Pièces justificatives 2


Délai d'exécution de la dépense et transmission des pièces justificatives.


Dans le secteur public, le délai global de paiement doit être respecté. Le dépassement de ce délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité, pour le titulaire du marché ou le sous-traitant, le bénéfice d’intérêts moratoires, à compter du jour suivant l’expiration du délai selon des modalités d’application fixées par le décret du 21 février 2002.



Factures proforma.


La facture « proforma » est un document établissant le prix d’une marchandise ou d’un service et remise au client avant la livraison afin que celui-ci puisse accomplir certaines procédures, notamment à l’exportation ou à l’importation. C’est en quelque sorte un devis. Il s’agit toujours d’un document provisoire dépourvu de caractère contractuel destiné à être remplacé par la facture définitive qui seule constitue un mode de preuve.

Voir la FAQ.



Les duplicatas de facture pour le mandatement et la certification des duplicatas.


L’instruction codificatrice du 30 mars 2007 indique que la production d’une copie des pièces justificatives est admise :

En cas de cession ou de nantissement de créances afférent à un marché public, l’original de l’exemplaire unique ou du certificat de cessibilité (article 106 du Code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006) doit impérativement être produit au comptable public par le cessionnaire ou le titulaire du nantissement sans qu’il soit possible de lui substituer une copie.

En dehors de cette dernière exception, la production des pièces justificatives peut prendre la forme de copies, duplicatas ou photocopies. C’est notamment le cas pour la justification, dans la comptabilité de la collectivité mandante, des opérations effectuées par un mandataire soumis aux règles de droit privé (société d’économie mixte locale, SEML). Dans cette hypothèse, le comptable de la collectivité doit disposer de l’ensemble des pièces correspondant aux opérations réalisées par la SEML. Or cette démarche conduit cette dernière à se dessaisir de ces pièces. C’est pourquoi il est admis qu’il soit produit au comptable des copies ou photocopies ou duplicatas des pièces justificatives. En outre, le fait que l’ordonnateur atteste le service fait et le caractère exécutoire des pièces justificatives (cf. paragraphe 2.2.1. supra) justifie également que les pièces justificatives puissent être des copies. De même, en environnement dématérialisé, la distinction de l’original et de la copie ne peut s’appréhender de la même façon que pour les pièces sur support papier.

De ce point de vue, il est rappelé que le décret n° 2001-899 du 1er octobre 2001 a supprimé la certification conforme des copies de documents délivrés par les autorités administratives. Par voie de conséquence, l’instruction n° 02-046-B-M du 3 mai 2002 a supprimé cette certification conforme de documents par les ordonnateurs. Le décret n° 2003-301 du 2 avril 2003 a confirmé cette mesure pour les pièces justificatives des dépenses des collectivités et établissements publics locaux.



Certificats administratifs et dépenses.


Il faut attirer l’attention des comptables sur le fait que la production de certificats administratifs ne saurait valablement se substituer à une pièce justificative prévue par le décret. La  jurisprudence indique que la production d’un certificat administratif en substitution d’une pièce justificative s’analyse comme l’absence de production de cette dernière. Dans ce dernier cas, les comptables doivent suspendre le paiement pour absence ou insuffisance de pièces justificatives. Toutefois, la production de certificats administratifs est admise dans les cas où ceux-ci sont prévus, de manière explicite, par la liste des pièces justificatives. De la même manière, le certificat administratif ne peut être utilisé pour compléter ou préciser les énonciations de pièces produites telles qu’elles sont réglementées par la liste. En effet, il est rappelé que la validité (ou la valeur probante) des pièces justificatives est conditionnée par des critères très précis de forme et de contenu. Lorsque ces pièces ne répondent pas à cette exigence, l’ordonnateur doit les rectifier ou les compléter. Pour autant, rien ne s’oppose à ce que l’ordonnateur produise des pièces précisant et complétant, en tant que de besoin, celles prévues à la liste des pièces justificatives. Toutefois, au cas où, par exemple, l’imprécision rencontrée le serait dans le cadre d’un contrat, il serait nécessaire que la clarification intervienne non par simple délibération mais par un avenant à ce contrat matérialisant l’accord des parties.



Exigence du RIB du fournisseur.


Autre point, l’exigence pour le comptable de disposer du RIB sur la facture ou en tant que pièce jointe pour le paiement.

Fourniture du RIB au comptable : une question-réponse au Sénat précise la réglementation sur ce point ; voir le site du Sénat.



II - La nature et la portée du contrôle par le comptable  des pièces justificatives de la dépense.



La liste des contrôles du comptable.


En matière de dépense le comptable procède à un contrôle de la régularité et non d’opportunité ou de légalité. Cette position semble désormais bien établie par la jurisprudence ; même si parfois la limite entre « régularité » et « légalité » n’est pas forcément évidente.

Les articles 12 b et 13 du décret du 29 décembre 1962 donnent la liste exhaustive des contrôles que l’agent comptable est tenu d’exercer à l’égard des mandats qui lui sont présentés par l’ordonnateur.


Ces contrôles concernent :

- la qualité de l’ordonnateur : L’agent comptable doit veiller à ce que les mandatements soient effectués par des personnes dûment accréditées. Les seuls ordonnateurs accrédités auprès de l’agent comptable sont le chef d’établissement ou son suppléant nommé conformément aux dispositions du code de l’éducation. Par ailleurs le chef d’établissement peut déléguer au préalable et par écrit, sa signature pour l’exercice de ses fonctions d’ordonnateur, à ses adjoints (donc à l’adjoint-gestionnaire lorsqu’il n’est pas en même temps l’agent comptable). Il appartiendra à l’agent comptable de vérifier, le cas échéant, la conformité de l’acte de délégation qui lui sera transmis par l’ordonnateur. L’acte de nomination de l’ordonnateur ou l’acte de délégation étant une pièce devant être fournie au comptable et jointe aux pièces du compte financier ; et ce conformément à l’arrêté du 25 juillet 2013 pris en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Pour les ordonnateurs d’EPLE la qualité d’ordonnateur doit être attesté par la communication au comptable de deux documents : un formulaire conforme au modèle I annexé à l’arrêté comportant notamment un exemplaire de la signature et l’acte de nomination du chef d’établissement en qualité d’ordonnateur. Pour le suppléant ou le délégataire de l’ordonnateur, doivent être fournis au comptable un formulaire modèle II et l’acte de délégation précisant notamment l’étendue des compétences déléguées.

Art.421-13-III. ― « Le chef d'établissement peut déléguer sa signature à chacun de ses adjoints. En cas d'absence ou d'empêchement, le chef d'établissement est suppléé par le chef d'établissement adjoint, notamment pour la présidence des instances de l'établissement. En cas d'absence ou d'empêchement du chef d'établissement, lorsque celui-ci n'a donné aucune délégation à cet effet, l'autorité académique nomme un ordonnateur suppléant qui peut être le chef d'établissement adjoint ou l'adjoint gestionnaire, sous réserve que celui-ci ne soit pas l'agent comptable de l'établissement, ou le chef d'un autre établissement. »

- la disponibilité des crédits : à la date du paiement le comptable doit contrôler que les crédits sont régulièrement ouverts et suffisants. Le contrôle de l’exacte imputation budgétaire est complémentaire du précédent : les dépenses doivent être imputées aux chapitres et comptes qu’elles concernent selon leur nature et leur objet.

- le caractère libératoire du règlement : le comptable doit vérifier que le paiement est bien effectué au bénéfice du créancier réel (contrôle des références bancaires figurant ou annexées à la facture) et prendre garde à l’existence d’une éventuelle cession de créance à un organisme financier. En cas de cession de créance, le paiement doit être effectué par l’EPLE au cessionnaire (organisme financier à qui est cédée la créance) et non au cédant (qui transmet la créance).

- la validité de la créance ; le contrôle porte sur :

- la certification du service fait,

- l’exactitude des calculs de la liquidation,

- le contrôle du caractère exécutoire des actes du CA (contrats et conventions notamment),

- la vérification des pièces justificatives réglementaires. La liste des pièces nécessaires à l’appui de chaque type de dépenses est précisée par l’annexe 1 du CGCT (facture, mémoire selon la liste des pièces prévues dans l’annexe : mentions obligatoires, RIB, inscriptions de la société aux registres, etc.).

- l’application des règles de prescription quadriennale.

- l’absence d’opposition.

On peut rajouter une procédure qui n’existe (pour encore un temps) qu’à l’Education nationale avec le contrôle de la conformité avec l’EPCP.

- la disponibilité de la trésorerie.


La nature et la portée du contrôle par le comptable des pièces justificatives.


Contrôler la présence des pièces exigées.

Le comptable doit contrôler la présence des pièces exigées par le décret du 25 mars 2007, mais la liste ayant un caractère exhaustif, il n’a pas à exiger des pièces qui n’y sont pas prévues ; et il n’y aura pas lieu d’engager sa responsabilité s'il a payé une dépense qui y est répertoriée sans exiger de pièces supplémentaires par rapport à celles mentionnées par cette liste.

Toutefois, une pièce énumérée par la liste peut être constituée par « l'ensemble indissoluble » de plusieurs documents (Cour des comptes, 16 décembre 1999, Commune d'Escaudoeuvres). En l’espèce, le juge des comptes a estimé que la décision d’octroi des indemnités de fonction à un adjoint au maire devait s’entendre comme l’ensemble indissoluble constitué par la délibération fixant les indemnités, la décision portant délégation de fonctions et l’acte de délégation de fonction. De même, lorsque les pièces, produites en application de la liste, renvoient le soin à d’autres pièces de préciser des éléments sur lesquels porte le contrôle du comptable, ces dernières pièces doivent être obligatoirement produites au comptable. Ainsi, la liste des pièces justificatives ne saurait faire obstacle à l'application des clauses d'un contrat produit au comptable.

Mais en exigeant parfois des pièces inutiles, les comptables se compliquent à la fois leur travail et celui des gestionnaires ; le métier est suffisamment complexe sans qu’il soit besoin d’y rajouter des contraintes supplémentaires. Sans compter que cela peut représenter un risque. En effet, le comptable se doit lors de ses contrôles, de prendre en considération une pièce non répertoriée par la liste, mais transmise par l'ordonnateur (Cour des comptes, 5 juillet 2001, Commune de Chauny). Ce que l’on pourrait traduire par le fait qu’il n’est pas besoin de donner au juge financier des bâtons pour se faire battre en exigeant des pièces non prévues que le juge examinera aussi, et qui peuvent mettre en cause la responsabilité du comptable, alors même qu’elles n’étaient pas nécessaires.


Le comptable doit contrôler la régularité en la forme des pièces justificatives.

Pour autant, au-delà du contrôle de la présence de toutes les pièces, énumérées par cette liste, à l'appui du mandat transmis par l'ordonnateur, le comptable doit également vérifier la régularité de ces pièces justificatives, étant bien précisé qu’en vérifiant ce contenu, il ne peut aucunement se livrer à une appréciation de l'opportunité des décisions prises par l'ordonnateur. Le contrôle du comptable ne porte que sur la régularité formelle des pièces transmises ; il ne doit pas être étendu à une vérification de la légalité au fond des actes transmis, et notamment de l'intérêt public de la dépense en cause. Une pièce est régulière en la forme lorsqu’elle émane de l’autorité régulièrement habilitée à l’édicter et lorsqu’elle est exécutoire.


Un contrôle certes limité du comptable, mais quand même un contrôle.


Toutefois, l’interdiction faite au comptable de se faire juge de la légalité interne des actes qui lui sont produits ne doit pas conduire à priver de toute portée ses contrôles.

Le comptable a l’obligation de demander à l'ordonnateur de justifier les incohérences des pièces qui lui sont produites. En effet, même si l'incohérence entre pièces justificatives n'est pas directement une cause de suspension de paiement de la dépense, cette situation doit conduire le comptable à suspendre le paiement de la dépense car le juge rattache cette contradiction à l’une des causes de suspension visées aux articles 12, 13 et 37 du décret du 29 décembre 1962. Il convient de souligner que l’examen de la cohérence des pièces justificatives doit être réalisé à partir de l’ensemble des éléments dont dispose le comptable.

Le comptable a également l’obligation d'interpréter les pièces justificatives dans le cadre de la réglementation en vigueur.

Il ressort de l'analyse de la jurisprudence que si le comptable ne saurait étendre son contrôle à la légalité des décisions administratives, et encore moins à leur opportunité, il ne peut pas non plus se contenter de procéder à un simple enregistrement comptable des décisions de l'ordonnateur et des pièces justificatives qui lui sont fournies. C’est là toute la difficulté du métier. Sur cette question complexe, on pourra utilement consulter le point 3.2 de l’instruction du 30 mars 2007 qui donne notamment des exemples de jurisprudence. On peut également citer une récente décision du Conseil d'Etat du 8 février 2012 qui considère qu'il revient aux comptables « d'apprécier si les pièces fournies présentent un caractère suffisant pour justifier la dépense engagée; que pour établir ce caractère suffisant, il leur appartient de vérifier, en premier lieu, si l'ensemble des pièces requises au titre de la nomenclature comptable applicable leur ont été fournies et, en deuxième lieu, si ces pièces sont, d'une part, complètes et précises, d'autre part, cohérentes au regard de la catégorie de la dépense définie dans la nomenclature applicable et de la nature et de l'objet de la dépense telle qu'elle a été ordonnancée. »


La sanction des contrôles des pièces justificatives par le comptable.

Le comptable n’a donc pas le pouvoir de se faire juge de la légalité des pièces et actes qui lui sont transmis à l'appui des demandes de paiement ; mais, lorsque les pièces justificatives fournies sont insuffisantes pour établir la validité de la créance, il lui appartient de suspendre le paiement jusqu'à ce que les justifications qu’il estime nécessaires soient produites par l'ordonnateur.


Le comptable qui a relevé des irrégularités dans le cadre des contrôles dont il est personnellement et pécuniairement responsable doit suspendre le paiement de la dépense en cause ; le paiement peut ensuite intervenir :

- soit, après régularisation du mandat et/ou de ses pièces justificatives par l’ordonnateur ;

- soit, dans les hypothèses où la réglementation l’autorise, après que l’ordonnateur lui ait adressé un ordre de réquisition.

On trouvera aux points 4.1 et 4.2 de l’instruction du 30 mars 2007 des précisions sur ces procédures.


Analyse du contrôle.


La jurisprudence « Polaincourt » a précisé et actualisé le contrôle du comptable public qui ne peut contrôler que la validité d'un paiement et non sa légalité.

Il faut distinguer en effet le contrôle de la validité d'une créance et le contrôle de sa légalité. Le premier relève des missions du comptable public, mais pas le second. « Le Conseil d’État confirme que le comptable public ne peut subordonner ses actes de paiement à une appréciation de la légalité interne des pièces justificatives qui lui sont produites », indique ainsi l'instruction n° 12-011-M0 du 30 mai 2012 destinée à expliquer la jurisprudence Polaincourt du Conseil d’État, en date du 8 février 2012.

Cet arrêt du Conseil d’État avait confirmé que le rôle du comptable public n'était pas de juger de l'opportunité des décisions de l'ordonnateur, mais également que le comptable n'avait pas à contrôler la légalité du mode de passation d'un marché public. En l'espèce, le comptable du centre communal d’action sociale (CCAS) de Polaincourt avait été condamné par la Cour des comptes à payer des factures, malgré le non-respect de la procédure de marchés publics.
L'instruction de la direction générale des Finances publiques est donc l'occasion de rappeler le rôle et la responsabilité d'un comptable public. Celui-ci a le pouvoir de contrôler « la régularité de la dépense telle qu’elle lui est produite par l’ordonnateur sans avoir à en apprécier ni la légalité ni l’opportunité ou l’utilité ». Le document rappelle néanmoins que « les comptables publics sont personnellement et pécuniairement responsables des contrôles qu’ils effectuent sur les dépenses ». Cela signifie qu'en cas d'irrégularité constatée par le comptable, il lui appartient de suspendre le paiement et de demander les justificatifs nécessaires. Mais dès lors que l'ordonnateur fournit des justificatifs ou des documents indiquant qu'il prend la responsabilité d'un paiement, même irrégulier, le comptable ne peut que s'exécuter.

Les points généraux à vérifier.


La qualité de l’ordonnateur.


Voir le passage précédent. Selon le cas, arrêté désignant l’ordonnateur ou acte de délégation de l’ordonnateur. Il convient de joindre une copie de l’acte de nomination de l’ordonnateur avec sa signature, ou de la délégation, au premier mandatement concerné. Attention, dans certains cas il y a nomination d’un chef d’établissement provisoire, mais sans attributions des fonctions d’ordonnateur ; soyez donc attentif à la rédaction du document.


L’acquit libératoire du créancier.


 - sociétés commerciales :

A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire :

Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce ou extrait de l’acte de société délivré par un notaire ou extrait du journal d’annonces légales qui a publié les statuts de la société ; mais le paiement par virement à un compte ouvert au nom de la personne morale dispense celle-ci de produire ces pièces justificatives.


- paiement à des associations :

Copie des statuts ou à défaut numéro SIRET ou référence de la publication au Journal Officiel.

Souvent méconnue, cette obligation doit être respectée, y compris pour le paiement à un FSE ou à l’AS. A noter que l’association a l’obligation d’être immatriculée au répertoire SIRENE si elle reçoit des subventions ou des paiements en provenance de l'Etat ou des collectivités territoriales.


- règlement des sommes dues à des créanciers en redressement judiciaire :

Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement d'ouverture de redressement judiciaire

Copie du jugement d'ouverture désignant, le cas échéant, l'administrateur et définissant sa mission.

Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant un plan de redressement

Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de redressement ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement.

Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant le plan de cession de l'entreprise

Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de cession et la désignation du commissaire à l'exécution du plan et, le cas échéant, de l'administrateur judiciaire ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication du jugement.


- règlement des sommes dues à des créanciers en cours de liquidation judiciaire :

Dispositions communes aux créanciers en liquidation judiciaire

Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié les statuts de la société, statuts qui ont déterminé les conditions dans lesquelles la liquidation devra être effectuée.

Liquidation amiable

l. Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de ladite société et la nomination du liquidateur ;

2. Lettre dans laquelle ce dernier demande le paiement des sommes revenant à la société créancière.

Liquidation sur décision de justice

Copie du jugement du tribunal ordonnant la liquidation de la société et nommant le liquidateur, ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement, indiquant, s'il y a lieu, le maintien en fonction de l'administrateur.


- paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d’un nantissement :

Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.


Les moyens de règlement.


- paiement par virement :

Le cas échéant, le relevé d’identité bancaire (RIB). Le RIB doit être produit en l’absence de la mention des coordonnées bancaires du créancier sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. Il convient donc de vérifier la présence du RIB sur la facture ou de le joindre, et de contrôler sa conformité avec les coordonnées de GFC.


- paiement par prélèvement :

Premier prélèvement suite à autorisation

1. Autorisation de prélèvement visée par l’ordonnateur.

2. Facture ou relevé de consommation.

Prélèvements suivants

Facture ou relevé de consommation.


Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers.


Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère par la collectivité ou l'établissement public local.


Paiement à un factor.


- mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une subrogation :

Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :

« Règlement à l’ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal).

Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring.

Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »


- mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une cession ou d’un nantissement :

Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :

« La créance relative à la présente facture a été cédée à … (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L.313-23 à L.313-25 du code monétaire et financier.

Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc…, établi à l’ordre de (nom de la société d’affacturage ou de son mandataire)… et adressé à … ou par virement au compte n°…chez…»



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