Pièces justificatives 3


Les points particuliers selon la nature de la dépense à vérifier.


Bien entendu il n’est pas question de reprendre ici la totalité des points détaillés par la liste de l’annexe 1 du CGCT. On va se borner à citer quelques extraits concernant les dépenses les plus marquantes des EPLE.


42. Marchés publics passés selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 du code des marchés publics.

425. AUTRES PRESTATIONS

1. Mémoire ou facture ;

2. Fiche de recensement des marchés

Toutes nos commandes étant par définition des marchés publics, cette rubrique du décret de 2007 concerne 90% des factures traitées par un EPLE et mérite donc un développement.


Cela paraît simple, mais prenez connaissance du paragraphe « ATTENTION » ci-après concernant les PJ pour les MAPA faisant obligatoirement l’objet d’un écrit.

Autre remarque, le décret n° 83-16 du 13 janvier 1983 modifié précise que les factures doivent être établies au nom de la collectivité débitrice ; la facture ne devra donc jamais être rédigée au nom d'une personne physique exerçant une fonction dans l’établissement. Un exemple de jurisprudence dans ce cas avec la  mise en débet d'un comptable pour paiement d'une facture libellée au nom d'un tiers sans convention approuvée par une délibération exécutoire. (CRC Pays de Loire CAT 20.09.07 La Bréotière).


Autre point important auquel nous sommes tous confrontés, avec la question de savoir si la pièce fournie peut être acceptée ou non comme facture « valable ». Le décret nous apporte la réponse puisque son annexe C détaille les mentions devant figurer sur les factures et mémoires.

Annexe C. Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou sur les mémoires.

Aucun formalisme, autre que celui prévu par le code général des impôts, n'est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement :

1. Le nom ou la raison sociale du créancier ;

2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;

3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET ;

4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice ;

5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ;

6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;

7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération.


Lorsque les fournisseurs n'ont pas la qualité de commerçants, ce ne sont pas des factures mais des "mémoires" qui servent de pièces justificatives. Ces pièces doivent comporter les mêmes mentions que les factures, à l'exception, bien entendu, de celles relatives à l'inscription au registre du commerce, au numéro SIREN ou SIRET ou à l'indication de la TVA. A noter que l'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier.


Autre rappel important, le seuil dispensant d‘une facture ou d‘un mémoire est fixé à 230 € par l’arrêté du 03/09/2001 modifiant l’arrêté du 27/02/1989.


La rubrique mentionne comme PJ la fiche de recensement des marchés. Ce document établi par l’ordonnateur est prévu par l'article 84 du code des marchés publics et il est destiné à faire l'objet d'un traitement par l'observatoire économique de l'achat public. Heureusement pour nous, l’arrêté du 11 décembre 2006 a prévu que cette fiche n’était obligatoire que pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT.


423. PRESTATIONS FIXÉES PAR CONTRAT

1. Contrat et, le cas échéant, avenant ;

2. Mémoire ou facture ;

3. Fiche de recensement des marchés.

Tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture, mémoire,…) doit être produit à l’appui du mandat lors du premier paiement. A noter que, lors de son contrôle, le comptable doit vérifier que les dates d’effet du contrat sont respectées (pas de prolongation sans avenant par exemple), que les modalités financières sont respectées et que le calcul de la réactualisation du prix par rapport à une formule d’indexation est exact.

                  


ATTENTION !


A la lecture de l’instruction du 30 mars 2007 qui indiquait pas d’autres PJ que celles précisées ci-dessus pour les MAPA,  l’instruction n° 12-011-MO du 30 mai 2012 vient expliciter les incidences de l’arrêt du conseil d’Etat du 8 février 2012 « CCAS de Polaincourt » sur les contrôles de justification du comptable public en matière de MAPA.

Surprenante par rapport à la directive de 2007 sur les PJ de la dépense, cette instruction précise cependant : « L’arrêt du Conseil d’État en date du 8 février 2012 (req. n° 340698), Ministère du budget, des comptes publics et de la réforme de l’État précise que le comptable public à qui n’est pas produit un contrat écrit pour un marché public d’un montant supérieur au seuil fixé par l’article 11 du Code des marchés publics (15 000€ HT actuellement) doit signaler à l’ordonnateur l’insuffisance des pièces. Dans ce cas, il ne peut payer la dépense correspondante, sans engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire, que sur la production d’un certificat administratif de l’ordonnateur attestant l’absence de conclusion d’un contrat écrit. Ainsi, pour les marchés publics à procédure adaptée d’un montant égal ou supérieur au seuil fixé par l’article 11 du Code des marchés publics, doit être produit au comptable public, conformément à l’analyse du juge, le contrat écrit au sens large, c’est-à-dire le document écrit de passation. À défaut, un certificat administratif par lequel l’ordonnateur prend la responsabilité de l’absence de marché écrit, permet au comptable, qui n’est pas juge de la légalité de la passation du marché, de procéder au règlement du mandat de dépense. »

En résumé le comptable face à une facture d’un montant supérieur à 15 000 € HT doit avoir de joint au mandat un contrat, un bon de commande (valant contrat) ou un certificat administratif. Une décision n° 11LY00517 de la CAA de Lyon du 24/05/12 semble confirmer qu’un bon de commande dans la mesure où il identifie les parties contractantes, les prestations et leur prix semble être valable comme pièce pour un MAPA devant faire l’objet d’un contrat écrit.


Une analyse personnelle sur le sujet d’un écrit pour tout marché >15000 € HT.


493. MARCHÉS PUBLICS D’ASSURANCES

4931. Première prime

1. Copie du marché d’assurances ;

2. Avis de paiement de l’assureur.

4932 Autres primes

Avis de paiement de l’assureur.

4933. Modification des clauses du marché

1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision ;

2. Si la modification résulte de la volonté des contractants, copie du marché d’assurances modifié ou avenant et avis de paiement.


61. Dépenses d'aide sociale

6112. Aide facultative

1. Délibération fixant les conditions d’octroi et les modalités de l’aide ;

2. En cas de paiement à un tiers, décision de l’autorité exécutive ;

3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d’urgence.


62. Prêts et bourses

622. BOURSES

1. Décision fixant les modalités d'attribution ;

2. Décision individuelle ou état collectif certifié conforme aux décisions individuelles ;

3. Etat de liquidation des bourses.


63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications

6311. Premier paiement :

1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s), ou décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les évènements donnant lieu à l'octroi de tels avantages ;

2. Décision d'attribution ;

3. Le cas échéant, facture.


21. Dépenses de personnel

2181. Prise en charge des frais de déplacement

21811. Pièces générales

1. Etat de frais (voir annexe A).

2. Pour les frais d’hébergement, selon le cas :

- Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d’hébergement pour la métropole ou délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l’outre mer.

3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.

4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d’indemnisation et précisant leur durée d’application.

5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l'admission d'un agent à un concours.

21812. Pièces particulières

a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale

Ordre de mission indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.

f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale

Décision de l'autorité territoriale.

g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale

Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.

Pour plus de détails et des modèles d’imprimés, on pourra se reporter à la page sur les frais de déplacements.


Bien entendu la lecture complète de l’instruction s’impose.



Précision sur les PJ exigibles par le comptable pour les dépenses inférieures au seuil de 230€ (c’est le cas de la plupart des DAO).


Décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité.
Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire.
Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ».



La suspension (rejet) d’un paiement par le comptable, sa réquisition par l’ordonnateur.


Un document de l’académie de Lille (oct 2007) sur la suspension du paiement de la part du comptable et sa réquisition par l’ordonnateur.

Un autre document sur la procédure de réquisition : Voir le fichier joint en PDF.

Extrait de l’instruction n°07-024 MO du 30 mars 2007 concernant la suspension du paiement et la réquisition.

Voir la FAQ.



Contrôle du comptable et TVA.


Le relèvement du taux de TVA de 5,5% à 7% de la loi de finances rectificative de 2011 est l’occasion de rappeler l’étendue du contrôle du comptable en matière de légalité fiscale. Le risque de mise en jeu de sa responsabilité est important ; la plus grande vigilance s’impose donc en ce début d’année. Un document de l’académie d’Aix-Marseille sur ce sujet permet de faire utilement un rappel.



Contrôle du comptable et légalité des actes.


Une question-réponse au Sénat éclaircissant ce point.

Voir aussi la jurisprudence.


Le contrôle du comptable : voir la jurisprudence.



Contrôle allégé en partenariat des dépenses


Au JORF du 18 janvier 2014, publication de l’arrêté du 6 janvier 2014 modifiant l'arrêté du 11 mai 2011 pris en application du préambule de l'annexe I du code général des collectivités territoriales et de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Cet arrêté, applicable aux EPLE,  actualise le plafond de dispense de production des pièces justificatives au comptable public dans le cadre du contrôle allégé en partenariat des dépenses des organismes précités dont les modalités sont fixées par l'arrêté du 11 mai 2011 modifié (NOR : BCRE1113038A). Cet arrêté est pris pour l'application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dont le second alinéa de l'article 42 définit le contrôle allégé en partenariat des dépenses de l'Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.








...à suivre page suivante avec les recettes...


Les mots en gras, en bleu ou en noir, soulignés ou pas, sont des liens internet qui ouvrent des documents, des fichiers ou d’autres pages de sites internet.

Ces liens ne sont pas actifs sur ce site ; ils ne sont opérationnels que dans le site « intendance03 » réservés aux donateurs (voir page d’accueil).

Ce site « gestionnaire03 » n’est plus mis à jour depuis plus d’un an ; nombre de documents, d’informations et de liens internet sont donc obsolètes.

Le site « intendance03 » qui a pris la suite de ce site est lui mis à jour régulièrement avec les actualités, les textes les plus récents, et une actualisation des textes anciens et des procédures.

Il peut donc vous fournir les derniers textes parus ainsi que les explications ou les conseils et réponses pour vous aider au quotidien dans tous les domaines de votre vie professionnelle.


Simplement le site « intendance03 » est désormais réservé aux collègues qui font l’effort d’un geste en devenant donateur pour aider et financer sa poursuite et son développement.


Pour de plus amples renseignements cliquez sur ce lien :


Intendance03


Ce site « gestionnaire03 » n’est plus mis à jour depuis plus d’un an ; nombre de documents, d’informations et de liens internet sont donc obsolètes.

Le site « intendance03 » qui a pris la suite de ce site est lui mis à jour régulièrement avec les actualités, les textes les plus récents, et une actualisation des textes anciens et des procédures.

Il peut donc vous fournir les derniers textes parus ainsi que les explications ou les conseils et réponses pour vous aider au quotidien dans tous les domaines de votre vie professionnelle.


Simplement le site « intendance03 » est désormais réservé aux collègues qui font l’effort d’un geste en devenant donateur pour aider et financer sa poursuite et son développement.


Pour de plus amples renseignements cliquez sur ce lien :


Intendance03