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Budget - Cofi (2)
B - Budget des EPLE I - Budget : outils et documentation. La fiche de l’IH2EF sur le budget. Vademecum de l’adjoint-gestionnaire en EPLE (2016). Instruction codificatrice M9.6 (2015), notamment le tome II. Un document (avril 2012) de l’académie de Lille sur le budget en mode RCBC. Un document de l’académie d’Aix-Marseille (2014) sur le nouveau cadre budgétaire. La structure du budget : service, domaine, activité. Calendrier budgétaire (extrait de la M9-6). Etat des emplois : une présentation du document (Aix-Marseille). Un document d’information sur les documents budgétaires pour les membres du conseil d’administration : pédagogique. Supports de formation : académie de Limoges, un support de formation (2016). II - Structure du budget . La structure du budget : service, domaine, activité. En recettes et en dépenses, le budget comporte deux parties appelées sections : une section de fonctionnement et une section d’investissement. Il est éventuellement complété par des budgets annexes. Les pièces du budget sont présentées en annexe 3 de l’instruction codificatrice M9-6. Une pièce annexe au budget valorise les emplois mis à disposition de l’EPLE. II.1 - Les sections. Le cadre budgétaire comprend deux sections : la section de fonctionnement, présentée par destinations, et la section d'opérations en capital. À la première section se trouve déterminé le résultat excédentaire ou déficitaire de la gestion annuelle, tandis que la deuxième section renseigne sur l'évolution de la situation patrimoniale de l'établissement. La première section décrit les opérations de dépenses et de recettes nécessaires au fonctionnement courant de l’établissement. Le résultat se traduit par un accroissement ou une diminution du total des capitaux de l'établissement. La section de fonctionnement est divisée en services généraux et services spéciaux dotés d’un ensemble de lignes de dépenses et d’un ensemble de lignes de recettes. La deuxième section décrit les opérations affectant la composition du patrimoine : hormis le cas des apports en capital, il s'agit uniquement de modifications dans la répartition des éléments d'actif et de passif (transformation de disponibilités en titres par exemple ; inversement, lors de la revente des titres, le gain ou la perte résultant éventuellement de l'opération d'achat et de revente est décrit à la première section). La deuxième section se borne donc à retracer les investissements effectués et leur mode de financement ainsi que les opérations liées aux sorties d’inventaires. II.2 - L a première section « fonctionnement ». Elle retrace les ressources et les dépenses du service général et des services spéciaux. L’individualisation prévue des dépenses et des recettes du service général s’effectue au sein des trois services généraux et le cas échéant de services spéciaux : - le service général « Activités pédagogiques » (AP) sur lequel sont imputées les dépenses et constatées les recettes relatives à l’enseignement initial, à la formation continue et à l’apprentissage, aux stages et périodes de formation en entreprises, aux voyages scolaires et aux sorties pédagogiques notamment ; - le service général « Vie de l’élève » (VE) sur lequel sont imputées les dépenses et constatées les recettes relatives à l’amélioration de la vie des élèves et des étudiants, aux actions visant la santé et la citoyenneté et aux actions mises en oeuvre à l’initiative des élèves, aux diverses aides sociales, à l’exception des bourses nationales ; - le service général « Administration et logistique » (ALO) sur lequel sont imputées les dépenses et constatées les recettes relatives à la viabilisation, au fonctionnement, à l’entretien général et à l’administration de l’EPLE. Les opérations de sorties d’inventaires des immobilisations, d’amortissements, de provisions ainsi que les reprises des dotations sont aussi imputées sur ce service. Chaque service général est composé d’un ensemble de lignes de dépenses et d’un ensemble de lignes de recettes. Des services spéciaux retracent en recettes et en dépenses les activités annexes mises en oeuvre par l’établissement. Des services spéciaux sont créés chaque fois qu’il est nécessaire d’isoler des dépenses et des recettes du fonctionnement général de l’EPLE. Le service spécial des bourses nationales (service non doté de réserves) et le service de restauration et hébergement (service doté de réserves) seront, le cas échéant, créés dans chaque établissement. D’autres services pourront être créés afin de gérer des services mutualisés (exemple mutualisation des paies). Toutefois ces services ne seront créés que lorsqu’ils enregistreront des opérations qui n’ont pas trait aux activités principales de l’EPLE ou lorsqu’un texte le prévoira. Le service spécial dispose d’un budget composé d’un ensemble de lignes de recettes et d’un ensemble de lignes de dépenses. Le service spécial doit couvrir ses charges par ses produits. Ainsi le service spécial doté de ressources spécifiques ou affectées ne peut avoir un montant de recettes nettes différent de celui des dépenses nettes, il est un service spécial sans réserves (exemple service spécial bourses nationales). Lorsque le service spécial assure la vente de prestations (exemple service de restauration et d’hébergement) ou la mutualisation de services (exemple service mutualisation paie) contre participations forfaitaires, il peut comptabiliser des recettes nettes différentes des dépenses nettes. Cette différence qui fait partie du résultat global de l’établissement sera, après le vote du conseil d’administration, affectée, éventuellement, à une subdivision du compte des réserves. Le vote du conseil d’administration porte sur le montant global de chaque service. Le document budgétaire soumis au vote fait apparaître les origines des financements (en particulier ceux attribués par l’État, la collectivité de rattachement ou provenant de ressources propres) associés aux ouvertures de crédits nécessaires à l’exécution de la dépense. Le conseil d’administration vote des crédits limitatifs pour l’ensemble des services à l’exception du service spécial qui retrace les opérations de restauration et d’hébergement dont les crédits sont évaluatifs. En fin d'exercice, l'agent comptable procède à la sommation des charges et des produits des services spéciaux avec ceux des services généraux, en respectant le classement par nature de la nomenclature comptable de l'établissement afin de produire un résultat unique de l’exercice. Le conseil d’administration décide par un vote de l’affectation du résultat. II.3 - La section d’investissement. La section des opérations en capital comporte un ensemble de lignes de dépenses et un ensemble de lignes de recettes au sein d’un service unique. La structure de ces lignes est identique à celle décrite au paragraphe précédent. Sur ces lignes de dépenses sont imputées essentiellement les opérations consécutives aux acquisitions des biens immobilisés. Sur ces lignes de recettes sont enregistrées les recettes relatives aux apports, aliénations d'immobilisations, subventions d'investissement et autres recettes en capital. II.4 - Le contenu des services . L’individualisation des dépenses et des recettes du service général s’effectue, comme cele est indiqué ci-dessus, au sein de trois services généraux (AP, ALO, VE) et le cas échéant de services spéciaux. Chaque ligne de dépenses des services généraux ou spéciaux est divisée en domaines et activités auxquels sont associés, lors de la phase de liquidation, les comptes du plan comptable général (PCG). A chaque activité est rattaché un code de gestion. L’identification des services, des domaines et des activités est alphanumérique. Un « Domaine » et une « Activité » se définissent par un libellé et un code : - Pour le « Domaine » : pas de nomenclature imposée en dehors des opérations particulières (variations de stocks, opérations de fin d’exercice); - Pour une « Activité » : nomenclature proposée ou règles de codification. Chaque ligne de recettes des services généraux ou spéciaux est divisée en comptes du plan comptable général (PCG) auxquels pourront être associés des domaines et des activités selon les mêmes principes de codification que ceux utilisés pour la dépense. Leur utilisation est cependant facultative. Lorsque des domaines auront la même codification, ils permettront l’agrégat des dépenses ou des recettes. II.5 - Construction d’un code activité . L’utilisation d’un code activité est obligatoire en dépenses mais facultative en recettes L’ensemble du code comporte 9 caractères maximum ; le code commence toujours par 0 ou 1 ou 2 selon le destinataire du compte-rendu de la dépense • 0 = dépenses à l’initiative de l’EPLE • 1 = dépenses relatives à l’état • 2 = dépenses relatives à la collectivité Exemples : des dépenses liées à la taxe d’apprentissage commenceront par le code 0 ; des dépenses liées aux stages en entreprises, projets d’établissement commenceront par 1; des dépenses liées aux aides régionales commenceront par 2. Il n’est pas possible d’en ouvrir d’autres, commençant par 3, 4… Les codes 1 et 2 sont saisis à la demande exclusive des financeurs. Chaque ligne de recettes des services généraux ou spéciaux est divisée en comptes du plan comptable général auxquels pourront être associés des domaines et des activités selon les mêmes principes de codification que ceux utilisés pour la dépense. Leur utilisation est cependant facultative. Tableau : codes d’activités destinés au report d’informations à destination de l’Etat pour l’exercice budgétaire 2018. Tableau : nomenclature prédéfinie des domaines et des activités et lien avec le compte du plan comptable. L’annexe 4 de l’instruction codificatrice M9-6 précise la codification retenue pour certains domaines et activités. - Annexe 1 a : Codes d’activités destinés au report d’informations à destination de l’Etat - Annexe 1 b : Nomenclature prédéfinie des domaines et activités Attention à tenir compte des évolutions éventuelles de ces nomenclatures et consulter les documents d’accompagnements pour GFCBUD chaque année. Le vote du conseil d’administration porte sur le montant global de chaque service. Le document budgétaire soumis au vote fait apparaître les origines des financements (en particulier ceux attribués par l’État, la collectivité de rattachement ou provenant de ressources propres) associés aux ouvertures de crédits nécessaires à l’exécution de la dépense. Le conseil d’administration vote des crédits limitatifs pour l’ensemble des services à l’exception du service spécial qui retrace les opérations de restauration et d’hébergement dont les crédits sont évaluatifs. II.6 - Les Budgets annexes . La nature des missions d'un établissement ou son organisation particulière peut conduire à créer des budgets annexes au budget principal de l'établissement. Les activités des centres de formation par l’apprentissage et celles des éventuels services de formation continue (GRETA) sont gérées au sein d’un budget annexe. Les mutualisations techniques (cuisine centrale, rémunérations, équipes mobiles) ou certaines activités annexes (restauration, hébergement) pourront être gérées en budgets annexes lorsqu’un service spécial ne sera pas suffisant et qu’il sera par exemple nécessaire de gérer des opérations en capital et que les réserves proviendront des différents contributeurs à l’action mutualisée. Pour des raisons de comatibilité avec SCONET il est déconseillé de passer le SRH en budget annexe. Les budgets annexes sont adoptés par une délibération distincte de celle du budget principal dans les mêmes conditions que celui-ci. L'équilibre du budget annexe s'effectue et s'analyse dans les mêmes conditions que le "budget principal". Aussi avant de décider de gérer une activité particulière en budget annexe, le conseil d’administration sera informé des conditions de la viabilité d’une telle gestion et plus particulièrement de la capacité ou non pour cette activité annexe à couvrir son besoin en fonds de roulement par son fonds de roulement propre. Le budget annexe est doté d'un cadre comptable complet identique à celui du budget principal, comprenant aussi bien les comptes de charges et de produits que les comptes de bilan, à l'exception des comptes financiers qui ne sont ouverts que dans la comptabilité générale du budget principal. Cette technique qui est une application du principe d'unité de caisse suppose l'existence dans la comptabilité distincte d'un compte de enregistrant les opérations de trésorerie (compte 185). L'exécution des prévisions budgétaires d'un budget annexe fait l'objet d'un compte rendu financier spécifique qui fait toutefois partie du compte financier unique de l'établissement. II.6.1 - Passer d’un Service Spécial à un Budget Annexe. Une fiche de l’académie d’Aix-Marseille. Fiche technique de la DAF intitulée «Comment passer d'un service annexe à un budget annexe?». Ce document détaille les opérations relatives à cette transformation, complété d'une annexe listant les comptes susceptibles d'être repris en bilan d’entrée du nouveau budget annexe. II.6.2 - Budget annexe type : Le budget annexe est structuré en 2 sections : une section de fonctionnement et une section d’investissement. La section de fonctionnement est composée d’un service unique relatif à l’activité de ce budget comprenant un ensemble de lignes de dépenses et un ensemble de lignes de recettes. La structure de ces lignes : en domaines, activités, compte du plan comptable est identique à celles décrites pour les services du budget principal de l’établissement. II.7 - Les mutualisations. Les EPLE peuvent, par convention, mutualiser leurs compétences techniques ou administratives, leurs ressources humaines et matérielles afin de fournir des services à d’autres EPLE ou, conformément aux dispositions de l’article L421-10 du code de l’éducation, aux écoles primaires et aux communes, dans le respect des compétences de chaque structure et dans le cadre de missions de formation. Ces mutualisations seront gérées en service spécial ou budget annexe selon les règles définies aux paragraphes 12212 et 12213 de l’instruction M9-6. II.8 - Le service de restauration et d’hébergement (SRH). Les recettes et les dépenses de restauration et d’hébergement (internat, demi pension) sont suivies soit dans un service spécial soit dans un budget annexe. C’est au sein du service spécial ou du budget annexe intéressé que doivent s’opérer l’ensemble des opérations afférentes au fonctionnement des services de restauration et d’internat. L’ensemble des dépenses (achats de denrées, dépenses d’énergie et fluides, contrats d’entretien, etc.) est individualisé aux comptes par nature correspondant ou à défaut par un reversement aux charges communes de l’établissement pour les charges évaluées forfaitairement. Le service de restauration et d’hébergement est doté dans les deux cas d’un budget évaluatif qui sera réajusté en fin d’année en fonction de la recette réellement constatée. Il doit couvrir par ses ressources la totalité des charges qu’implique son fonctionnement. II.8.1 - Détermination de la part «denrées». En l’absence d’instructions particulières de la collectivité territoriale de rattachement, les charges pouvant être prises en compte pour la fixation des tarifs correspondent à l’intégralité des coûts nécessaires au fonctionnement du service, notamment le prix des denrées et des fluides, les investissements, les dépenses de personnel et les frais généraux. Certaines sont supportées par l’établissement (denrées, énergie, entretien, etc.), d’autres par la collectivité territoriale, en particulier les dépenses de personnel et les dépenses de gros équipements. Toutefois, les subventions permettant d’atténuer certaines dépenses doivent être déduites des charges prises en compte. Le crédit global nourriture représente la différence entre les recettes et les frais de fonctionnement et les prélèvements imposés par la collectivité territoriale. Sur ce crédit s'imputent les achats de denrées, les achats de repas confectionnés, les petites fournitures consommables (par exemple des serviettes en papier). Certains achats de petit matériel, linge, vêtements de travail, contrôles vétérinaires et d’hygiène, etc. sont financés sur les crédits ouverts au titre des frais de fonctionnement du service. Ce crédit est modifié par les subventions accordées, par exemple, au titre de la consommation des produits laitiers ou exceptionnellement par la collectivité territoriale compétente ou par les prélèvements sur le fonds de roulement. Les crédits ouverts au budget initial sont des crédits évaluatifs qui sont ajustés en fin d’année en fonction des recettes réellement constatées. Un suivi régulier des recettes effectives et de l’équilibre du service spécial ou du budget annexe permet d’éviter d’engager des dépenses supérieures aux crédits réellement disponibles. Tout établissement gestionnaire d'un service de restauration et d’hébergement joint à son budget un document explicatif et justificatif des crédits ouverts à titre évaluatif. Ce document explicatif justifie aussi les crédits ouverts dans un budget annexe si ce sont ces modalités de gestion qui ont été retenues. Les crédits évaluatifs sont ajustés en fin d’année en fonction de la recette réellement constatée par une DBM 22. II.8.2 - DBM 22 - SRH. L'agent comptable est fondé à vérifier que les crédits ont été régulièrement ouverts au budget. S'agissant des dépenses effectuées sur des crédits évaluatifs, il vérifiera que le montant des crédits ouverts au service de restauration et d'hébergement le sont en fonction de la recette réellement constatée. Par ailleurs, il exercera son contrôle sur l'exact calcul de la liquidation de la dépense. Les crédits ouverts au service de restauration et d'hébergement ayant un caractère estimatif ils doivent être réajustés en fin d'exercice, en fonction des recettes effectivement constatées (IC M9-6 paragraphe 1225). Ce réajustement sera réalisé par l'intermédiaire d'une DBM n°22 «constatations de produits scolaires». Dans le cas de la DBM 22, le comptable s'assurera que le taux et l'assiette sont conformes à la convention ou à la délibération du CA selon le cas. III - Décisions budgétaires modificatives. Budget-DO-DBM : un document de présentation d’Aix-Marseille (01/14). III.1 - Les décisions de l’ordonnateur (DO). Les décisions de l’ordonnateur (DO) permettent de modifier la ventilation des ouvertures de crédits en dépenses ou des prévisions de recettes d’un service : virements entre domaines et/ou entre activités et/ou entre comptes dans le cas des recettes. Une décision de l’ordonnateur ne modifie pas le montant du service. A la validation des Décisions de l’Ordonnateur, il n’y a pas d’édition de la lettre à l’agent comptable. III.2 - Les décisions budgétaires modificatives pour information (DBM type 2). Cette procédure d es décisions budgétaires modificatives pour information (DBM type 2) est à disposition de l’ordonnateur pour modifier le budget. Les décisions budgétaires modificatives pour information du CA modifient le montant du service et n’influent pas sur l’équilibre. Elles sont codifiées et identifiables par leur type. III.3 - Les décisions budgétaires modificatives pour vote (DBM type 3). Cette procédure d es décisions budgétaires modificatives pour vote (DBM type 3) est à disposition de l’ordonnateur pour modifier le budget. Les décisions budgétaires modificatives de niveau 3 nécessitent un vote du CA (avec modifications des services). Les DBM sont codifiées et identifiables par leur type. Elles donnent lieu à la production de nouvelles pièces budgétaires à l’identique de celles du budget initial notamment en ce qui concerne l’équilibre. Sur le refus par certaines autorités de contrôle de présenter une décision budgétaire modificative avant l’adoption et la transmission du compte financier, la réponse 2017-063 du 6-04-2017 de la DAF A3 sur le contrôle des DBM indique : « Il n’y pas lieu de refuser une DBM au motif que le compte financier n’a pas été arrêté et transmis aux autorités de contrôle sous certaines conditions. S’il s’agit d’un prélèvement sur fonds de roulement, celui-ci sera calculé sur la base du dernier COFI rendu, diminué du montant des prélèvements effectués au cours de l’exercice concerné ». IV - La technique du budget provisoire dans GFC. Une fiche de la DAF. Lorsqu'un budget n'est pas exécutoire le 1er janvier, l'ordonnateur est en droit de mettre en recouvrement les recettes et d'engager, liquider et mandater les dépenses dès cette date. Cette fiche décrit sa mise en oeuvre dans l'application GFC. Attention : cette fiche date d’avant la réforme RCBC ! Lorsqu'un établissement ne dispose pas d'un budget exécutoire au premier janvier de l'exercice, il est fait application des dispositions des articles L421-13 (II) et R421-61 du code de l’éducation. Ainsi jusqu'à ce que le budget soit exécutoire, le chef d'établissement est en droit, dès le 1er janvier de l'exercice, de mettre en recouvrement les recettes, d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente si celui-ci est inférieur au budget présenté au vote. Toutefois, exceptionnellement et après accord de l'autorité académique et de la collectivité de rattachement, il peut tenir compte de l'incidence des mesures prises au titre de la dernière rentrée scolaire pour la détermination des crédits ouverts en fonctionnement. Si pour un service, aussi bien pour les dépenses que pour les recettes, le budget en préparation est inférieur au budget initial de l’exercice en cours, alors aucune modification de ce service (de dépenses ou de recettes) ne sera effectuée de manière automatique. (Les montants du budget de N sont reconduits). Par contre, si pour un service de dépenses ou de recettes, le budget en préparation (année N+1) est supérieur au budget initial de l’exercice en cours (année N), alors le pourcentage de variation de ce service est calculé (de dépenses ou de recettes) entre l’année N et l’année N+1, et ce taux est appliqué à toutes les lignes budgétaires de ce service. Les erreurs d’arrondi seront répercutées sur la dernière ligne du budget provisoire. Il est possible de modifier les lignes budgétaires librement dès lors que le montant global du service (de dépenses ou de recettes) est inchangé. Ceci, aussi bien dans le cas d’un budget N+1 supérieur au budget N que dans le cas d’un budget inférieur. Il est impossible de supprimer ou créer une nouvelle ligne budgétaire. Seul le montant de la ligne peut-être modifié. On ne prend que le budget initial de l’exercice en cours pour calculer le moins-disant. Le transfert concerne uniquement les services de la section de fonctionnement (services généraux et services spéciaux). Pas de transfert des opérations en capital. V - EPA : Etat Prévisionnel de l’Achat public. La commande publique dans GFC : l’état prévisionnel des achats - un document d’Aix-Marseille (11/2013) L’EPA et GFC, un document d’Aix-Marseille (01/14). L’Etat Prévisionnel des Achats (EPA) est conçu comme un outil de gestion à destination de l'ordonnateur, lui permettant d'une part de suivre la politique d'achat de l'EPLE et de mettre en place les procédures adaptées au montant des marchés et d'autre part de permettre une gestion budgétaire de ces achats. Il va récapituler tous les besoins, dés le 1er euro en répondant à l’obligation légale faite à tout acheteur public de définir ses besoins, de les évaluer et de les organiser dans le respect des principes de la commande publique.
06/20