Le poste comptable - C.I.C.

.Diagnostic du poste comptable - Contrôle interne comptable.


L’absence ou l’insuffisance de contrôle interne est fréquemment dénoncée dans les rapports d’audit effectués par les inspecteurs vérificateurs du Trésor Public. En effet, au niveau de chaque établissement et de chaque agence comptable devrait être mis en place un contrôle de ce type. Le contrôle interne fait partie du pilotage de l’établissement ; c’est avant tout une démarche de pilotage inhérente à l’activité de tout encadrement qui est suivie à son niveau par tout agent et qui est indissociable de ses tâches de gestion ; elle est destinée à l’aider au quotidien à maîtriser son activité. Les objectifs de ce contrôle interne sont de prévenir, d’encadrer et de gérer les risques afin d’assurer la protection du patrimoine de l’établissement, la régularité des opérations de la comptabilité, l’optimisation des besoins. Il repose sur une analyse des différentes tâches exercées dans une chaîne d’opérations, qui fait quoi, et sur une analyse des risques, quel risque encourt-on pour telle opération, qui doivent être identifiés et hiérarchisés. En cas de dysfonctionnement, des mesures correctives sont mises en oeuvre pour y remédier. Vous trouverez ci-dessous plusieurs documents en compléments du logiciel ODICE de contrôle interne disponible sur le site de la DAF.


La parution du décret n°2011-775 du 28 juin 2011 confère dorénavant le caractère d'obligation réglementaire à la mise en oeuvre du contrôle interne dans les administrations publiques. Cette dernière notion est plus large que celle de contrôle interne comptable, car elle dépasse le champ des domaines budgétaire, comptable et financier. La relance du contrôle interne comptable au sein des ministères chargés de l'éducation nationale et de l'enseignement supérieur de 2011 est donc une composante de cette politique globale. Elle s'effectue à travers un plan d'action ministériel (PAM) dont certaines actions nécessitent le concours des services académiques et/ou des EPLE. Vous trouverez le dossier de référence sur ce sujet sur l'intranet de la DAF : rubrique contrôle interne comptable.

La mise à votre disposition de l'outil de diagnostic ODICé a permis d'initier dès 2007 la démarche du contrôle interne comptable dans les EPLE. Cet outil a toutefois été mis en oeuvre de façon très hétérogène, et, comme beaucoup d'autres, il doit être adapté aux dispositions de l'instruction codificatrice M9.6. Dans ses paragraphes 1132 et 2133 notamment, l'instruction, en cohérence avec les principes rapidement rappelés ci-dessus, réaffirme la nécessité du contrôle interne comptable et le définit comme une composante d'une politique globale de maîtrise des risques comptables et financiers dans laquelle l'ordonnateur et ses missions ont une place plus importante.

 

La qualité comptable permet de donner une image fidèle de la situation financière et patrimoniale et porte sur :

la régularité des comptes, c'est-à-dire leur conformité aux règles et procédures en vigueur ;

la sincérité des comptes, c'est-à-dire l'application de bonne foi des règles et procédures en vigueur, afin de traduire la connaissance que les responsables de l'établissement des comptes ont de la réalité et de l'importance relative des évènements enregistrés ;

l'exhaustivité des comptes (les droits et obligations des entités sont enregistrés en totalité, sans contraction entre eux) ;

l'imputation comptable ;

le rattachement à la bonne période comptable et au bon exercice.


La sécurisation des procédures financières et comptables est facilitée par la mise en oeuvre du CICF qui repose sur quelques préceptes :

formalisation d'organigrammes fonctionnels, de fiches de postes et des délégations de signature ;

réalisation de fiches de procédure ;

identification des risques par les audits, les contrôles externes, les contrôles des agents et de l'encadrement ;

diminution des risques par les formations, les instructions et autres directives, les modifications des procédures, la révision de l'organisation et la formalisation des contrôles de supervision ;

justification du contrôle interne par la mise en place de la traçabilité de toute la chaîne CICF depuis l'organigramme fonctionnel jusqu'aux contrôles.

(cf. paragraphe 2133 de l'IC M9.6)


ODICE 2014.

La nouvelle version V2014 et son guide.Un document de présentation de la DAF fait lors de la formation de l’ESEN début 2014 : La maîtrise du risque comptable : le CIC.

Un diaporama (2012) sur ODICE.

Ce document de l’académie d’AIX-Marseille, (pages 40 à 93) très complet, détaille tous les contrôles à mettre en place. On y trouvera également un outil de vérification de la balance.

Un document de Marseille  (2009) sur la mise en place d’un contrôle interne de la dépense avec un modèle de procédure.


Guides académiques (Aix-Marseille) sur le contrôle interne comptable (2013) :

Le plan d’action dépenses

Référenciel de contrôle interne comptable (2013) - fichier Excel.

CICF - Dépenses : le contrôle de l’agent comptable en tant que caissier – le paiement

CICF - Dépenses : l’agent comptable et la prise en charge

Contrôles au stade de la liquidation d’un mandat

Fiche navette « Bordereau mandatement »

Fiche : l’engagement de la dépense

Fiche : la liquidation

Fiche : le mandatement


Le plan d’action recettes

CICF - Recettes : l’agent comptable et les recettes

Fiche : gestion des excédents de versement

Fiche : PJ des recettes

Fiche navette « Recette»

Fiche : contrôle recettes


Fiche régie voyage scolaire

CICF - Voyages scolaires- fichier Excel.


CIC aides et transferts

CIC marchés publics

CIC délai global de paiement (2013)


Nouveau document (février 2013) Carnet n°47 > Le contrôle interne comptable et financier. La maîtrise des risques comptables et financiers.


Carte et qualité comptables.

Circulaire n° 2013-189 du 14-10-2013 portant sur la carte comptable et la qualité comptable en EPLE.



Contrôle hiérarchisé des dépenses. Contrôle allégé en partenariat des dépenses.


Arrêté du 25 juillet 2013 (modifié) portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense

Publics concernés : les organismes visés à l'article 1er du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Objet : modalités d'élaboration par le comptable public d'un plan de contrôle hiérarchisé des dépenses des organismes précités sur la base duquel il opère les contrôles définis au 2° de l'article 19 et à l'article 20 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012, en adaptant leur intensité, leur périodicité et leur périmètre. Cet arrêté est pris pour l'application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique dont le premier alinéa de l'article 42 définit le contrôle hiérarchisé des dépenses de l'Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.

À noter que bien que les textes soient tous parus, il semblerait que les outils actuellement utilisés en EPLE ne permettent pas la mise en oeuvre de ces procédures.


Contrôle allégé en partenariat des dépenses.

Arrêté du 6 janvier 2014 modifiant l'arrêté du 11 mai 2011. Il actualise le plafond de dispense de production des pièces justificatives au comptable public dans le cadre du contrôle allégé en partenariat des dépenses. Il modifie notamment l'article 5 de l'arrêté du 11 mai 2011 comme suit :

« Le montant unitaire des mandats, visé au 1° de l'article 3, en dessous duquel l'ordonnateur est dispensé de produire au comptable les pièces justificatives est inférieur ou égal à 2 000 euros pour les dépenses des rubriques n° 2 et n° 3 de la liste des pièces justificatives figurant à l'annexe I du code général des collectivités territoriales, et 1 000 euros pour les autres dépenses.

Il s'apprécie en fonction du montant total, toutes taxes comprises, de chaque mandat de dépense.

Pour les dépenses d'un montant inférieur à ce seuil de production des pièces justificatives au comptable, l'ordonnateur ne les transmet pas à l'appui des mandats concernés. Il en assure l'archivage au moins jusqu'à l'apurement définitif du compte de gestion de l'exercice des dépenses qu'elles justifient ou jusqu'à la prescription de cet apurement. »  



Convention de groupement comptable.


En provenance de l’académie de Rennes, un modèle de convention pour un groupement comptable Voir le document en PDF. D’autres exemples de conventions sont disponibles dans la banque documentaire.

Toujours sur le groupement ou regroupement comptable, un autre document récapitulatif très complet de l’académie de Reims de mai 2008.



L’organisation du poste comptable.


Une étude faite par l’académie d’Aix-Marseille (mai 2011) :

La taille des groupements comptables influence l’organisation du poste comptable. Dans un groupement comptable de petite taille, l’agent comptable reste avant tout un gestionnaire-comptable ; la spécificité du métier de gestionnaire l’emporte sur celle d’agent comptable, ce qui est dénoncé par la Cour des Comptes dans ses différents rapports comme contraire au principe de la séparation ordonnateur-comptable. Dans un groupement comptable de taille plus importante, un tel rôle joué par le comptable n’est plus possible : le volume de travail comptable traité augmente, le risque de débet qui en résulte s’accroît ; l’agent comptable doit devenir un véritable comptable. La professionnalisation des différents acteurs du poste comptable s’ensuit, l’organisation du poste comptable également. Le service « Gestion » doit être distinct du service « Comptabilité ». Les tâches confiées aux collaborateurs des deux services doivent bien être séparées (si possible dans l’espace et/ou dans le temps) et retranscrites de façon précise dans un organigramme.



Comptes de disponibilité et les dépôts de fonds au Trésor.


Arrêté du 24 janvier 2013 portant application des articles 43 à 47, 134, 138, 141, 142, 143, 195 et 197 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant les comptes de disponibilité et les dépôts de fonds au Trésor.





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 Mise à jour : 08/15

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