© Site «Gestionnaire03» / Bernard Blanc /2020
Les pièces justificatives des dépenses et des recettes
A - Les pièces justificatives des dépenses (1)
Parmi
les
textes
de
base
que
tout
gestionnaire
d’EPLE
se
doit
de
connaître
il
en
est
un
qui
est
particulièrement
important
:
il
s’agit
de
la
liste
des
pièces
justificatives
des
dépenses
des
établissements
scolaires.
Texte
de
base
dont
le
non-respect
peut
entrainer
la
mise
en
cause
du
comptable
par
le
juges
des
comptes
et
dont
la
méconnaissance
est
souvent
source
de
tension
entre
le
gestionnaire
et
le
comptable
;
soit
que
le
premier
juge
excessives
les
demande
de
PJ
formulées
par
le
second,
soit
que
le
second
n’arrive
pas
à
obtenir
du
premier
les
pièces
nécessaires
pour
assurer
la
sécurité
juridique
de
ses
paiements.
Il
suffirait
pourtant
que
chacun
dans
son
domaine
respecte
cette
liste
pour
assurer
des
relations
harmonieuses
entre
collègues
et
éviter
de
se
compliquer
un
métier
déjà
assez
difficile
sans
avoir
à
se
créer
de
contraintes supplémentaires.
Depuis
le
23
janvier
2016
c’est
au
décret
n°
2016-33
du
20
janvier
2016
«
fixant
la
liste
des
pièces
justificatives
des
dépenses
des
collectivités
territoriales,
des
établissements
publics
locaux
et
des
établissements
publics
de
santé
»
qu’il
convient
désormais
de
se
référer.
Pour
des
raisons
de
lisibilité
il
convient
d’utiliser
ce
livret
reprenant les annexes du décret.
Suite
au
nouveau
décret
est
parue
une
instruction
du
15
avril
2016
(BOFIP-GCP-16-0008
du
28/04/2016)
qui
rappelle
les
principes
fondamentaux
ainsi
que
les
modalités
pratiques
d’application
de
la
liste
des
pièces
justificatives.
Cette
instruction
attire
également
l’attention
des
comptables
sur
les
modifications
principales
qui
ont
été
apportées
par
l’actualisation
du
dispositif
de
justification
des
dépenses
publiques
locales.
Elle
apporte
des
précisions
importantes
pour
l’application
du
décret
et
les modalités du contrôle du comptable en matière de pièces jointes aux mandats.
I -
Principes
de la liste des pièces justificatives de dépenses.
Le
décret
du
20
janvier
2016
vient
remplacer
l'ancienne
annexe
I
mentionnée
à
l'article
D.
1617-19
du
code
général
des
collectivités
territoriales
(CGCT)
dont
relèvent
les
EPLE.
Cette
annexe
listant
les
justificatifs
à
fournir
au
comptable
à
l’appui
des
mandatements
est
la
«
bible
»
que
tous
les
gestionnaires
et
les
comptables
se
doivent
de
connaître
et
à
laquelle
ils
doivent
se
référer
en
cas
de
doute.
Dans
son
introduction
le
décret
de
2016
vient
rappeler
les
trois
principes
fondamentaux
régissant la liste des pièces justificatives :
« - La neutralité : La liste ne modifie pas les réglementations en vigueur. Elle n'en est que la conséquence.
-
L'exhaustivité
:
Lorsqu'une
dépense
est
répertoriée
dans
la
liste,
les
pièces
justificatives
nécessaires
au
paiement
de
cette
dépense
y
sont
toutes
énumérées.
Lorsqu'une
dépense
n'est
pas
répertoriée
dans
la
liste,
le
comptable
doit
demander,
en
se
référant
si
possible
à
une
dépense
similaire
répertoriée,
les
pièces
justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles.
-
Le
caractère
obligatoire
:
La
liste
est
obligatoire
en
ce
qu'elle
constitue
à
la
fois
le
minimum
et
le
maximum
des
pièces
justificatives
exigibles
par
le
comptable.
Elle
s'impose à la fois aux ordonnateurs, aux comptables et aux juges des comptes ».
L’instruction du 15 avril 2016 reprend dans son titre I ces principes et les explicite.
I.1 - La liste constitue le maximum des pièces justificatives exigibles par le comptable.
On
peut
en
effet
rappeler
que
les
comptables
publics
ne
doivent
exiger
que
les
pièces
justificatives
prévues
pour
la
dépense
correspondante
dans
la
liste
définie
à
l’annexe
I
du
décret
(article
D.1617-19
du
CGCT).
Il
est
donc
inutile
pour
le
comptable
de
demander
d’autres
justificatifs
que
ceux
de
la
liste.
Demander
des
pièces
supplémentaires
est
même
dangereux
dans
la
mesure
où
le
juge
des
comptes
se
satisfera
des
pièces
de
la
nomenclature
mais
examinera
toutes
les
pièces
produites
même
si
elles
n’étaient
pas
nécessaires
(Cour
des
comptes,
5
juillet
2001,
Commune
de
Chauny,
arrêt
d'appel).
Il
suffit
donc
qu’une
des
pièces
produites
inutilement
entre
en
contradiction
avec
les
autres
pour
que
le
juge
constate
l’incohérence
et
engage
la
responsabilité
du
comptable.
Prenons
par
exemple
le
cas
d’une
facture
ne
nécessitant
pas
la
production
d’un
contrat
qui
serait
pourtant
joint
au
mandat.
Le
juge
pourra
relever
que
le
montant
de
la
facture
ne
correspond
pas
au
document
contractuel
joint,
et
reprocher
au
comptable
de
ne
pas
avoir
suspendu
le
paiement
en
attendant
que
l’ordonnateur
justifie
l’incohérence
des
pièces
justificatives
produites.
Pourquoi,
selon
la
formule
consacrée,
vouloir
«
tendre
le
bâton
pour
se
faire
battre
?
».
De
plus
demander
des
pièces
inutiles
c’est
alourdir
le
travail
de
l’ordonnateur
–
et
donc
du
gestionnaire
–
et
créer
une
source
de
conflit
surtout
lorsque
le
mandat
est
rejeté
faute
de
la
présence
de
pièces
qui
ne
sont
pas
exigibles
par
le
comptable
!
Pour
des
relations
harmonieuses
il
est
indispensable
que
le
comptable
soit
toujours
en
mesure
de
justifier
ses
demandes
auprès
de
son
collègue
gestionnaire par une argumentation de texte ou de jurisprudence ; cela est gage de compétence et de compréhension mutuelle.
La
liste
des
pièces
justificatives
distingue
le
premier
paiement
et
les
paiements
ultérieurs.
Certaines
pièces
justificatives
concernant
des
paiements
successifs
(par
exemple
les
contrats)
ne
seront
fournies
qu'à
l'appui
du
mandat
du
premier
paiement.
Les
mandatements
ultérieurs
feront
référence,
sur
un
document
joint
ou
sur
le
mandat
lui-même,
aux
pièces
justificatives
produites
au
premier
paiement
avec
le
numéro
et
le
compte
du
mandat
concerné.
Pour
des
raisons
évidentes
de
facilitation
du travail du comptable il est souhaitable que ces pièces soient remises au premier mandatement concerné à chaque nouvel exercice comptable.
I.2 - La liste constitue le minimum des pièces justificatives exigibles par le comptable.
Les
ordonnateurs
(et
donc
les
gestionnaires)
doivent
produire
au
comptable
toutes
les
pièces
prévues
par
la
liste
des
pièces
justificatives.
Il
ne
leur
est
donc
pas
possible
de
substituer,
de
leur
propre
chef
ou
en
application
d’une
délibération
du
conseil
d’administration
de
l’EPLE
ou
encore
d’un
contrat
par
exemple,
des
justifications
particulières
autres
que
celles
définies
par
cette
liste.
De
même
un
budget
exécutoire
ou
une
DBM
prévoyant
et
autorisant
les
crédits
nécessaires
à
une
dépense
déterminée
ne
peuvent
jamais
remplacer
un
acte
du
conseil
d’administration
lorsqu’il
est
prévu
par
la
réglementation
comme
justificatif
pour
certaines
dépenses.
Il
faut
attirer
l’attention
des
agents
comptables
sur
le
fait
que
la
production
de
certificats
administratifs
ne
saurait
valablement
se
substituer
à
une
pièce
justificative
prévue
par
le
décret.
En
effet,
la
jurisprudence
indique
que
la
production
d’un
certificat
administratif
en
substitution
d’une
pièce
justificative
s’analyse
comme
l’absence
de
production
de
cette
dernière,
et
dans
ce
dernier
cas,
les
comptables
doivent
suspendre
le
paiement
pour
absence
ou
insuffisance
de
pièces
justificatives.
De
la
même
manière,
la
validité
(ou
la
valeur
probante)
des
pièces
justificatives
étant
conditionnée
par
des
critères
très
précis
de
forme
et
de
contenu,
le
certificat
administratif
ne
peut
être
utilisé
pour
compléter
ou
préciser
les
énonciations
de
pièces
produites
telles
qu’elles
sont
réglementées
par
la
liste
(exemple
l’absence
du
taux
de
TVA
applicable).
Toutefois,
la
production
de
certificats
administratifs
est
admise
dans
les
cas
où
ceux-ci
sont
prévus,
de
manière
explicite,
par
la
liste
des
pièces
justificatives.
Par
ailleurs,
rien
ne
s’oppose
à
ce
que
l’ordonnateur
produise
un
certificat
explicitant
une
pièce
conforme
ou
apportant
une
précision
souhaitée
par
le
comptable
dans
le
cadre
de
son
contrôle.
A
noter
cependant
qu’au
cas
où,
par
exemple,
l’imprécision
concernerait
un
contrat,
il
serait
nécessaire
que
la
clarification
intervienne non par un simple certificat mais par un avenant à ce contrat.
On
peut
également
préciser
qu’une
facture
pro
forma
n’est
qu’un
document
provisoire
dépourvu
de
caractère
contractuel
qui
est
destiné
à
être
remplacé
par
la
facture
définitive qui seule constitue une pièce justificative ; et qu’une facturette ne constitue en aucun cas une facture et ne peut pas servir de pièce justificative.
I.3 - La
justification
du
service
fait et la certification du caractère exécutoire des pièces justificatives.
Il
est
également
utile
de
rappeler
les
dispositions
de
l’article
D.1617-23
de
ce
même
CGCT
qui
indique
que
«
la
signature
manuscrite,
ou
électronique
conformément
aux
modalités
fixées
par
arrêté
du
ministre
en
charge
du
budget,
du
bordereau
récapitulant
les
mandats
de
dépense
emporte
certification
du
service
fait
des
dépenses
concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées ».
Le
décret
n°2003-301
du
2
avril
2003
a
supprimé
l’obligation
de
signature
par
l’ordonnateur
des
pièces
justificatives
au
titre
de
la
justification
du
service
fait.
Bien
entendu,
rien
n’empêche
le
gestionnaire
d’utiliser
son
paraphe
sur
les
factures
pour
savoir
si
la
pièce
a
été
ou
non
vérifiée
par
ses
soins
;
mais
le
comptable
ne
peut
l’exiger.
Cependant
si
le
comptable
dispose
d’éléments
induisant
un
doute
sérieux
sur
la
réalité
du
service
fait,
il
doit
suspendre
le
paiement
de
la
dépense
correspondante.
Dans
ce
cas,
il
revient
alors
à
l’ordonnateur
soit
d’apporter
tout
élément
de
nature
à
dissiper
ce
doute,
soit
de
certifier
sous
sa
responsabilité
la
réalité
du
service
fait.
A
noter
que,
conformément
à
l'article
D.1617-20
du
CGCT,
dans
le
cas
où
le
comptable
est
réquisitionné
par
l'ordonnateur
«
il
n'y
a
pas
absence
totale
de
justification
du
service
fait
au
sens
des
articles
ci-dessus
lorsque
l'ordonnateur
établit,
sous
sa
responsabilité,
une
attestation
certifiant
que
le
service
a
été
fait
et
justifiant
le
droit
au
paiement
correspondant
».
Cependant
que
même
si
l’ordonnateur
a
certifié
sous
sa
responsabilité
le
service
fait,
le
comptable
doit
encore
suspendre
la
dépense
lorsqu’il
a
pu
établir
au
travers
d’éléments
matériels
et
formels
en
sa
possession
que
cette
certification
était
inexacte.
À
contrario
si
l’ordonnateur
refuse
de
certifier
le
service fait le comptable doit alors considérer qu’il y a absence totale de justification du service fait, et donc refuser de déférer à l’ordre de réquisition.
La
signature
du
bordereau
de
mandats
entraîne
aussi
la
certification
du
caractère
exécutoire
des
pièces
jointes
aux
mandats.
Dans
ce
domaine
il
ne
s’agit
pas
non
plus
de
supprimer
tout
contrôle
du
comptable
sur
la
certification
du
caractère
exécutoire
de
certaines
pièces
justificatives
émises
par
l’ordonnateur
et
exigées
par
la
nomenclature
mais
de
simplifier
la
forme
de
la
certification.
Le
contrôle
du
comptable
est
maintenu
et
s’il
peut
établir
que
la
certification
du
caractère
exécutoire
est
inexacte, il doit alors suspendre le paiement de la dépense correspondante.
I.4 - Copie des pièces justificatives.
Sauf
dans
le
cas
de
l’exigence
de
la
production
d'un
exemplaire
unique
pour
le
paiement
suite
à
une
cession
ou
à
un
nantissement
de
créances
afférent
à
un
marché
public,
des
copies,
duplicatas
ou
photocopies
peuvent
être
produits
au
comptable
(décret
n°
2003-301
du
2
avril
2003)
sans
qu’il
soit
besoin
de
les
certifier
conformes.
Le
fait
que
l’ordonnateur
atteste
du
service
fait
et
du
caractère
exécutoire
des
pièces
justificatives
produites
justifie
également
qu’il
puisse
s’agir
de
copies.
De
même,
la
multiplication
des
envois
par
courriel
fait
que
la
distinction
entre
original
et
copie
a
évolué.
Il
n’en
reste
pas
moins
souhaitable
que
pour
les
mandatements
le
gestionnaire identifie clairement les « copies » des « originaux » afin éviter les doubles paiements.
I.5 - Budget.
On
trouve
également
en
introduction
dans
le
décret
du
20
janvier
2016
une
précision
concernant
le
budget
:
«
le
budget
(budgets
primitif
et
supplémentaire,
budgets
principal
et
annexes,
états
annexes)
constitue
une
délibération
que
l'ordonnateur
exécute
dans
la
limite
des
crédits
ouverts.
Toutefois,
en
ce
qui
concerne
la
section
de
fonctionnement,
une
délibération
spécifique
doit
être
produite
lorsque
la
réglementation
en
vigueur
exige
une
intervention
particulière
de
l'assemblée
délibérante
pour
autoriser une dépense (approbation préalable de conventions ou de taux par l'assemblée).
De
la
même
façon,
en
ce
qui
concerne
la
section
d'investissement,
le
budget
est
considéré
comme
délibération
suffisante
pour
permettre
à
l'ordonnateur
d'effectuer
la
dépense
sans
autre
autorisation,
dans
la
mesure
où
les
crédits
font
l'objet
d'une
inscription
clairement
individualisée
et
où
la
réglementation
en
vigueur
ne
prescrit
pas
expressément une décision particulière de l'assemblée délibérante ».
Voir page suivante la suite de l’analyse de ce décret et des précisions sur le contrôle du comptable...
A
noter
que
la
signature
du
bordereau
de
mandats
par
l’ordonnateur
ou
son
délégataire
ne
peut
qu’être
manuscrite
ou
électronique
(article
D.1617-23
du
CGCT)
;
ce
qui
exclut
le
recours
à
des
procédés
tels
que
l’utilisation
de
griffes,
signature
scannée,
etc….
Une
signature
électronique
répond
à
des
conditions
précises
et
nécessite
l’utilisation
de
certificats électroniques par le signataire.
cf
également
l’instruction
BOFIP
du
28/04/2016
qui
explicite
le
décret
du
20
janvier
2016
sur les PJ :
"Enfin,
la
signature
du
bordereau
de
mandats,
par
l’ordonnateur,
exclut
le
recours,
par
ce
dernier,
à
des
procédés
ne
garantissant
pas
que
lui
ou
son
délégataire
aient
bien
approuvé
ce
même
bordereau
(griffes,signature
scannée,...).
Ainsi,
la
signature
du
bordereau
de
mandats
par
l’ordonnateur
ou
son
délégataire
ne
peut
qu’être
manuscrite
ou
électronique
(cf. article D. 1617-23 du CGCT).
02/20