant que pièce jointe pour le paiement. Fourniture du RIB au comptable : une question-réponse au Sénat précise la réglementation sur ce point ; voir le site du Sénat . III.6 - Facture . Est-ce que la pièce comptable qu’on vous présente est bien valable ? S’agit-il bien d’une facture au sens du décret ? Il suffit de vérifier que les mentions suivantes y figurent conformément à l’annexe C du décret de 2016 : Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires : Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n'est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (l'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier) : 1. Le nom ou la raison sociale du créancier. 2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers. 3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET. 4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice. 5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires. 6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération. 7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération. Précision sur les PJ exigibles par le comptable pour les dépenses inférieures au seuil de 230 € (c’est le cas de la plupart des DAO). Les dépenses d’un montant inférieur à 230 euros ne nécessitent pas obligatoirement la production d’une facture ou d’un mémoire (arrêté du 27 février 1989, modifié par l’arrêté du 3 septembre 2001). Dans un tel cas, il appartient à l’ordonnateur d’apporter les précisions nécessaires dans le corps du mandat ou sur un état établi et certifié par lui et joint au mandat. Décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité. Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire. Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ». III.7 - Précision sur les PJ exigibles par le comptable pour les achats auprès de particuliers. Réponse ministérielle (2018) à une question parlementaire n°02014 . Les articles 4 et 5 de l'ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics permettent, en effet, aux collectivités territoriales de conclure, à titre onéreux, un marché public pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures et de services et d'acquérir ainsi des biens d'occasion auprès de tout opérateur économique que ce dernier soit une personne morale ou une personne physique. L'annexe C du décret 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé, n'exige pas un code SIRET lorsque le vendeur est une personne physique. En effet, l'annexe C précise, parmi les mentions obligatoires devant figurer sur les factures ou les mémoires, qu'y figurent « le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ». Aussi, lorsque l'opérateur économique est un particulier, qui ne saurait posséder un code SIRET du fait de sa qualité de personne physique, le numéro de SIRET n'a pas à être exigé pour le paiement de la dépense. III.8 - La suspension ( rejet) d’un paiement par le comptable. Extrait de l’instruction BOFIP-GCP-16-0008 du 28 avril 2016 concernant la suspension du paiement : L’article 38 du décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 dispose que «sans préjudice des dispositions prévues par le code général des collectivités territoriales et par le code de la santé publique, lorsqu'à l'occasion de l'exercice des contrôles prévus au de l'article 19 le comptable public a constaté des irrégularités ou des inexactitudes dans les certifications de l'ordonnateur, il suspend le paiement et en informe l'ordonnateur. Ce dernier a alors la faculté de requérir par écrit le comptable public de payer». S’agissant des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, cette disposition est commentée par l’instruction 84-040-M0 du 8 mars 1984 complétée par l'instruction 94-118 M0 du 12 décembre 1994. Il paraît toutefois nécessaire de rappeler que la suspension doit être écrite, motivée et exposer de manière précise et exhaustive toutes les irrégularités justifiant la décision du comptable (cf. art. L. 1617-2 du CGCT et article 66 du décret 2006-504 du 3 mai 2006). En outre, il est souligné qu’une suspension de paiement ne peut être fondée sur le motif qu’un acte, bien que présentant un caractère exécutoire incontestable, porterait atteinte à l’autorité de la chose jugée parce qu’il serait identique à un acte précédemment annulé. Ce motif implique un contrôle de légalité qui n’incombe pas au comptable assignataire d’une dépense. Dans cette situation, le comptable doit systématiquement, et dans les délais les plus brefs, saisir le directeur départemental des finances publiques afin que ces cas exceptionnels puissent faire l’objet d’un examen particulier et donner lieu à un conseil avisé à l'ordonnateur sur la fiabilité juridique de la dépense. Enfin, il importe de rappeler que le rôle de payeur est indissociable de la mission de conseil et, à ce titre, il revient aux comptables de se rapprocher des services des ordonnateurs, soit pour expliquer la réglementation existante, soit pour préciser les exigences de la liste des pièces justificatives, afin que les dossiers de mandatement puissent être régulièrement établis. Lorsque les comptables ont des hésitations sur la conduite à tenir ou qu’une situation conflictuelle risque des’établir avec l’ordonnateur, ils doivent prendre l’attache de la direction départementale des finances publiques afin qu’une position de principe puisse être arrêtée par le comptable supérieur. III.9 - La réquisition par l’ordonnateur. La réquisition : un document de l’académie d’Aix-Marseille (2016). Extrait de l’instruction BOFIP-GCP-16-0008 du 28 avril 2016 concernant la réquisition : Conformément à l'article 38 du décret 2012-1246 du décret du 7 novembre 2012, l'ordonnateur peut requérir le comptable public, lorsque celui-ci a suspendu un paiement. Le comptable y défère, sauf en cas de : – insuffisance de fonds disponibles ; – dépense ordonnancée sur des crédits irrégulièrement ouverts ou insuffisants ou sur des crédits autres que ceux sur lesquels elle devrait être imputée ; – absence totale de justification du service fait ; – défaut de caractère libératoire du règlement ; absence de caractère exécutoire des actes pris au nom de la collectivité territoriale ou de l’établissementpublic local l’exception des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux). En cas de réquisition, l’ordonnateur engage sa responsabilité propre et décharge celle du comptable lorsqu'elle est régulière. S’agissant de la réquisition de paiement, il est rappelé que, pour être un acte juridiquement valable, elle doit être : - écrite et signée par l’ordonnateur ; - incontestable, c’est-à-dire, ainsi que l’a précisé l’instruction 84-040-M0 du 8 mars 1984, «ne laisser aucune ambiguïté sur l’intention de l’ordonnateur de passer outre à la suspension» ; - présentée sous la forme d’une pièce justificative qui vient s’ajouter aux justifications de la dépense. Une simple annotation sur le mandat ne répond pas à ces exigences, et ne saurait être assimilée à un ordre de réquisition. Par ailleurs, il importe, afin que la responsabilité du comptable se trouve dégagée, que la réquisition, qui constitue à la fois le support fondant juridiquement la dépense et la pièce justificative, soit elle-même régulière, à savoir qu’elle réponde aux conditions de forme rappelées précédemment et qu’elle comporte tous les éléments de liquidation de la dépense afin de permettre au comptable de s’assurer qu’il ne se trouve pas dans l’un des cas de refus de déférer à la réquisition. En effet, la réquisition de paiement n’exonère pas nécessairement le comptable de sa responsabilité. Le juge des comptes dispose en effet du pouvoir de mettre en débet un comptable qui a payé après avoir été requis, mais a négligé de signaler une ou plusieurs irrégularités justifiant la suspension de paiement. Il est précisé que pour les dépenses répétitives ou donnant lieu à plusieurs paiements, si la réquisition est régulière pour le premier paiement, elle est dénuée de toute valeur juridique pour les paiements ultérieurs. En effet conformément à l'article L. 1617-3 du CGCT, chaque mandat doit donner lieu éventuellement à une suspension de paiement de la part du comptable et à un ordre de réquisition particulier de l’ordonnateur. Pour les EPLE, le comptable qui défère à la réquisition de paiement transmet l'ordre et les pièces justificatives à trois destinataires :  l'autorité académique  la collectivité locale de rattachement  la direction départementale des finances publiques qui transmet à la chambre régionale des comptes compétente. Voir aussi la M9-6. III.10 - Contrôle du comptable et TVA . Il faut rappeler l’étendue du contrôle du comptable en matière de légalité fiscale. Le risque de mise en jeu de sa responsabilité est important ; la plus grande vigilance s’impose. Un document de l’académie d’Aix-Marseille (2012) sur ce sujet permet de faire utilement un rappel. III.11 - Contrôle hiérarchisé de la dépense et contrôle allégé en partenariat des dépenses. Voir aussi cette page . Le contrôle hiérarchisé de la dépense désigne la méthode consistant pour un comptable public à proportionner les contrôles exercés sur la dépense aux risques et aux enjeux. Sa mise en œuvre se traduit par une modulation du moment (contrôle a priori ou a posteriori), du champ (contrôle exhaustif ou par sondage) et de l’intensité des contrôles (tout ou partie des contrôles réglementaires prévus au II de l’article 19 et à l’article 20 du décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP1). Enfin, le contrôle hiérarchisé de la dépense aboutit à des procédures de dépense mieux maîtrisées (normalisation des procédures et amélioration des dispositifs de contrôle interne), plus simples (réduction du nombre de pièces justificatives produites à l’appui des ordres de paiement) et plus rapides (réduction du délai de paiement grâce à l’allègement des contrôles sur les dépenses présentant des risques et des enjeux moindres). Le décret GBCP permet aussi de développer le contrôle allégé en partenariat . Le contrôle allégé en partenariat (CAP) est la démarche réalisée par l’ordonnateur et le comptable public pour s’assurer de la maîtrise des risques relatifs à la régularité de l’émission des ordres de paiements. Le comptable acquiert cette connaissance en réalisant un audit du dispositif de contrôle interne de l’ordonnateur. L’avantage essentiel du contrôle partenarial tient à la maîtrise du risque qu’acquiert le comptable dans ce dispositif. L’audit lui donne une assurance raisonnable sur la qualité de l’organisation, des procédures et du dispositif de contrôle interne à l’origine de la production de l’ordonnateur. Au lieu d’intervenir sur les seules manifestations du risque, le comptable maîtrise alors les causes du risque. Le décret GBCP donne une assise réglementaire au contrôle hiérarchisé de la dépense et au contrôle allégé en partenariat (art. 42). Arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales portant fixation des modalités de justification des dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé Il n’existe pas à notre connaissance de guide ou de procédure pour la mise en place de ce contrôle allégé en EPLE. Pour appréhender ce système on peut cependant consulter ce guide applicable aux établissements nationaux. III.12 - Facturation électronique . Le cadre juridique de la facturation électronique, ouvert en France par une ordonnance du 26 juin 2014, est désormais complet grâce à l' instruction NOR ECFE1706554J du 22 février 2017 relative au développement de la facturation électronique. Le document rappelle évidemment le champ d'application du dispositif (personnes publiques et types de factures concernés) et précise les modalités d'application de la facturation électronique. Il traite notamment de façon pédagogique des cas les plus complexes, répondant ainsi expressément aux demandes formulées par les associations d'élus locaux lors de la phase de concertation intervenue en amont de la publication du texte. Chorus-Pro. Le portail de la gestion publique. Sur un site de la DFIP la communauté Chorus-Pro. Voir page suivante la suite de l’analyse de ce décret et notamment certains types de dépenses...