© Site «Gestionnaire03» / Bernard Blanc /2020
Dépenses
Les dépenses I - Généralités. La dépense recouvre un certain nombre de tâches qui sont généralement bien connues de tous : bon de commande, engagement, suivi des engagements, liquidation, mandatement, mise en forme du mandatement, classement. Sur le sujet, voir aussi la page sur les pièces justificatives de la dépense. Les articles 29 et suivants du décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique portant règlement général sur la comptabilité publique indique que « Les opérations de dépenses sont successivement l'engagement, la liquidation, le cas échéant l'ordonnancement, ainsi que le paiement. ». L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge. La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux volets : la constatation du service fait et le calcul du montant exact de la dette. L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public. Le paiement est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Avant de procéder au paiement, le comptable est tenu d’effectuer un certain nombre de contrôles. Cependant, des procédures particulières de dépenses peuvent amener l’agent comptable à payer avant ordonnancement et/ou avant service fait. Si ces procédures particulières ne sont pas prévues par un texte, il doit obtenir une ou deux autorisations de dérogation par le ministre chargé du budget. II - Présentation : les dépenses de l’EPLE. II.1 - L’engagement. L’engagement (article 30 du décret de 2012) est l’acte par lequel un organisme public, crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. Sa portée est double, il a à la fois un caractère juridique (création d’une obligation envers le fournisseur) et un caractère comptable (affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense). L’ordonnateur ou ses délégués ont seuls qualité pour procéder à l’engagement des dépenses conformément aux dispositions de l' article R421-71 du code de l'Education . La possibilité pour l’ordonnateur de déléguer sa signature à l’adjoint ou au gestionnaire dans son domaine de compétence est confirmée par le décret 2011-1716 du 1er décembre 2011. Cette dernière doit être écrite et définir clairement l’étendue des compétences déléguées. Ainsi La signature du bon de commande peut notamment être délégué au gestionnaire sous certaines conditions. Il est indispensable d’effectuer un certain nombre de contrôles préliminaires, notamment l’existence de crédits suffisants contrôler à l’aide de la situation des dépenses engagées). S’il s’agit d’un marché (tout contrat conclu à titre onéreux est un marché dès le premier euros), détermination et mise en place de la procédure de publicité et de mise en concurrence adaptée s’il y a lieu, et dans tous les cas au-dessus du seuil des marchés néc essitant une plublicité et une mise en concurrence. L’engagement juridique se formalise par l’établissement d’un bon de commande pour les dépenses courantes, ou dans le cadre de certains marchés à procédure adaptée, ou d’un marché à procédure formalisé, par la signature de l’acte d’engagement, ou encore d’un avenant. Il faut veiller à une rédaction précise et compléte du bon de commande qui est suceptible de constituer une pièce justificative à joindre au mandatement avec la facture. L'engagement comptable se matérialise par l’affectation d’une partie des crédits budgétaires à la réalisation de la dépense. Il est établi de manière informatique grâce au module approvisionnement de GFC. Cette fonction permet l’engagement simultané de la dépense dans GFC. Ainsi la situation des dépenses engagées s’actualise en temps réel sans autre opération particulière. Le bon de commande peut être également, à titre exceptionnel, établi de manière manuscrite à l’aide d’un carnet de bons de commandes autocopiants. II.2 - La liquidation. La liquidation (article 31 du décret de 2012) a pour objet de vérifier la réalité de la dette de l’établissement et d’arrêter le montant de la dépense. L’ordonnateur (ou son délégataire) est seul habilité à certifier le service fait, et le gestionnaire assure la mise en œuvre de la liquidation. - La constatation du service fait. Le service fait consiste à établir la réalité de la dette : régularité de l’engagement préalable ; contrôle de la livraison, quantité, qualité des marchandises ou de la réalisation des travaux commandés. La personne ou l’entreprise avec laquelle l’établissement a traité doit avoir accompli dans les conditions prévues les obligations qui lui étaient imposées. Exceptions à cette règle du service fait : abonnements gaz, électricité, eau, téléphone, revues, assurances, acomptes voyages... Voir ce paragraphe d’une autre page de ce site sur le service fait. - La liquidation proprement dite. Cette étape correspond à la nécessité de calculer exactement le montant de la dette et de s’assurer qu’elle est bien exigible : vérification arithmétique de la facture, délais de prescription, vérification de l’absence de paiement de la facture par mandat antérieur. - La production de pièces justificatives. Des pièces justificatives (factures, marchés…) établissant la réalité du service fait et les droits des créanciers doivent être produite à l’agent comptable (voir le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives des dépenses traité ci-après). II.3 - L’ordonnancement. L’ordonnancement (article 32 du décret de 2012) « est l'ordre, quelle qu'en soit la forme, donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Par dérogation à l'article 11, certaines dépenses peuvent, eu égard à leur nature ou à leur montant, selon les besoins propres à chaque catégorie de personnes morales, être payées sans ordonnancement ou avec ordonnancement sans que celui-ci soit préalable au paiement. Le ministre chargé du budget arrête la liste de ces dépenses ». L’exercice de rattachement est l’année civile à laquelle la notion de service fait rattache la facture ‘et non la date de la facture. La réglementation impose par ailleurs quelque soit le type de dépenses les délais globaux de paiement suivant de trente jours à compter du 1er juillet 2010 (20 jours pour certaines fournitures). Ce délai commence à courir à la réception de la facture ou à la fourniture de la prestation si elle est postérieure et prend fin avec le règlement par l’agent comptable. Le non respect du délai global de paiement entraîne de droit le paiement d’indemnités et d’intérêts moratoires au fournisseur. Les dépenses payées avant ordonnancement doivent faire l’objet sans délai d’un mandatement de régularisation (le comptable transmet à l’ordonnateur la liste des opérations concernées par les dépenses avant ordonnancement pour qu’il effectue un mandatement de régularisation dit « pour ordre ».). II.4 - Le paiement. Le paiement (articles 33 et 34 du décret de 2012) « est l'acte par lequel une personne morale mentionnée à l'article 1er se libère de sa dette. Sous réserve des exceptions prévues par les lois et règlements, le paiement ne peut intervenir avant l'échéance de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations ou la décision individuelle de subvention. Toutefois, des avances et acomptes peuvent être consentis aux personnels, aux entrepreneurs et fournisseurs ainsi qu'aux bénéficiaires de subventions. Il est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu par le code monétaire et financier, dans les conditions précisées par arrêté du ministre chargé du budget. » III - Règle du paiement après service fait. Attention à ne pas confondre paiement avant ordonnancement (voir ci-après) et paiement avant service fait. Sur le service fait, le paiement par carte bancaire et les DAO (Dépenses Avant Ordonnancement) un article paru en 2018 dans la revue de l’AJI qui mixte les trois notions. Sur le même sujet un tableau récapitulatif . III.1 - Paiement avant service fait. La règle du paiement après service fait est une des bases de la comptabilité publique et un des contrôles essentiels du comptable ; mais il y a des exceptions qui permettent de payer des prestataires avant la réalisation des prestations. Plusieurs textes interviennent dans ce domaine des dépenses qu’il est possible de payer avant service fait. Le principal est l’ arrêté du 22 décembre 2017 . Citons également l’ instruction du 29 janvier 2010 et la circulaire du 02-02-2005 (BO du 10.02.2005) complétée par la note du 11 mars 2010 qui explicite certains des points de l’instruction de 2010. Les dérogations à la règle du paiement après service fait sont détaillées par l’instruction et la note du 11 mars 2010 qui explicite certains de ses points. Cette note confirme la règle pour les agences de voyage et étend la possibilité de paiement avant service fait à d’autres prestations de voyages (exemple l’achat de billets d’avion ou de train). Mais c’est l’ arrêté du 22 décembre 2017 qui est la règle de base. Arrêté du 22 décembre 2017 fixant la liste des dépenses des établissements publics locaux d'enseignement, dont le paiement peut intervenir avant service fait. Cet arrêté complète et précise certaines dépenses figurant dans le texte précédent : Article 2 : les dépenses listées ci-après peuvent être payées avant la réalisation du service fait : - les locations immobilières ; - les fournitures de fluides, dont l'eau, le gaz et l'électricité ; - les abonnements à des revues et périodiques ; - les achats d'ouvrages ou de publications ; - les achats de logiciels ; - les réservations de spectacles ou de visites ; - les fournitures d'accès à internet et abonnements téléphoniques ; - les droits d'inscription à des colloques, formations et événements assimilés ; - les arrhes dans le cadre de l'organisation de colloques, formations et événements assimilés ; - les contrats de maintenance ; - les acquisitions de chèques-vacances, chèques-déjeuner, chèques emploi-service universel et autres titres spéciaux de paiement ; - les avances sur frais de déplacements en application de l'article 3 du décret du 3 juillet 2006 ; - les avances dans le cadre de marchés publics ; - les prestations de voyage ; - les fournitures auprès de prestataires étrangers lorsque le contrat le prévoit ; - les cotisations d'assurance ; - les droits iconographiques pour l'achat de droits photographiques ; - l'achat dans le cadre d'une vente par adjudication. Mais c’est surtout l’ article 3 de cet arrêté qui représente une petite révolution avec les achats sur internet : « Sont également payés avant la réalisation du service fait les achats de biens et de services effectués sur internet conduisant à une livraison ultérieure ». Cette mention risque de créer un appel d’air qu’il faudra savoir maîtriser. A noter sur ce sujet cet extrait de l’instruction de 2010 précitée : « En conséquence, pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable ». Remarques (cf M9-6) : - les EPLE peuvent conclure des conventions avec les transporteurs ferroviaires afin de différer le règlement des prestations fournies par ceux-ci ; - lorsque le cocontractant est un établissement soumis aux règles de la comptabilité publique, celui-ci doit être en mesure d’accepter le paiement après service fait ; - dans le cadre des aménagements à la règle du paiement après service fait, afin de préserver au mieux les intérêts financiers des EPLE, il est nécessaire de s’assurer auprès des cocontractants de l’existence de garanties en cas de défaillance de ceux-ci. Les versements d’avances et d’acomptes à des prestataires basés à l’étranger doivent être limités compte tenu des difficultés inhérentes à l’engagement et à l’aboutissement des procédures de recouvrement à l’étranger ; - certains paiements exigés avant la mise à disposition d’un bien ne relèvent pas d’une dérogation à la règle du paiement après service fait. Ainsi, lors de la location d’un véhicule, une caution peut être versée sans méconnaître la règle du paiement après service fait. Autorisation de prélèvement et service fait, une réponse de la Direction de la comptabilité. Le paiement par prélèvement n’est pas un mode de règlement de la dépense publique prévu par le décret du 30 novembre 1990 précité. Toutefois, dans un souci de modernisation des procédures de paiement des dépenses des EPN et des EPLE, le prélèvement peut être mis en place pour le paiement des dépenses suivantes : - des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable dont le montant n’excède pas 750 euros, - des dépenses payables sans ordonnancement préalable listées au paragraphe 3.2.2. de la présente instruction quel que soit leur montant. Avant toute opération de paiement par prélèvement, l’agent comptable devra s’assurer de la disponibilité des crédits et de la trésorerie. L’attestation du service fait par la signature par l’ordonnateur des bordereaux de mandats et recettes. Il convient de rappeler qu’à l’occasion de la publication du décret du 2 avril 2003, a été supprimée l’obligation de signature par l’ordonnateur des pièces justificatives au titre de la justification du service fait. Il est surprenant de constater que nombre de comptables exigent encore la signature de l’ordonnateur, voir du gestionnaire sur les factures des mandatements, lorsqu’ils ne signent pas eux-mêmes ces pièces ! Bien entendu, rien n’empêche le gestionnaire d’utiliser son paraphe sur les factures pour savoir si la pièce a été ou non vérifiée par ses soins ; mais le comptable ne peut l’exiger et outre son caractère fastidieux, cette pratique n’est en aucun cas une garantie du service fait ou de vérification. En tout état de cause, le comptable ne pourrait de toute façon pas argumenter sur la présence d’une signature sur une pièce litigieuse. Donc, soyons clairs, désormais l’article D.1617-23 du CGCT dispose que "la signature […] du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées". Il convient cependant de distinguer cette justification du service fait de la certification du service fait. En effet, dans un premier temps, le comptable doit veiller à la justification du service fait. Dans l’hypothèse le comptable dispose d’éléments induisant un "doute sérieux sur la réalité du service fait", il doit suspendre le paiement de la dépense correspondante sur le fondement des articles 12 et 13 du décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique. Sur l’attestation du service fait par la signature par l’ordonnateur des bordereaux de mandats et recettes : doc de Lille (2007). Attestation du service fait : pièces justificatives et contrôle du comptable. III.2 - Paiement avant service fait des voyages. Une modification de l'article R211-6 du code du tourisme fait suite au décret 2017-1871 du 29 décembre 2017 pris pour l'application de l'ordonnance 2017-1717 du 20 décembre 2017 portant transposition de la directive (UE) 2015/2302 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2015 relative aux voyages à forfait et aux prestations de voyage liées. Cette nouvelle formulation en vigueur à compter du 1er juillet 2018 supprime notamment le point 10° de la version précédente qui précisait que le dernier versement effectué par l'acheteur ne pouvait être inférieur à 30 % du prix du voyage ou du séjour et devait être effectué lors de la remise des documents permettant de réaliser le voyage ou le séjour. Ainsi, désormais, le paiement avant service fait par l'EPLE à une agence de voyage agréée n'est plus soumis à la limite maximale de 70% du coût de la prestation.

Sommaire

Imprimés - modèles

Textes de base

03/20